Guido van Dijk
24 KiB
Bouwen in Microsoft 365 Copilot: de Schoolgids-assistent
Handleiding 1 van de reeks Copilot-agents voor school
LeX Consultancy B.V. · 21 september 2026
Je bouwt een agent in Microsoft 365 Copilot die vragen van ouders en leerlingen over de schoolregels beantwoordt. Geen code, geen aparte omgeving: alles gebeurt in het Copilot-venster dat je school waarschijnlijk al heeft. Aan het eind heb je een agent met een eigen naam, een instructie met de schoolgids erin, drie startvragen, en een deelknop waarmee je hem aan collega's geeft.
Deze handleiding is de tegenhanger van handleiding 2 uit de Dify-reeks (een agent met eigen kennisbank). Wie die kent, herkent alles; wie Dify nooit zag, kan hier gewoon beginnen.
Deze handleiding volgt Microsoft 365 Copilot zoals het er op 21 september 2026 uitziet, in een werkaccount met Copilot Chat (de laag die bij elke Microsoft 365-licentie zit) en zonder de betaalde Microsoft 365 Copilot-licentie. Microsoft verandert de schermen regelmatig: wijkt je scherm af, volg dan wat je ziet en niet wat hier staat.
Zo lees je deze handleiding
| Vorm | Betekenis |
|---|---|
| 1. 2. 3. | Wat je doet: klikken, kiezen, openen |
| Vet | Een knop, menu of veld zoals het op je scherm staat |
| Tabel Wat je intypt | Waarden die je in een formulierveld zet |
| Grijs kader Intypen | Tekst die je letterlijk overtypt of plakt |
| Oranje kader | Een valkuil die je anders zelf ontdekt |
| Groen kader Zelf kiezen | Een plek waar je ons voorbeeld kunt vervangen door je eigen materiaal, stijl of prompt |
Welke licentie heb je? Linksonder in Copilot staat het bij je naam. Staat er Copilot Chat (Basic), dan heb je de gratis laag: je kunt agents bouwen en delen, maar geen bestanden of SharePoint-mappen als kennis koppelen. Staat er Microsoft 365 Copilot, dan kun je in stap 4 wel bestanden en sites koppelen. Deze handleiding werkt in beide gevallen; waar het verschil uitmaakt, staat het erbij.
De ontwerpkaart van deze app
Voordat we gingen klikken, is deze kaart ingevuld (de lege kaart staat in de bijlage Ontwerpkaart van de Dify-reeks). Vul voor je eigen agent dezelfde vijf vakken in.
| 1. Voor wie | 2. Wat gaat erin |
|---|---|
| Een ouder die om 21:30 wil weten of zijn kind morgen met een ziekmelding naar de receptie moet of dat hij kan bellen. Heeft de schoolgids nooit gelezen. Of een leerling die wil weten wanneer hij een toets kan inhalen. | Eén vraag in gewone taal, in de chat. Geen formulier. |
| 3. Wat komt eruit | 4. Waar moet hij zich aan houden |
|---|---|
| Een antwoord van maximaal vijf zinnen in gewoon Nederlands, met het hoofdstuk van de schoolgids waar het uit komt. Of: "dat staat niet in de schoolgids, bel de receptie". | Alleen antwoorden uit de schoolgids (in de instructie); niets verzinnen; bij twijfel doorverwijzen; bij vragen over één leerling geen oordeel, maar de mentor. |
5. Waaraan zie je dat het werkt
| Test | Wat gaat erin | Wat moet eruit komen |
|---|---|---|
| 1 | Mijn kind is ziek. Hoe en wanneer meld ik dat? | Voor 8.15 uur, ouderportaal of receptie, met verwijzing naar hoofdstuk 2 |
| 2 | Wanneer is de kerstvakantie? | "Dat staat niet in de schoolgids" en een verwijzing naar de receptie |
| 3 (de lastige) | Mijn zoon uit 2B heeft al twaalf uur gespijbeld. Wordt hij van school gestuurd? | Geen oordeel over die leerling; wel de regel uit de schoolgids en de mentor als aanspreekpunt |
Lees dit eerst: wat mag en wat niet
Een schoolgids bevat geen persoonsgegevens, en een agent die eruit voorleest ook niet. Toch twee afspraken:
| Wat | Afspraak |
|---|---|
| Wat je in de instructie zet | Alleen tekst die openbaar mag zijn. De schoolgids staat toch al op de website. Geen klassenlijsten, geen namen van leerlingen, geen interne notities. |
| Wie de agent gebruikt | Een agent in Copilot is alleen bereikbaar voor mensen die in het Microsoft 365-tenant van de school zitten en de link of de rechten hebben. Ouders zitten daar meestal niet in. Deze agent is dus in de praktijk voor collega's en, als de school leerlingaccounts heeft, voor leerlingen. Voor ouders is dit een prototype om te laten zien wat kan. |
Verder geldt wat voor alle AI-tools op school geldt: Copilot Chat met een werkaccount valt onder de verwerkersovereenkomst van de school met Microsoft, en de chats worden niet gebruikt om modellen te trainen. Vraag bij twijfel de privacyfunctionaris.
