copilot-handleidingen/01-schoolgids-assistent/video-script.md

titel: De Schoolgids-assistent

ondertitel: Handleiding 1 · een agent bouwen in Microsoft 365 Copilot, in de gratis laag

stem: nl-NL-FennaNeural

tempo: -5%

uitvoer: video-schoolgids-assistent

[titel] Welkom bij de eerste handleiding van de reeks Copilot-agents voor school. In een kwartier bouw je een Schoolgids-assistent: een agent die vragen van ouders en leerlingen over de schoolregels beantwoordt, met een verwijzing naar het hoofdstuk van de schoolgids.

Je hebt er alleen je schoolaccount voor nodig. Alles wat je ziet, werkt in Copilot Chat, de laag die bij elke Microsoft 365-licentie zit. De betaalde Copilot-licentie is niet nodig.

[kaart: Wat je gaat maken | Een agent met een naam, een beschrijving en drie startvragen | De schoolgids zit in de instructie, niet in een kennisbank | De agent verwijst naar het hoofdstuk, en zegt het als iets er niet in staat | Klaar in een kwartier, te delen met collega's] Voordat we klikken, kort wat je gaat maken. Een agent in Copilot bestaat uit vier dingen: een naam, een beschrijving, een instructie en een paar startvragen. Meer is het niet.

De kennis, in dit geval de schoolgids, zetten we in de instructie zelf. In de gratis laag kun je namelijk geen bestanden koppelen. Dat klinkt als een beperking, maar voor een schoolgids van twee A4 is het juist handig: alles staat op één plek.

We gebruiken een fictieve schoolgids van Het Voorbeeldcollege. De tekst staat kant en klaar in het bestand instructies punt txt, dat bij de handleiding zit.

[beeld: 01-copilot-start.jpg | Stap 1. Open Copilot] Ga naar m365 punt cloud punt microsoft en log in met je werkaccount. Je ziet het chatvenster van Copilot, met links het menu.

Kijk in dat menu naar het kopje Agents. Daaronder hoort Nieuwe agent te staan. Zie je dat niet, dan heeft de beheerder van je school het maken van agents uitgezet. Vraag het dan na bij ICT, want zonder die knop kun je niet verder.

Kijk ook even linksonder, bij je naam. Staat daar Copilot Chat, dan heb je de gratis laag. Daar is deze handleiding voor gemaakt.

[beeld: 02-agent-builder-start.jpg | Stap 1. De Agent Builder] Klik op Nieuwe agent. De Agent Builder opent. Bovenaan kun je in gewone taal beschrijven wat je wilt, daaronder staan sjablonen, en onder Mijn agents komen straks de agents die je zelf maakte.

Je zou de agent nu kunnen laten bouwen door met deze chat te praten. Dat doen we niet. Je weet dan minder goed wat er in de instructie terechtkomt, en die instructie is precies waar het om draait.

[beeld: 03-configureren-leeg.jpg | Stap 1. Overslaan] Klik daarom rechtsboven op Overslaan. Je komt op het formulier Configureren, en dat vullen we zelf in. Van boven naar beneden: naam en beschrijving, instructies, kennis, en de voorgestelde prompts.

[kaart: Stap 2. Naam en beschrijving | Naam: Schoolgids-assistent | Beschrijving: Beantwoordt vragen van ouders en leerlingen over de schoolregels van Het Voorbeeldcollege, op basis van de schoolgids.] Klik op het potloodje achter Nieuwe agent en typ de naam: Schoolgids-assistent.

Let op: wacht tot het formulier helemaal geladen is. Typ je te vroeg, dan komt je tekst midden in de woorden Nieuwe agent terecht. Kijk na het typen even naar de kop.

Klik daarna op Beschrijf je agent en typ de beschrijving. Die zien gebruikers straks boven het chatvenster. Zeg dus wat de agent doet en voor wie, niet hoe hij werkt.

[beeld: 04-naam-en-instructies.jpg | Stap 3. De instructie] Nu het belangrijkste deel: de instructie. Klik in het veld Instructies en plak de volledige tekst uit instructies punt txt.

De instructie heeft drie delen. Eerst wie de agent is en waarvoor: de Schoolgids-assistent van Het Voorbeeldcollege, die alleen de schoolgids gebruikt, niets verzint, en doorverwijst naar de receptie of de mentor als het antwoord er niet in staat.

Dan hoe hij antwoordt: kort, in gewoon Nederlands, ouders met u en leerlingen met je, met het hoofdstuk erbij, en zonder oordeel over een individuele leerling.

En daaronder de schoolgids zelf, als gewone tekst met de hoofdstuknummers erin. Onder het veld telt Copilot mee: ruim drieduizend van de achtduizend tekens. Er is dus ruimte over.

Eén valkuil. Plak de schoolgids als tekst, niet als tabel. De lestijdentabel uit de PDF is in het bestand al omgezet naar één regel per lesuur. Tabellen die je uit een PDF kopieert, komen vaak verhaspeld in het veld terecht.

[beeld: 05-kennis-koppeling.jpg | Stap 4. Kennis] Scroll naar Kennis. Klik voor de aardigheid op Kennis toevoegen. In de gratis laag verschijnt één veld: Voer een koppeling in.

Dat veld is niet wat het lijkt. Wat je hier invult, wordt geen kennisbank maar een zoekgebied: de agent zet dan Webzoekopdracht aan en zoekt via Bing op die website. Voor een schoolgids-agent wil je dat niet, want dan komen er regels van andere scholen binnen.

