Guido van Dijk
5.2 KiB
titel: De Notulen-assistent
ondertitel: Handleiding 6 · van transcript naar verslag, ook als Word
stem: nl-NL-FennaNeural
tempo: -5%
uitvoer: video-notulen-assistent
reeks: Reeks GPT's voor school
bron: git.lexconsultancy.nl/guido/chatgpt-handleidingen
[titel] Dit is de zesde en laatste video van de reeks GPT's voor school. Je bouwt de Notulen-assistent: een GPT die van het transcript van een overleg een verslag maakt met vijf vaste kopjes: overleg, samenvatting, besluiten, actiepunten als tabel, en doorgeschoven. Op verzoek maakt hij er een Word-bestand van.
Het is de kortste instructie uit de reeks, en de snelste GPT: het verslag staat er in tien seconden.
[kaart: Lees dit eerst | Alleen in een werkruimte van de school | Vooraf toestemming van alle deelnemers voor opnemen en transcript | Overleggen van medewerkers; geen leerlingbesprekingen | Verwijder het gesprek als het verslag klaar is | Iemand die erbij was leest het verslag na] Een transcript bevat namen van collega's en wat zij zeiden. Daarom: alleen in een werkruimte van de school, waar gesprekken niet voor training worden gebruikt. Vooraf toestemming van alle deelnemers, ook voor het transcript. Alleen overleggen over werk, geen leerlingbesprekingen of zorgoverleg.
Verwijder het gesprek in ChatGPT als het verslag klaar is, want het transcript staat dan nog in je geschiedenis. En iemand die erbij was, leest het verslag na. De GPT laat weg en vat samen; hij weet niet wat belangrijk was.
Nog iets: audio omzetten kan een GPT niet. Teams maakt een transcript als de vergadering wordt opgenomen, en de meeste opname-apps leveren tekst. Dat transcript voeg je bij.
[beeld: 01-configureren-ingevuld.jpg | Stap 1. Maak de GPT] Eerst model en vinkjes: het snelle model, afbeeldingen uit, code-interpreter aan voor het Word-bestand. Dan de tekst. Naam: Notulen-assistent. Beschrijving: maakt van het transcript van een overleg een kort verslag met samenvatting, besluiten en actiepunten.
De instructie uit instructies punt txt is een sjabloon. Wie de GPT is, dat het transcript van spraakherkenning komt en fouten in namen kan bevatten, dus een vraagteken bij twijfel. Dan precies de vijf kopjes: overleg in één regel, samenvatting in maximaal vijf zinnen, besluiten genummerd, actiepunten als tabel met wat, wie en wanneer, en doorgeschoven met de reden. En de regels: zijpaden weglaten, niets verzinnen, zonder transcript uitleggen en om het transcript vragen, op verzoek een Word-bestand met de code-interpreter, en geen inleiding of afsluiting.
Drie gespreksopeningen: maak een verslag van dit transcript, dubbele punt; maak van het bijgevoegde transcript een verslag en zet het in een Word-bestand; en wat kun je voor mij doen.
[beeld: 02-transcript-bijgevoegd.jpg | Stap 2. Het transcript bijvoegen] Klik in Voorbeeld op het plusje, kies Bestand uploaden en kies het fictieve transcript van het sectieoverleg: drie collega's, drie agendapunten, en een zijpad over het koffieapparaat. Typ erbij: maak van het bijgevoegde transcript een verslag. Verstuur.
[beeld: 03-verslag-begin.jpg | Stap 2. Het verslag] Binnen tien seconden staat het verslag er. Overleg: sectieoverleg Nederlands, dinsdag 22 september, Karin als voorzitter, Bram en Fatima. Samenvatting: drie zinnen. Besluiten: drie, genummerd, waaronder de gecombineerde toets op 12 oktober.
[beeld: 04-actiepunten-doorgeschoven.jpg | Stap 2. Actiepunten en doorgeschoven] Actiepunten: een tabel met drie rijen, elk met wie en wanneer. Fatima vrijdag 25 september, Bram deze week, Bram vóór 1 november. Doorgeschoven: de leesmethode naar 6 oktober, met de reden. En het koffieapparaat staat er niet in.
[beeld: 05-word-download.jpg | Stap 2. Het Word-bestand] Vraag: zet dit verslag in een Word-bestand. Na een halve minuut: download het Word-bestand, en een kaartje met een bestandsnaam die de GPT zelf koos, met overleg en datum.
In de Copilot-versie vroeg de agent bij dezelfde vraag om het transcript opnieuw, alsof hij het verslag kwijt was. Hier ging het in één keer. Werkt het bij jou niet, zeg dan: het verslag staat hierboven in dit gesprek.
[beeld: 06-wat-kun-je-doen.jpg | Stap 2. De lastige test] De lastige test, in een nieuw gesprek: wat kun je voor mij doen? Eén zin uitleg, en de vraag om het transcript. Geen verslag uit het niets.
Klik daarna op Maken en Bijwerken, en deel de GPT met je sectie zoals in de eerste video.
[kaart: Controleren of het gelukt is | Precies de vijf kopjes, in die volgorde | Actiepunten in een tabel met wat, wie, wanneer | Het zijpad staat er niet in | Niets wat niet in het transcript stond | Het Word-bestand heeft dezelfde kopjes en de tabel] Loop de controlelijst na. Vijf kopjes in de juiste volgorde? Een tabel met actiepunten? Het koffieapparaat weg? Niets verzonnen? En een Word-bestand met dezelfde indeling?
Begint het verslag met hier is het verslag, dan ontbreekt de laatste regel. Staat er een besluit dat een voornemen was, dan interpreteert de GPT: lees na. Dat blijft de afspraak.
[slot: Zes GPT's, dezelfde school, drie platforms.] Dit was de laatste van zes. Dezelfde zes agents staan ook in de Copilot-reeks, en de Dify-reeks heeft daarnaast wat een GPT niet kan: een mens in de lus, en audio. De handleidingen, de instructies en alle beelden staan in de repository. Veel plezier met bouwen.