Voorbereiding
- Een werkaccount van school met Microsoft 365. Je logt in op m365.cloud.microsoft (of via de Copilot-app in Teams of Office).
- In het linkermenu staat een kopje Agents met daaronder Nieuwe agent. Zie je dat niet, dan heeft de beheerder van je school het maken van agents uitgezet; vraag het na bij ICT.
- De fictieve schoolgids
schoolgids-voorbeeldcollege.pdfuit deze map, om te lezen. De tekst ervan staat al ininstructies.txt; je hoeft niets over te typen.
Zelf kiezen: je eigen document. Wil je meteen met eigen materiaal werken, kies dan een document waar collega's of leerlingen nu al vragen over stellen: het examenreglement, de studiewijzer van een vak, het protocol voor excursies. Voorwaarde in de gratis laag: de tekst moet in de instructie passen, en die mag 8.000 tekens lang zijn. Dat is ongeveer twee A4. Een langer document knip je terug tot de regels die echt gevraagd worden, of je neemt de betaalde route uit stap 4.
Stap 1. Open de Agent Builder
- Ga naar m365.cloud.microsoft en log in met je werkaccount. Je ziet het chatvenster van Copilot met links het menu.
- Klik in het linkermenu op Nieuwe agent. De Agent Builder opent. Bovenaan kun je in gewone taal beschrijven wat je wilt; daaronder staan sjablonen en, onder Mijn agents, de agents die je al maakte.
- Klik rechtsboven op Overslaan. Je gaat het formulier zelf invullen; dat is preciezer dan het via de chat laten doen.
Je kunt de agent ook laten bouwen door met de Agent Builder te chatten ("Maak een agent die vragen over de schoolgids beantwoordt"). Dat werkt, maar je weet dan minder goed wat er in de instructie is gekomen, en die instructie is precies waar het om draait. In deze handleiding vul je alles zelf in. De chat links is later handig voor kleine aanpassingen ("maak de toon vriendelijker").
Stap 2. Geef de agent een naam en een beschrijving
- Klik op het potloodje achter Nieuwe agent en vervang de naam.
- Klik op Beschrijf je agent en typ de beschrijving.
| Veld op het scherm | Wat je intypt |
|---|---|
| Naam | Schoolgids-assistent |
| Beschrijving | Beantwoordt vragen van ouders en leerlingen over de schoolregels van Het Voorbeeldcollege, op basis van de schoolgids. |
De beschrijving zien gebruikers boven het chatvenster en in de Agent Store. Zeg dus wat de agent doet en voor wie, niet hoe hij werkt.
Stap 3. Schrijf de instructie
De instructie is het hart van de agent: wie hij is, hoe hij antwoordt, en in dit geval ook de kennis zelf. Omdat de gratis laag geen bestanden als kennis toelaat, zetten we de schoolgids in de instructie. Dat past: de schoolgids is 2.400 tekens, de instructie mag er 8.000 zijn.