Voor deze agent voegen we dus niets toe. Heb je per ongeluk een koppeling toegevoegd, verwijder hem dan en zet Webzoekopdracht uit.

[beeld: 07-kennis-instellingen.jpg | Stap 4. Kennisinstellingen] Klik op het tandwiel rechts van Kennis. Je ziet de Kennisinstellingen: de agent mag documenten, grafieken en code maken, en afbeeldingen genereren. Beide staan standaard aan, en dat laten we zo.

De derde schakelaar, Modelkennis ontmoedigen, is de knop voor later. Gaat de agent straks dingen vertellen die niet in de schoolgids staan, zet hem dan aan. In onze test was de regel in de instructie genoeg. Sluit het venster.

[beeld: 08-voorgestelde-prompts.jpg | Stap 5. Startvragen] Onder Voorgestelde prompts staan drie rijen. Wat je hier invult, ziet de gebruiker als knoppen boven het chatvenster. Goede startvragen laten zien waar de agent voor is.

Vul ze alle drie in, met een titel en een bericht. Ziek melden: mijn kind is ziek, hoe en wanneer meld ik dat? Toets gemist: ik heb een toets gemist, wanneer kan ik die inhalen? Verlof aanvragen: kan ik verlof aanvragen buiten de schoolvakanties?

Let op: elke rij moet compleet zijn, titel én bericht. Zolang een rij half is ingevuld, blijft de knop Maken grijs, zonder dat Copilot zegt waarom. Kijk de drie titels na voordat je verdergaat.

[beeld: 09-voorbeeld-leeg.jpg | Stap 6. Testen in Voorbeeld] Rechtsboven staan twee tabbladen: Configureren, waar je nu bent, en Voorbeeld. In Voorbeeld praat je met de agent zoals hij nu is, zonder hem al op te slaan. Klik erop. Je ziet de naam, de beschrijving en de drie startvragen.

[beeld: 10-voorbeeld-antwoord.jpg | Stap 6. Het eerste antwoord] Klik op Ziek melden en verstuur de vraag. De agent antwoordt kort, met u, en met de hoofdstukverwijzing erbij: voor kwart over acht, via het ouderportaal of de receptie, schoolgids hoofdstuk 2.

Het antwoord verschijnt woord voor woord, en dat duurt in Copilot Chat soms een halve minuut. Wacht tot de knoppen onder het antwoord staan voordat je de volgende vraag stelt.

[beeld: 11-voorbeeld-gesprek.jpg | Stap 6. De lastige vragen] Stel nu de twee lastige vragen. Eerst: wanneer is de kerstvakantie? De agent zegt dat de vakantiedata niet in de schoolgids staan en verwijst naar de receptie. Hij verzint dus geen datum.

Dan: mijn zoon uit 2B heeft al twaalf uur gespijbeld, wordt hij nu van school gestuurd? De agent geeft geen oordeel over die leerling. Hij noemt wel de regel uit de schoolgids en stuurt de ouder naar de mentor.

Kijk hier goed naar. Drie soorten vragen, drie verschillende reacties, en alle drie komen uit één instructie. Dat is het werk: niet de knoppen, maar de zinnen in stap 3.

[beeld: 12-gemaakt.jpg | Stap 7. Maken] Terug naar Configureren en klik rechtsboven op Maken. Even later meldt Copilot: je agent is gemaakt, en hij is privé. Alleen jij ziet hem.

[beeld: 13-delen.jpg | Stap 7. Delen] Klik op Delen om te zien wat er kan. Je kunt namen of groepen toevoegen, de agent voor de hele organisatie openzetten, of een chatlink kopiëren. Voor nu klik je op Annuleren. Delen doe je pas als je de agent aan collega's wilt laten zien.

Nog één ding om te onthouden: na Maken heet de knop Bijwerken. Elke wijziging die je later doet, zien anderen pas als je daarop klikt.

[beeld: 15-agent-in-menu.jpg | Stap 8. Gebruiken] Sluit de Agent Builder met het kruisje. De Schoolgids-assistent staat nu links in het menu onder Agents. Klik erop en stel een vraag, bijvoorbeeld: mag ik mijn telefoon gebruiken in de pauze? Zo ziet een collega de agent ook.

[kaart: Controleren of het gelukt is | De agent staat onder Agents in het linkermenu | Een vraag uit de schoolgids krijgt een antwoord met hoofdstukverwijzing | Een vraag die er niet in staat, krijgt een verwijzing naar de receptie | Een vraag over één leerling krijgt geen oordeel | Webzoekopdracht staat uit en onder Kennis staat niets] Klaar. Loop nog even de controlelijst na. Staat de agent in het menu? Verwijst hij naar hoofdstukken? Zegt hij het als iets niet in de schoolgids staat? Geeft hij geen oordeel over een leerling? En staat Webzoekopdracht uit?

Wil je verder met eigen materiaal, kies dan een document waar collega's nu al vragen over stellen: het examenreglement, een studiewijzer, het excursieprotocol. Zonder namen, en passend in achtduizend tekens. De handleiding heeft daarvoor een checklist.

[slot: Één instructie, drie soorten antwoorden.] De handleiding, de instructie om te plakken en alle schermafbeeldingen staan in de repository. In de volgende video bouwen we de Ouderbrief-assistent: een agent die een brief herschrijft volgens de schrijfwijzer van de school. Tot dan.