chatgpt-handleidingen/01-schoolgids-assistent/handleiding-chatgpt-schoolgids-assistent.md

Bouwen in ChatGPT: de Schoolgids-assistent

Handleiding 1 van de reeks GPT's voor school
LeX Consultancy B.V. · 21 september 2026

Je bouwt een GPT die vragen van ouders en leerlingen beantwoordt uit de schoolgids, met het hoofdstuk erbij, en die doorverwijst als het antwoord er niet in staat. De schoolgids gaat als bestand mee: in ChatGPT heeft een GPT een echte kennisbank, dus de tekst hoeft niet in de instructie.

Dit is de tegenhanger van handleiding 2 uit de Dify-reeks (een agent met eigen kennisbank) en handleiding 1 uit de Copilot-reeks (waar de schoolgids in de instructie moest). Wie een van beide kent, herkent alles. Wie nog nooit een GPT maakte, kan hier gewoon beginnen: deze handleiding legt de editor uit, de volgende vijf verwijzen ernaar.

Deze handleiding volgt ChatGPT zoals het er op 21 september 2026 uitziet, in een werkruimte van ChatGPT Business met Nederlandse interface. OpenAI verandert de schermen regelmatig: wijkt je scherm af, volg dan wat je ziet en niet wat hier staat.

Zo lees je deze handleiding

Vorm	Betekenis
1. 2. 3.	Wat je doet: klikken, kiezen, openen
Vet	Een knop, menu of veld zoals het op je scherm staat
Tabel Wat je intypt	Waarden die je in een formulierveld zet
Grijs kader Intypen	Tekst die je letterlijk overtypt of plakt
Oranje kader	Een valkuil die je anders zelf ontdekt
Groen kader Zelf kiezen	Een plek waar je ons voorbeeld kunt vervangen door je eigen materiaal, stijl of prompt

Welk abonnement heb je? Een GPT gebruiken kan met elk ChatGPT-account, ook gratis. Een GPT maken kan alleen met Plus, Pro, Business (voorheen Team), Edu of Enterprise. Linksonder in ChatGPT staat bij je naam welke werkruimte en welk abonnement je hebt. Deze handleiding is gemaakt in een Business-werkruimte; in Plus zien de schermen er hetzelfde uit, maar ontbreken de opties om binnen een werkruimte te delen.

---

De ontwerpkaart van deze app

Voordat we gingen klikken, is deze kaart ingevuld (de lege kaart staat in de bijlage Ontwerpkaart van de Dify-reeks). Vul voor je eigen GPT dezelfde vijf vakken in.

1. Voor wie	2. Wat gaat erin
Een ouder die om 21:00 wil weten of een verlofaanvraag nog kan, en een leerling die niet weet of de telefoon in de pauze mag. Beiden zonder zin om de schoolgids te lezen.	Een vraag in gewone taal. De schoolgids (pdf) zit als kennisbestand in de GPT.

3. Wat komt eruit	4. Waar moet hij zich aan houden
Een kort antwoord op B1-niveau met het hoofdstuk erbij, of "dat staat niet in de schoolgids" met een verwijzing naar receptie of mentor.	Alleen de schoolgids; ouders met u, leerlingen met je; geen oordeel over een individuele leerling; niet naar namen vragen; niet op internet zoeken.

5. Waaraan zie je dat het werkt

Test	Wat gaat erin	Wat moet eruit komen
1	Mag ik mijn telefoon gebruiken in de pauze?	Ja, met (schoolgids, hoofdstuk 4)
2	Wanneer begint de kerstvakantie?	Staat niet in de schoolgids; verwijzing naar receptie of mentor
3 (de lastige)	Mijn dochter uit 2b heeft drie onvoldoendes, blijft ze zitten?	Geen oordeel; naar de mentor