- Klik in het veld Instructies.
- Plak de volledige tekst uit
instructies.txt. Het begin ziet er zo uit:
Je bent de Schoolgids-assistent van Het Voorbeeldcollege. Je beantwoordt vragen van ouders en leerlingen over de schoolregels. Je gebruikt alleen de schoolgids hieronder. Staat het antwoord er niet in, dan zeg je dat en verwijs je naar de receptie (046-1234567) of de mentor. Je verzint geen regels, tijden of namen.
Zo antwoord je:
- Kort en concreet, in gewoon Nederlands (taalniveau B1). Ouders spreek je aan met u, leerlingen met je; kies op basis van de vraag.
- Noem het hoofdstuk van de schoolgids waar het antwoord staat, bijvoorbeeld (schoolgids, hoofdstuk 2).
- Bij een vraag over een individuele leerling (cijfers, verzuim, ondersteuning) geef je geen oordeel en verwijs je naar de mentor.
- Je vraagt niet naar namen van leerlingen en bewaart niets.
SCHOOLGIDS HET VOORBEELDCOLLEGE, schooljaar 2026-2027
1. Lestijden
De school hanteert een 50-minutenrooster. ...
Daarna volgen de zes hoofdstukken van de schoolgids, letterlijk. Onder het veld telt Copilot mee: 3.063/8.000.
De instructie heeft drie delen, en die volgorde is niet toevallig:
- Wie en waarvoor (de eerste alinea): rol, doelgroep, en de belangrijkste regel: alleen de schoolgids, niets verzinnen, anders doorverwijzen.
- Hoe je antwoordt (de opsomming): lengte, taalniveau, aanspreekvorm, bronvermelding, en wat de agent niet doet.
- De kennis (de schoolgids): als platte tekst, met de hoofdstuknummers erin, zodat de agent ernaar kan verwijzen.
Plak de schoolgids als gewone tekst, niet als tabel. De lestijdentabel uit de PDF is in
instructies.txtomgezet naar één regel per lesuur ("Lesuur 1: 8.30-9.20."). Tabellen die je uit een PDF kopieert, komen vaak verhaspeld in het veld terecht; kijk het na.
Zelf kiezen: de toon. "Ouders met u, leerlingen met je" is een keuze. Een school die iedereen tutoyeert, haalt die zin weg. Een school die de agent alleen voor personeel bedoelt, schrijft "Je spreekt collega's aan met je" en haalt de zin over ouders weg. Wat je ook kiest: zet het in de instructie, dan hoef je het niet in elke vraag te herhalen.
Stap 4. Kijk wat er onder Kennis kan
Scroll naar Kennis. Hier koppel je bronnen die de agent mag raadplegen naast zijn instructie.
- Klik op Kennis toevoegen. In de gratis laag verschijnt één veld: Voer een koppeling in.
Dat veld is voor het adres van een openbare website. Wat je hier invult, wordt geen kennisbank maar een zoekgebied: de agent zet dan Webzoekopdracht aan en beperkt het zoeken tot die site. Wij probeerden het adres van een PDF op een eigen server; Copilot maakte er de site van, en zocht daar via Bing. Werkt alleen als Bing die site kent.
- Voor deze agent voegen we niets toe. Heb je per ongeluk een koppeling toegevoegd, klik er dan op om hem te verwijderen en zet Webzoekopdracht uit.
- Klik op het tandwiel rechts van Kennis. Je ziet de Kennisinstellingen: de agent mag documenten, grafieken en code maken en afbeeldingen genereren (beide standaard aan), en je kunt Modelkennis ontmoedigen (standaard uit).
- Laat de instellingen staan en sluit het venster. Modelkennis ontmoedigen is de knop voor later: gaat de agent in stap 6 dingen vertellen die niet in de schoolgids staan, zet hem dan aan. In onze test was de regel "Je gebruikt alleen de schoolgids hieronder" in de instructie genoeg.
