chatgpt-handleidingen/06-notulen-assistent/handleiding-chatgpt-notulen-assistent.md

Bouwen in ChatGPT: de Notulen-assistent

Handleiding 6 van de reeks GPT's voor school
LeX Consultancy B.V. · 21 september 2026

Je bouwt een GPT die van het transcript van een overleg een verslag maakt met vijf vaste kopjes: Overleg, Samenvatting, Besluiten, Actiepunten (als tabel) en Doorgeschoven. Het transcript komt als bestand of geplakte tekst mee; op verzoek maakt de GPT er een Word-bestand van. Het is de kortste instructie uit de reeks.

Dit is de tegenhanger van handleiding 5 uit de Dify-reeks (de transcriptietool, die audio omzet en dan samenvat) en handleiding 6 uit de Copilot-reeks. Audio omzetten kan een GPT niet; het verslag maken wel, en het Word-bestand in één keer.

Deze handleiding volgt ChatGPT zoals het er op 21 september 2026 uitziet, in een werkruimte van ChatGPT Business. Wijkt je scherm af, volg dan wat je ziet.

Zo lees je deze handleiding

Vorm	Betekenis
1. 2. 3.	Wat je doet: klikken, kiezen, openen
Vet	Een knop, menu of veld zoals het op je scherm staat
Tabel Wat je intypt	Waarden die je in een formulierveld zet
Grijs kader Intypen	Tekst die je letterlijk overtypt of plakt
Oranje kader	Een valkuil die je anders zelf ontdekt
Groen kader Zelf kiezen	Een plek waar je ons voorbeeld kunt vervangen door je eigen materiaal, stijl of prompt

---

De ontwerpkaart van deze app

1. Voor wie	2. Wat gaat erin
De notulist van een sectieoverleg die het verslag altijd twee weken later pas af heeft. Heeft een transcript uit Teams of een opname-app en een kwartier tijd.	Het transcript, als bestand bijgevoegd of geplakt in de chat.

3. Wat komt eruit	4. Waar moet hij zich aan houden
Een verslag met vijf kopjes: Overleg, Samenvatting (maximaal vijf zinnen), Besluiten (genummerd), Actiepunten (tabel Wat, Wie, Wanneer) en Doorgeschoven. Op verzoek als Word-bestand.	Niets verzinnen; zijpaden weglaten; onzekere namen met een vraagteken; geen inleiding of afsluiting; zonder transcript uitleggen en om het transcript vragen.

5. Waaraan zie je dat het werkt

Test	Wat gaat erin	Wat moet eruit komen
1	Het fictieve transcript van het sectieoverleg	Vijf kopjes, drie actiepunten met eigenaar en datum, het koffieapparaat weggelaten
2	"Zet dit verslag in een Word-bestand"	Een docx om te downloaden, met dezelfde kopjes en de tabel
3 (de lastige)	"Wat kun je voor mij doen?"	Eén zin uitleg en de vraag om het transcript, geen verslag uit het niets

Lees dit eerst: wat mag en wat niet

Een transcript van een overleg bevat namen van collega's en wat zij zeiden. Daarom:

Wat	Afspraak
Welk account	Alleen in een werkruimte van de school (Business, Edu of Enterprise), waar gesprekken niet voor training worden gebruikt. Niet in een persoonlijk account.
Opnemen en transcriberen	Vooraf toestemming van alle deelnemers, ook voor het transcript. Structureel opnemen: medezeggenschapsraad informeren.
Wat erin gaat	Overleggen van medewerkers over werk. Geen gesprekken over individuele leerlingen (leerlingbesprekingen, zorgoverleg); daar hoort geen transcript van in een chat.
Bewaren	Verwijder het gesprek in ChatGPT als het verslag klaar is; het transcript staat dan nog in je geschiedenis. Het verslag bewaar je zelf.
Nalezen	Iemand die erbij was leest het verslag na voordat het rondgaat. De GPT laat weg en vat samen; hij weet niet wat belangrijk was.

---

Voorbereiding

• Handleiding 1 en 3 gedaan.
• Het transcript sectieoverleg-transcript.txt uit deze map: een fictief sectieoverleg Nederlands van drie personen, met drie agendapunten en een zijpad over het koffieapparaat.
• De tekst van de instructie in instructies.txt.

Zelf kiezen: waar je transcript vandaan komt. Teams maakt een transcript als de vergadering wordt opgenomen; ook de meeste opname-apps leveren tekst. Dat transcript voeg je bij als bestand (txt, docx of vtt) of plak je in de chat. Audio zelf kan een GPT niet omzetten; daarvoor is de Dify-versie (handleiding 5) of een aparte transcriptiedienst.

