Guido van Dijk
16 KiB
Bouwen in Microsoft 365 Copilot: de Ouderbrief-assistent
Handleiding 2 van de reeks Copilot-agents voor school
LeX Consultancy B.V. · 21 september 2026
In handleiding 1 bouwde je een agent die uit een document voorleest. Nu bouw je er een die iets met een tekst doet: een mentor plakt een wollige conceptbrief, en de agent maakt er een brief van die ouders in een keer begrijpen, volgens de schrijfwijzer van de school. Dezelfde agent maakt van die brief ook een bericht voor de ouderapp of de website.
Dit is de tegenhanger van deel B uit handleiding 3 van de Dify-reeks (Dify voor schoolcommunicatie). De stappen in de Agent Builder ken je uit handleiding 1; hier staan ze korter. Nieuw is de instructie: geen kennis om uit te citeren, maar regels om toe te passen.
Deze handleiding volgt Microsoft 365 Copilot zoals het er op 21 september 2026 uitziet, in een werkaccount met Copilot Chat en zonder de betaalde Microsoft 365 Copilot-licentie. Wijkt je scherm af, volg dan wat je ziet.
Zo lees je deze handleiding
| Vorm | Betekenis |
|---|---|
| 1. 2. 3. | Wat je doet: klikken, kiezen, openen |
| Vet | Een knop, menu of veld zoals het op je scherm staat |
| Tabel Wat je intypt | Waarden die je in een formulierveld zet |
| Grijs kader Intypen | Tekst die je letterlijk overtypt of plakt |
| Oranje kader | Een valkuil die je anders zelf ontdekt |
| Groen kader Zelf kiezen | Een plek waar je ons voorbeeld kunt vervangen door je eigen materiaal, stijl of prompt |
De ontwerpkaart van deze app
| 1. Voor wie | 2. Wat gaat erin |
|---|---|
| Een mentor die om 16:00 nog een brief over de ouderavond moet versturen en drie wollige alinea's heeft staan. Wil dat de brief klinkt als de school, niet als hemzelf. | De conceptbrief of losse zinnen, geplakt in de chat. Als de klas of de gevraagde actie ontbreekt, vraagt de agent ernaar. |
| 3. Wat komt eruit | 4. Waar moet hij zich aan houden |
|---|---|
| Een herschreven brief met onderwerpregel, plus een lijstje "Wat ik heb veranderd" met per punt de regel uit de schrijfwijzer. Op verzoek dezelfde inhoud als bericht voor ouderapp, website of sociale media. | De schrijfwijzer (in de instructie): B1, u voor ouders, te vermijden woorden, opbouw, lengte per kanaal. Niets verzinnen: ontbrekende gegevens worden [INVULLEN]. Geen inleiding, geen compliment. |
5. Waaraan zie je dat het werkt
| Test | Wat gaat erin | Wat moet eruit komen |
|---|---|---|
| 1 | De wollige brief over de ouderavond (stap 4) | Onderwerpregel, u, korte zinnen, "middels" en "z.s.m." weg, actie op een eigen regel, [INVULLEN] waar de naam van de afzender ontbreekt |
| 2 | "Maak van dezelfde brief een bericht voor de ouderapp" | Maximaal 80 woorden, een datum, een actie, geen inleiding |
| 3 (de lastige) | Een brief zonder datum en zonder klas | De agent vraagt eerst om de datum en de klas, of zet [INVULLEN] |
Lees dit eerst: wat mag en wat niet
Een conceptbrief bevat soms meer dan je denkt: de naam van een leerling, een klas met een incident, een adres. Twee afspraken:
| Wat | Afspraak |
|---|---|
| Wat je plakt | Alleen de tekst van de brief, zonder namen van leerlingen. Staat er een naam in, vervang die door "uw kind" voordat je plakt. De agent vraagt er niet om en heeft hem niet nodig. |
| Wat je ermee doet | De agent maakt een concept. Jij leest het, vult de [INVULLEN]-plekken in en stuurt het zelf. Brieven aan een hele afdeling gaan volgens de schrijfwijzer eerst langs het team communicatie, ook als een agent ze schreef. |
Copilot Chat met een werkaccount valt onder de afspraken van de school met Microsoft; de gesprekken worden niet gebruikt om modellen te trainen. Voor concepten van brieven is dat in de meeste scholen voldoende. Bij twijfel: de privacyfunctionaris.