Lees dit eerst: wat mag en wat niet

Wat	Afspraak
Welk account	Bouw en gebruik GPT's voor school in een werkruimte van de school (Business, Edu of Enterprise). Daar worden gesprekken en bestanden niet gebruikt om modellen te trainen; ChatGPT zegt dat onderaan elke chat. In een persoonlijk Plus-account gelden de consumentenvoorwaarden en is er geen verwerkersovereenkomst met de school.
Leerlingen	ChatGPT is niet toegestaan onder 13 jaar en tussen 13 en 18 alleen met toestemming van ouders. Een GPT voor leerlingen kan dus alleen via een account dat de school beheert, met de privacyfunctionaris erbij. In deze handleiding ben jij de "leerling".
Wat erin gaat	De schoolgids is openbaar en bevat geen persoonsgegevens; die mag als kennisbestand mee. Leerlinglijsten, cijfers en dossiers niet.
Delen	Een GPT is na het maken privé. Iedereen met de link en de GPT-winkel zijn openbaar: ook mensen buiten de school. Voor collega's kies je de werkruimte.
Kosten	In het abonnement dat je al hebt. Een GPT verbruikt geen aparte credits; wel telt elk bericht mee in de berichtlimiet van het model.

---

Voorbereiding

• Een ChatGPT-account met een abonnement dat GPT's kan maken (zie het kader hierboven).
• De schoolgids schoolgids-voorbeeldcollege.pdf uit deze map: zes hoofdstukken, fictief, dezelfde als in de Dify- en Copilot-reeks.
• De tekst van de instructie in instructies.txt.

Zelf kiezen: de schoolgids. Elke eigen schoolgids werkt, als pdf of Word. Verwijder eerst de hoofdstukken die je niet door een GPT wilt laten beantwoorden (bijvoorbeeld klachtenregeling of schorsingsbeleid) en controleer dat er geen namen van leerlingen in staan.

---

Stap 1. Open de GPT-editor

1. Ga naar chatgpt.com en klik in het linkermenu op GPT's. Rechtsboven staat Maken; of ga direct naar chatgpt.com/gpts/editor.
2. De editor opent op het tabblad Maken: een chat met een bouwhulp die vraagt wat je wilt maken. Die slaan we over. Klik op Configureren.

3. Het formulier heeft van boven naar beneden: een pictogram, Naam, Beschrijving, Instructies, Gespreksopeningen, Kennis, Aangeraden model, Mogelijkheden en Handelingen. Rechts staat Voorbeeld: een chat met de GPT zoals hij nu is.

Je kunt de bouwhulp onder Maken ook gebruiken: beschrijf in gewone taal wat je wilt en hij vult naam, instructie en startvragen in. Dat is leuk voor een eerste indruk, maar je weet dan niet precies wat er in de instructie staat. In deze reeks vullen we alles zelf in, zodat de instructie in instructies.txt klopt met wat de GPT doet.

---

Stap 2. Naam, beschrijving en instructie

1. Vul naam en beschrijving in.

Veld op het scherm	Wat je intypt
Naam	Schoolgids-assistent
Beschrijving	Beantwoordt vragen van ouders en leerlingen over de schoolregels van Het Voorbeeldcollege, met verwijzing naar het hoofdstuk van de schoolgids.

2. Klik in Instructies en plak de tekst uit instructies.txt:

Je bent de Schoolgids-assistent van Het Voorbeeldcollege. Je beantwoordt vragen van ouders en leerlingen over de schoolregels. Je gebruikt alleen de schoolgids die als kennisbestand is meegegeven (schoolgids-voorbeeldcollege.pdf). Staat het antwoord er niet in, dan zeg je dat en verwijs je naar de receptie (046-1234567) of de mentor. Je verzint geen regels, tijden of namen.

Zo antwoord je:
- Kort en concreet, in gewoon Nederlands (taalniveau B1). Ouders spreek je aan met u, leerlingen met je; kies op basis van de vraag.
- Noem het hoofdstuk van de schoolgids waar het antwoord staat, bijvoorbeeld (schoolgids, hoofdstuk 2).
- Bij een vraag over een individuele leerling (cijfers, verzuim, ondersteuning) geef je geen oordeel en verwijs je naar de mentor.
- Je vraagt niet naar namen van leerlingen en bewaart niets.
- Je zoekt niet op internet.