Webzoekopdracht uit. Voor een schoolgids-agent wil je geen webresultaten: die halen regels van andere scholen binnen. Laat de schakelaar uit, tenzij je juist wilt dat de agent op een website van jou zoekt.
Zelf kiezen: kennis als je Microsoft 365 Copilot hebt. Met de betaalde licentie staan onder Kennis meer opties: bestanden uploaden, een SharePoint-site of -map, een OneDrive-map, Teams-kanalen. Dan zet je de schoolgids niet in de instructie maar koppel je de PDF op SharePoint. Voordeel: de agent leest altijd de actuele versie, en de instructie blijft kort. De instructie verandert dan in: "Je gebruikt alleen de gekoppelde schoolgids." Alles in stap 3 blijft verder gelijk.
Stap 5. Voeg startvragen toe
Onder Voorgestelde prompts staan drie rijen. Wat je hier invult, ziet de gebruiker als knoppen boven het chatvenster. Goede startvragen laten zien waar de agent voor is; dat scheelt een hoop "wat kun je?".
- Vul de drie rijen in.
| Titel | Bericht |
|---|---|
Ziek melden |
Mijn kind is ziek. Hoe en wanneer meld ik dat? |
Toets gemist |
Ik heb een toets gemist. Wanneer kan ik die inhalen? |
Verlof aanvragen |
Kan ik verlof aanvragen buiten de schoolvakanties? |
Elke rij moet compleet zijn, titel én bericht. Zolang een rij half is ingevuld, blijft de knop Maken grijs zonder dat Copilot zegt waarom.
Stap 6. Test in Voorbeeld
Rechtsboven staan twee tabbladen: Configureren (waar je nu bent) en Voorbeeld. In Voorbeeld praat je met de agent zoals hij nu is, zonder hem al op te slaan.
- Klik op Voorbeeld. Je ziet de naam, de beschrijving en de drie startvragen.
- Klik op Ziek melden. De vraag komt in het invoerveld; klik op de verzendknop.
De agent antwoordt kort, met u, en met de hoofdstukverwijzing achter elke regel.
- Stel de twee lastige vragen uit de ontwerpkaart.
| Bericht | Wat je intypt |
|---|---|
| 2 | Wanneer is de kerstvakantie? |
| 3 | Mijn zoon uit 2B heeft al twaalf uur gespijbeld. Wordt hij nu van school gestuurd? |
Op de eerste zegt de agent dat de vakantiedata niet in de schoolgids staan en verwijst hij naar de receptie. Op de tweede geeft hij geen oordeel over die leerling, noemt hij wel de regel (na drie lesuren naar de mentor, bij zestien uur in vier weken naar de leerplichtambtenaar) en stuurt hij de ouder naar de mentor.
Kijk hier goed naar. De agent doet drie verschillende dingen met drie soorten vragen, en alle drie komen uit één instructie. Dat is het werk: niet de knoppen, maar de zinnen in stap 3.
Het antwoord verschijnt in Voorbeeld woord voor woord en dat duurt in Copilot Chat soms een halve minuut. Wacht tot de knoppen Kopiëren en duim omhoog/omlaag onder het antwoord staan voordat je de volgende vraag stelt.
Zelf kiezen: hoe streng. Wil je dat de agent bij vragen over een leerling helemaal niets zegt, ook de regel niet, verander dan in de instructie "geef je geen oordeel en verwijs je naar de mentor" in "antwoord je alleen: neem hiervoor contact op met de mentor". Test opnieuw met vraag 3.
Stap 7. Maak de agent en deel hem
- Klik rechtsboven op Maken. Even later meldt Copilot: Je agent is gemaakt, en dat hij privé is: alleen jij ziet hem.
- Klik op Delen om te zien wat er kan. Je kunt namen of groepen toevoegen, de agent voor de hele organisatie openzetten, of een Chatlink kopiëren.
- Voor nu: klik op Annuleren. Delen doe je pas als je de agent aan collega's wilt laten zien; de checklist aan het eind helpt daarbij.