---

Stap 1. Maak de GPT

1. Ga naar chatgpt.com/gpts/editor en klik op Configureren.
2. Eerst model en vinkjes: Aangeraden model op GPT-5.6 Sol (gpt-5-6-instant), wacht tot het adres verandert, Afbeeldingen genereren uit, Code-interpreter en gegevensanalyse aan (voor het Word-bestand).
3. Dan de tekst.

Veld op het scherm	Wat je intypt
Naam	Notulen-assistent
Beschrijving	Maakt van het transcript van een overleg een kort verslag met samenvatting, besluiten en actiepunten.

4. Plak de instructie uit instructies.txt:

Je bent de Notulen-assistent van Het Voorbeeldcollege. Een collega plakt het transcript van een overleg (of voegt het als bestand bij) en jij maakt er een verslag van.

Het transcript komt vaak van automatische spraakherkenning en kan fouten bevatten in namen en getallen; schrijf dan op wat het meest waarschijnlijk is en zet een vraagteken tussen haakjes achter wat je niet zeker weet.

Schrijf in het Nederlands, zakelijk en kort. Gebruik precies deze indeling met deze kopjes:

## Overleg
Een regel: welk overleg, datum, aanwezigen (als dat uit het transcript blijkt).

## Samenvatting
Maximaal vijf zinnen over wat er is besproken.

## Besluiten
Genummerde lijst. Alleen wat echt is besloten, geen voornemens.

## Actiepunten
Tabel met kolommen: Wat, Wie, Wanneer. Staat er geen datum, schrijf dan "niet genoemd".

## Doorgeschoven
Punten die bewust naar een volgend overleg zijn verplaatst, met de reden.

Regels:
- Laat zijpaden en informele opmerkingen weg.
- Verzin niets wat niet in het transcript staat.
- Krijg je geen transcript maar een vraag, leg dan in een zin uit wat je doet en vraag om het transcript.
- Vraagt de collega om het verslag als Word-bestand, maak dat dan aan met de code-interpreter (docx, met dezelfde kopjes en de actiepunten als tabel) en geef het als download.
- Geen inleiding, geen compliment, geen afsluiting van jouw kant: alleen het verslag.

De indeling is dezelfde als de verslagstap in de Dify-transcriptietool. Het is een sjabloon: de GPT vult de kopjes, niets meer.

5. Vul de gespreksopeningen in.

Gespreksopening
Maak een verslag van dit transcript:
Maak van het bijgevoegde transcript een verslag en zet het in een Word-bestand.
Wat kun je voor mij doen?

---

Stap 2. Test met het transcript

1. Klik in Voorbeeld op +, kies Bestand uploaden en kies sectieoverleg-transcript.txt. Typ erbij en verstuur.

Bericht	Wat je intypt
1	Maak van het bijgevoegde transcript een verslag.

Binnen tien seconden staat het verslag er. Overleg: sectieoverleg Nederlands, dinsdag 22 september, Karin (voorzitter), Bram en Fatima. Samenvatting: drie zinnen. Besluiten: drie, genummerd.

Actiepunten: een tabel met drie rijen, elk met wie en wanneer ("vrijdag 25 september", "deze week", "vóór 1 november"). Doorgeschoven: de leesmethode naar 6 oktober, met de reden. Het koffieapparaat staat er niet in.

2. Vraag het Word-bestand.

Bericht	Wat je intypt
2	Zet dit verslag in een Word-bestand.

Na een halve minuut: Download het Word-bestand en een kaartje verslag-sectieoverleg-nederlands-22-september.docx. De GPT heeft zelf een bestandsnaam gekozen met overleg en datum.

In de Copilot-versie vroeg de agent bij dezelfde vraag om het transcript opnieuw, alsof hij het verslag kwijt was, en lukte het pas met "het verslag staat hierboven in dit gesprek". Hier ging het in één keer. Werkt het bij jou niet, gebruik dan diezelfde zin.

3. De lastige test: open de GPT in een nieuw gesprek en klik op Wat kun je voor mij doen? Eén zin uitleg en de vraag om het transcript; geen verslag uit het niets.

---

Stap 3. Maak de GPT

Klik op Maken, laat Alleen op uitnodiging staan en klik op Bijwerken. Delen met de sectie: handleiding 1, stap 7.