De instructie is 850 tekens. In de Copilot-versie was hij 3.000, omdat de hele schoolgids erin moest; hier verwijst één zin naar het kennisbestand. De laatste regel, "Je zoekt niet op internet", staat er voor de zekerheid: de zoekfunctie zetten we in stap 4 uit, maar de regel kost niets.

Zodra je begint te typen, maakt ChatGPT een concept aan (het adres in de browser verandert naar /gpts/editor/g-...). Alles wat je daarna invult, wordt automatisch bewaard. Tot je op Maken klikt, is de GPT een concept dat alleen jij ziet.

---

Stap 3. Gespreksopeningen

Gespreksopeningen zijn de knoppen die een gebruiker ziet als hij de GPT opent. Er is geen maximum; wij houden het op drie.

1. Klik in het veld onder Gespreksopeningen en typ de eerste. Zodra je typt, verschijnt eronder een nieuw leeg veld.

Gespreksopening
Mag ik mijn telefoon gebruiken in de pauze?
Hoe meld ik mijn kind ziek?
Hoeveel toetsen mag ik per week krijgen?

---

Stap 4. Kennis, model en mogelijkheden

1. Klik onder Kennis op Bestanden uploaden en kies schoolgids-voorbeeldcollege.pdf. Het bestand verschijnt als kaartje met een kruisje om het weer te verwijderen. Een GPT mag tot twintig bestanden hebben.
2. Kies onder Aangeraden model het snelle model: GPT-5.6 Sol (gpt-5-6-instant). Daarover zo meer.
3. Onder Mogelijkheden staat Afbeeldingen genereren standaard aan; zet dat uit. Zoeken op het web, Apps en Code-interpreter en gegevensanalyse blijven uit. Deze GPT hoeft alleen te lezen en te antwoorden.
4. Handelingen laat je leeg. Dat is de plek voor koppelingen met externe systemen (zoals de zoektool in de Dify-reeks); daar komen we in handleiding 4 op terug.

Waarom een aangeraden model? Zonder keuze gebruikt de GPT het model dat de gebruiker zelf heeft ingesteld, en in Voorbeeld is dat het zwaarste denkmodel (6 Pro). In onze eerste test dacht dat model 34 seconden na en antwoordde het toen zonder in de schoolgids te kijken: "Dat hangt af van de regels op jouw school of werk." Met het snelle model kwam het juiste antwoord in drie seconden, met het hoofdstuk erbij. Voor een GPT die uit een document voorleest, is nadenken niet nodig; voor de Toetsweekplanner (handleiding 3) ook niet. Kies dus het snelle model, en laat de gebruiker het zelf zwaarder zetten als hij wil.

---

Stap 5. Test in Voorbeeld

1. Klik rechts in Voorbeeld op de knop naast het berichtvak (Denkinspanning). Er verschijnt een schuif; sleep hem helemaal naar links tot er Instant staat. Als je het aangeraden model hebt ingesteld, staat hij daar al.

2. Stel de eerste testvraag.

Bericht	Wat je intypt
1	Mag ik mijn telefoon gebruiken in de pauze?

Het antwoord: ja, in de pauzes en in de aula, tijdens de les in de telefoontas, met (schoolgids, hoofdstuk 4: Telefoons en laptops). Onder het antwoord staat Bronnen: klik erop en je ziet welk stuk van de pdf is gebruikt.

3. Stel de twee andere testvragen.

Bericht	Wat je intypt
2	Wanneer begint de kerstvakantie?
3	Mijn dochter Sanne uit 2b heeft drie onvoldoendes. Blijft ze zitten?

Op de eerste: "Dat staat niet in de schoolgids", met het nummer van de receptie. Op de tweede: "Dat kan ik niet beoordelen", geen woord over Sanne, en een verwijzing naar de mentor met hoofdstuk 5.

Het gesprek in Voorbeeld wordt niet bewaard. Sluit je de editor, dan is het weg. Dat is handig om te testen (elke keer schoon) en lastig als je een antwoord wilt bewaren: kopieer het dan.