- Er is nu een derde tabblad, Bijhouden: het aantal sessies, gebruikers per dag en de gemiddelde gespreksduur van de laatste zeven dagen. Nog leeg, want je hebt hem net gemaakt.
- Sluit de Agent Builder met het kruisje rechtsboven. De agent staat nu in het linkermenu onder Agents.
Na Maken heet de knop Bijwerken. Elke wijziging in Configureren wordt pas zichtbaar voor anderen als je daarop klikt. Tot die tijd werkt de gedeelde agent met de oude versie.
Stap 8. Gebruik de agent
- Klik in het linkermenu op Schoolgids-assistent. Je ziet de startvragen en "Gemaakt door" met jouw naam.
- Stel een vraag.
| Bericht | Wat je intypt |
|---|---|
| 1 | Mag ik mijn telefoon gebruiken in de pauze? |
Zo ziet een collega de agent ook. Elk gesprek komt links bij Chats te staan, alleen voor degene die het voerde.
- Klik op Meer agents om de Agent Store te zien: je eigen agents onder Je agenten, en de agents die Microsoft en de school beschikbaar stellen.
Staat je nieuwe agent nog niet onder Je agenten, ververs dan de pagina. De lijst loopt soms een paar minuten achter.
Controleren of het gelukt is
- Onder Agents in het linkermenu staat Schoolgids-assistent
- De agent antwoordt op een vraag uit de schoolgids met een hoofdstukverwijzing
- Bij een vraag die niet in de schoolgids staat, zegt hij dat en verwijst hij naar de receptie
- Bij een vraag over één leerling geeft hij geen oordeel en verwijst hij naar de mentor
- Webzoekopdracht staat uit en onder Kennis staat niets
- Bij Delen staat de agent op privé (tot jij anders beslist)
Als het misgaat
| Wat je ziet | Wat er aan de hand is |
|---|---|
| Geen Nieuwe agent in het linkermenu | De beheerder heeft agents maken uitgezet voor jouw account. Vraag ICT om de instelling "Agent Builder" in het Microsoft 365-beheercentrum |
| De knop Maken blijft grijs | Een van de startvragen is half ingevuld (titel zonder bericht of andersom), of de instructie is leeg |
| De agent geeft antwoorden die niet in de schoolgids staan | Webzoekopdracht staat aan, of de zin "Je verzint geen regels" ontbreekt. Helpt dat niet, zet dan Modelkennis ontmoedigen aan (stap 4) |
| De agent noemt geen hoofdstukken | De hoofdstuknummers zijn bij het plakken weggevallen, of de regel "Noem het hoofdstuk" ontbreekt |
| De lestijden kloppen niet | De tabel uit de PDF is verhaspeld geplakt. Gebruik de regels uit instructies.txt |
| Onder Kennis kun je geen bestand kiezen | Je hebt Copilot Chat zonder de Microsoft 365 Copilot-licentie. Zet de tekst in de instructie (stap 3) of vraag de licentie aan |
| Een koppeling onder Kennis "verdwijnt" naar Webzoekopdracht | Dat is wat een koppeling in de gratis laag doet: het wordt een zoekgebied, geen kennisbank |
| Collega's zien je wijziging niet | Je hebt na de wijziging niet op Bijwerken geklikt |
| Het antwoord komt heel langzaam | Normaal in Copilot Chat; wacht tot de knoppen onder het antwoord verschijnen |
Copilot naast Dify
Wie de Dify-reeks kent, ziet de overeenkomsten en drie verschillen.
| Dify (handleiding 2) | Copilot Agent Builder | |
|---|---|---|
| Instructie | Prompt in de app | Instructies, maximaal 8.000 tekens |
| Kennis | Kennisbank: bestand uploaden, knippen, zoeken | Gratis laag: in de instructie of een website; betaald: bestanden, SharePoint, OneDrive |
| Model | Zelf kiezen (gpt-5-mini, eigen sleutel) | Vast, van Microsoft; geen keuze, geen credits |
| Testen | Debug & Preview, met Used Knowledge | Voorbeeld, zonder inzicht in wat de agent gebruikte |
| Publiceren | Webapp-link voor iedereen | Delen binnen het tenant van de school |
| Logboek | Logs met elk gesprek | Bijhouden met tellingen, geen gesprekken |
De grootste praktische verschillen: Copilot zit in de omgeving die de school al heeft en valt onder de bestaande afspraken met Microsoft, maar je kunt de agent niet aan ouders geven zonder account en je ziet niet wat de agent precies gebruikte voor een antwoord. Dify geeft je die controle wel, maar is een extra omgeving met een eigen verwerkersovereenkomst.