---

Controleren of het gelukt is

• Het verslag heeft precies de vijf kopjes, in die volgorde
• De actiepunten staan in een tabel met Wat, Wie, Wanneer
• Het koffieapparaat (het zijpad) staat er niet in
• Er staat niets in wat niet in het transcript stond
• Het Word-bestand is te downloaden en heeft dezelfde kopjes en de tabel

Als het misgaat

Wat je ziet	Wat er aan de hand is
Andere kopjes of een andere volgorde	"Gebruik precies deze indeling" ontbreekt, of het zware model neemt de vrijheid; stel het aangeraden model in
Het verslag begint met "Hier is het verslag"	De laatste regel ontbreekt
Actiepunten zonder datum staan leeg	De zin over "niet genoemd" ontbreekt
Een besluit dat een voornemen was	De GPT interpreteert; lees na. "Alleen wat echt is besloten" helpt, maar niet altijd
Geen Word-bestand	Code-interpreter en gegevensanalyse staat uit
De GPT vraagt bij de Word-vraag om het transcript opnieuw	Zeg: "het verslag staat hierboven in dit gesprek"
Het transcript is te lang om te plakken	Voeg het bij als bestand

---

ChatGPT naast Dify en Copilot

	Dify Workflow (handleiding 5)	Copilot Agent Builder (handleiding 6)	ChatGPT GPT
Audio omzetten	Ja, Speech To Text met eigen sleutel	Nee	Nee
Transcript meegeven	Komt uit de audiostap	Plakken of bijvoegen	Plakken of bijvoegen
Verslag als bestand	Nee, tekst	Word op OneDrive, na een tweede poging	Word als download, in één keer
Wie ziet het transcript	Dify-cloud (privacykader!)	Microsoft 365 van de school	OpenAI, in de werkruimte van de school
Snelheid	Minuten (audio)	Een minuut	Tien seconden

---

Maak hem van jou

Aanpassing	Waar	Moeilijkheid	Wat je ervoor terugkrijgt
Eigen kopjes (bijvoorbeeld "Mededelingen" of "Rondvraag")	Instructie, de indeling	makkelijk	Een verslag in het sjabloon van jouw sectie
Langere samenvatting	"Maximaal vijf zinnen"	makkelijk	Meer context voor wie er niet was
Actiepunten ook als lijst per persoon	Nieuwe regel	makkelijk	Iedereen ziet in een oogopslag wat van hem is
Verslag in het Engels voor een internationale sectie	Nieuwe regel	makkelijk	Voeg toe: "Vraagt de collega om Engels, schrijf dan het hele verslag in het Engels"
Een sjabloon-docx van de school	Kennis, en in de instructie: "gebruik de opmaak van verslag-sjabloon.docx"	gemiddeld	Verslagen in de huisstijl; de code-interpreter kan een bestaand docx als basis nemen
Audio direct omzetten	Niet in een GPT	moeilijk	Daarvoor de Dify-versie of een transcriptiedienst

Drie opdrachten

1. Jouw laatste overleg. Neem een echt transcript (met toestemming van de deelnemers) en laat het verslag maken. Leg het naast wat je zelf zou hebben geschreven. Wat mist, wat is beter?
2. Vind het verzinsel. Verander in het transcript een datum in iets onduidelijks ("ergens eind volgende week") en kijk wat de GPT in de kolom Wanneer zet. Staat er "niet genoemd", een gok, of een vraagteken?
3. Sjabloon. Upload een leeg verslagsjabloon van je school onder Kennis en vraag om het Word-bestand in die opmaak. Kijk hoe ver de code-interpreter komt.

Checklist voordat je eigen materiaal gebruikt

• De deelnemers weten dat het overleg wordt opgenomen en dat het transcript door een GPT wordt samengevat
• Je gebruikt een werkruimte van de school, niet een persoonlijk account
• Geen transcripten van gesprekken over individuele leerlingen
• Iemand die erbij was leest elk verslag na
• Gesprekken met transcripten worden verwijderd als het verslag klaar is

---

En verder

Zes GPT's, dezelfde zes agents als in de Copilot-reeks en de kern van de Dify-reeks. Wat er in ChatGPT nog bij kan: Handelingen (een GPT die een API van de school aanroept), Apps (koppelingen met andere diensten, in bèta) en meerdere kennisbestanden per GPT. Wat er niet in kan: een mens in de lus, meerstaps-flows met een poortwachter, en audio. Daarvoor blijft de Dify-reeks de plek, of OpenAI's aparte Agent Builder voor ontwikkelaars.