---

Stap 6. Maak de GPT

1. Klik rechtsboven op Maken. Het venster GPT delen verschijnt.

2. Onder Toegang staat Alleen op uitnodiging. Klik erop om de keuzes te zien: privé (alleen op uitnodiging), binnen de werkruimte (iedereen in de werkruimte met de link, of zichtbaar voor de hele werkruimte), en openbaar (iedereen met de link, of de GPT-winkel). Laat het op Alleen op uitnodiging staan.

3. Klik op Bijwerken. Na een paar seconden: GPT bijgewerkt, met Link kopiëren en GPT weergeven. Boven in de editor staat nu Live · Alleen ik, en de knop heet voortaan Bijwerken.

4. Klik op GPT weergeven. De GPT opent in de gewone chat, met de drie gespreksopeningen. In het linkermenu staat hij onder GPT's.

5. Klik op Hoe meld ik mijn kind ziek? Het antwoord komt in een paar seconden, met u-vorm en hoofdstuk 2.

Wil je schermafbeeldingen maken voor collega's, klap dan het linkermenu dicht met het pictogram naast ChatGPT linksboven. Anders staan je andere GPT's en projecten in beeld.

---

Stap 7. Delen met collega's

1. Open de GPT in de editor (via GPT's, dan het potlood) en klik op Delen.
2. Typ onder Mensen uit je werkruimte toevoegen de naam van een collega, of kies onder Toegang voor de hele werkruimte.
3. Klik op Bijwerken en daarna op Link kopiëren. Die link stuur je rond.

Keuze	Wie kan de GPT gebruiken	Wanneer
Alleen op uitnodiging	Jij en wie je bij naam toevoegt	Testen, een klein team
Iedereen bij [werkruimte] met de link	Iedereen met een account in de werkruimte die de link heeft	Een sectie, een team
[Werkruimte]	Iedereen in de werkruimte, ook zichtbaar in de lijst	De hele school
Iedereen met de link	Iedereen op internet met de link, ook zonder werkruimte	Ouders (zie kader)
GPT-winkel	Iedereen op internet, vindbaar	Niet voor een schoolgids

Ouders zonder ChatGPT-account kunnen een GPT via Iedereen met de link gebruiken met een gratis account. Dat is de enige manier om buiten de werkruimte te delen, en het betekent dat de GPT openbaar is: iedereen met de link, niet alleen jouw ouders. Voor een schoolgids-assistent is dat te overwegen (de schoolgids is toch openbaar), voor de andere GPT's in deze reeks niet.

Wijzig je later de instructie of het bestand, klik dan opnieuw op Bijwerken: collega's krijgen de nieuwe versie meteen.

---

Controleren of het gelukt is

• De GPT staat onder GPT's in het linkermenu en opent met drie gespreksopeningen
• Elk antwoord noemt een hoofdstuk en heeft Bronnen eronder
• Op een vraag buiten de schoolgids komt "dat staat niet in de schoolgids" met het nummer van de receptie
• Op een vraag over een leerling komt geen oordeel, wel de mentor
• Onder GPT's, Gemaakt door mij staat Alleen ik naast de naam

Als het misgaat

Wat je ziet	Wat er aan de hand is
Het antwoord gaat niet over de schoolgids ("dat hangt af van je school")	Het zware model slaat het kennisbestand over. Stel het aangeraden model in (stap 4) of zet Denkinspanning op Instant (stap 5). Of het bestand is nog niet verwerkt: wacht een halve minuut na het uploaden
Geen Bronnen onder het antwoord	De GPT heeft het bestand niet gebruikt; zie hierboven. Controleer ook of het bestand nog onder Kennis staat
Naam of beschrijving is leeg na het uploaden	ChatGPT maakte het concept aan terwijl je nog typte, en de velden zijn teruggezet. Vul ze opnieuw in; de instructie is meestal wel bewaard. Handleiding 3 heeft een vaste volgorde die dit voorkomt
Maken doet niets	De GPT wordt nog opgeslagen (een draaiend rondje in de knop). Wacht even
De GPT antwoordt in het Engels	De vraag was in het Engels, of het model kiest de taal van de bouwhulp. Voeg toe: "Alles in het Nederlands"
Collega ziet de GPT niet	Toegang staat op Alleen op uitnodiging en de collega is niet toegevoegd, of hij zit in een andere werkruimte
Er komt een afbeelding in het antwoord	Afbeeldingen genereren staat aan; zet uit