Maak hem van jou
De schoolgids is verzonnen, de assistent is een voorbeeld. Dit hoofdstuk helpt je de agent om te bouwen naar jouw document, jouw doelgroep en jouw toon. Van makkelijk naar moeilijk.
| Aanpassing | Waar | Moeilijkheid | Wat je ervoor terugkrijgt |
|---|---|---|---|
| Een ander document in de instructie | Stap 3, onder de kop met de kennis | makkelijk | Een agent over iets waar bij jou echt vragen over komen |
| Rol, toon en aanspreekvorm | Stap 3, eerste alinea en opsomming | makkelijk | Een assistent die klinkt als jouw school |
| Andere startvragen | Stap 5 | makkelijk | Gebruikers weten meteen wat ze kunnen vragen |
| Een tweede document (bijvoorbeeld het examenreglement) | Stap 3, onder de schoolgids, met een eigen kop | gemiddeld | Meer vragen goed beantwoord; let op de 8.000 tekens |
| Zoeken op de website van de school | Stap 4, koppeling naar de schoolwebsite, Webzoekopdracht aan | gemiddeld | Actuele informatie (vakanties, nieuws) zonder de instructie aan te passen; controleer of de antwoorden echt van jouw site komen |
| Bestanden en SharePoint als kennis | Stap 4, met Microsoft 365 Copilot-licentie | gemiddeld | Altijd de actuele versie, instructie blijft kort |
| Delen met een team of de hele school | Stap 7 | gemiddeld | Collega's vinden hem in hun eigen Copilot |
| Acties (een formulier invullen, een ticket aanmaken) | Copilot Studio, buiten deze handleiding | moeilijk | Een agent die iets doet in plaats van alleen antwoordt |
Drie opdrachten
- Jouw document, jouw vragen. Zet een document van jouw school in de instructie. Schrijf vooraf vijf vragen op die gebruikers echt stellen, en één vraag waarvan je weet dat het antwoord er niet in staat. Test alle zes in Voorbeeld. Krijg je op de zesde een verzonnen antwoord, dan is je instructie nog niet streng genoeg.
- Twee doelgroepen, twee agents. Maak een kopie van de agent voor leerlingen (je, kort, startvragen over toetsen en telefoons) en één voor ouders (u, iets uitgebreider, startvragen over ziek melden en verlof). Vergelijk de antwoorden op dezelfde vraag.
- Laat een collega hem slopen. Deel de agent met één collega die de schoolgids goed kent en vraag om hem te betrappen op fouten. Elke fout is een zin in de instructie die ontbreekt of te vaag is. Pas één ding aan, klik op Bijwerken, en test opnieuw.
Checklist voordat je deelt
- De tekst in de instructie mag openbaar zijn en bevat geen gegevens van personen
- De tekst is de actuele versie, en er is één eigenaar die hem bijwerkt als het document verandert
- Webzoekopdracht staat uit, of alleen aan met de website van de school als zoekgebied
- Je hebt de drie testvragen uit de ontwerpkaart gesteld en de antwoorden klopten
- Je hebt besloten met wie je deelt: één team, of de hele organisatie
- Bij gebruik door leerlingen: de privacyfunctionaris weet ervan
En verder
Je agent kan nu lezen en uitleggen. In handleiding 2 bouw je de Ouderbrief-assistent: een agent die niet uit een document voorleest, maar een tekst herschrijft volgens de schrijfregels van de school. In handleiding 3 laat je een agent rekenen en een Excel-bestand maken: de Toetsweekplanner.