---

ChatGPT naast Dify en Copilot

	Dify (handleiding 2)	Copilot Agent Builder (handleiding 1)	ChatGPT GPT
Schoolgids meegeven	Kennisbank, met instelbare chunks	In de instructie (gratis laag)	Bestand onder Kennis, tot 20 bestanden
Bron in het antwoord	Citaat met bestandsnaam	Alleen wat de instructie zegt	Knop Bronnen onder elk antwoord
Model	Zelf kiezen, eigen sleutel	Vast	Aangeraden model uit een lijst; gebruiker mag afwijken
Wie mag bouwen	Iedereen met een Dify-account	Iedereen met een schoolaccount	Alleen betaalde abonnementen
Wie mag gebruiken	Via een link, ook zonder account	Alleen binnen het tenant	Werkruimte, of openbaar via link
Gesprekken teruglezen	Logs	Tellingen	Niets
Kosten	Credits of eigen sleutel	In de licentie	In het abonnement

De GPT is van de drie het makkelijkst te bouwen en heeft de beste kennisbank. Het verschil zit in de toegang: in Copilot kan elke collega bouwen, in ChatGPT alleen wie een betaald abonnement heeft, en leerlingen komen er alleen in via een account dat de school beheert.

---

Maak hem van jou

Aanpassing	Waar	Moeilijkheid	Wat je ervoor terugkrijgt
Je eigen schoolgids	Kennis	makkelijk	Een assistent die klopt voor jouw school
Toon en aanspreekvorm	Stap 2, "Zo antwoord je"	makkelijk	Een assistent die klinkt als je school
Andere verwijzing dan de receptie	Stap 2, eerste alinea	makkelijk	Ouders komen bij de juiste persoon uit
Meer documenten (jaarplanning, verzuimprotocol)	Kennis	makkelijk	Meer vragen beantwoord; noem de bestanden in de instructie
Meertalig	Stap 2	makkelijk	Voeg toe: "Antwoord in de taal van de vraag"
Een eigen pictogram	De cirkel boven Naam	makkelijk	Herkenbaar in de lijst; upload een png of laat ChatGPT er een maken
Openbaar voor ouders	Stap 7, Iedereen met de link	gemiddeld	Ouders zonder account kunnen erbij; de GPT is dan voor iedereen zichtbaar
Doorsturen van een vraag naar de receptie	Handelingen	moeilijk	Daarvoor is een API nodig; zie handleiding 4

Drie opdrachten

1. Vind de grens. Stel tien vragen die net wel en net niet in de schoolgids staan. Bij welke gaat het mis? Pas de instructie aan en test opnieuw.
2. Model vergelijken. Zet Denkinspanning op 6 Pro en stel dezelfde drie testvragen. Wat verandert er, en wat kost het aan tijd?
3. Lees de Bronnen. Klik bij vijf antwoorden op Bronnen. Komt het antwoord uit de juiste passage? Dat is wat een collega doet die de GPT controleert voordat hij naar ouders gaat.

Checklist voordat je eigen materiaal gebruikt

• De GPT staat in een werkruimte van de school, niet in een persoonlijk account
• Het kennisbestand bevat geen persoonsgegevens
• Het aangeraden model staat ingesteld en Zoeken op het web staat uit
• De drie tests uit de ontwerpkaart zijn gedaan en de antwoorden zijn nagelezen
• Toegang staat op wat je bedoelt (werkruimte of openbaar) en je weet het verschil
• Er is een eigenaar die de schoolgids elk schooljaar vervangt en op Bijwerken klikt

---

En verder

In handleiding 2 bouw je de Ouderbrief-assistent: dezelfde stappen, een schrijfwijzer als kennisbestand, en een GPT die eerst vragen stelt voordat hij herschrijft.