Voorbereiding
- Handleiding 1 gedaan, of in elk geval weten waar Nieuwe agent en Overslaan zitten.
- De schrijfwijzer
schrijfwijzer-voorbeeldcollege.pdfuit deze map om te lezen. De tekst staat al ininstructies.txt.
Zelf kiezen: je eigen schrijfwijzer. Heeft je school een schrijfwijzer, huisstijlgids of een lijstje "zo schrijven wij"? Zet die tekst in de instructie in plaats van de onze, onder dezelfde kop. Geen schrijfwijzer? Schrijf er zelf een van tien regels: aanspreekvorm, maximale lengte, drie woorden die je nooit meer wilt zien, en de vaste opbouw. Dat is genoeg om te beginnen; het lijstje groeit vanzelf bij elke brief die je nakijkt.
Stap 1. Maak de agent en vul naam en beschrijving in
- Klik in het linkermenu op Nieuwe agent, dan rechtsboven op Overslaan.
- Vul naam en beschrijving in.
| Veld op het scherm | Wat je intypt |
|---|---|
| Naam | Ouderbrief-assistent |
| Beschrijving | Herschrijft conceptbrieven en berichten voor ouders volgens de schrijfwijzer van Het Voorbeeldcollege: B1, kort, met een duidelijke actie. |
Stap 2. Schrijf de instructie
De instructie bestaat uit een werkwijze en daaronder de schrijfwijzer zelf. Samen 4.400 tekens; er is ruimte voor 8.000.
- Klik in Instructies en plak de tekst uit
instructies.txt. De werkwijze:
Je bent de Ouderbrief-assistent van Het Voorbeeldcollege. Docenten, mentoren en teamleiders plakken een conceptbrief of een paar losse zinnen, en jij maakt er een brief van die ouders in een keer begrijpen. Je werkt volgens de schrijfwijzer hieronder.
Werkwijze:
1. Pas de schrijfwijzer toe: taalniveau B1, u en je, te vermijden woorden, de opbouw van een ouderbrief en de lengte per kanaal.
2. Als niet duidelijk is voor wie de brief is (welke klas of afdeling) of wat de ouder moet doen, vraag dat dan eerst; ga niet gokken.
3. Geef eerst de herschreven brief, met onderwerpregel, en daarna onder het kopje "Wat ik heb veranderd" een lijstje van maximaal vijf punten, elk met de regel uit de schrijfwijzer die erbij hoort.
4. Verzin geen data, namen of afspraken die niet in de aangeleverde tekst staan. Ontbreekt iets wat een ouder moet weten, zet dan [INVULLEN] op die plek.
5. Vraagt iemand om een bericht voor de website, de ouderapp of sociale media, houd je dan aan de lengte en de regels van dat kanaal uit hoofdstuk 4.
6. Wees kort. Geen inleiding, geen compliment, geen afsluiting van jouw kant.
SCHRIJFWIJZER OUDERBRIEVEN EN NIEUWS, Het Voorbeeldcollege, team communicatie, schooljaar 2026-2027
1. Voor wie we schrijven
...
Daarna volgen de zeven hoofdstukken van de schrijfwijzer. De tabel "Liever niet / Wel" uit de PDF is in instructies.txt een lijstje geworden ("middels, ten behoeve van, inzake, omtrent: met, voor, over"); tabellen plakken slecht.
Vergelijk deze instructie met die van handleiding 1. Daar stond: gebruik alleen dit, verzin niets. Hier staat: pas deze regels toe op wat je krijgt. Dat is het verschil tussen een agent die weet en een agent die doet. Punt 3 bepaalt de vorm van het antwoord, punt 4 houdt je uit de problemen, punt 5 maakt van een brievenschrijver ook een nieuwsschrijver.
Zelf kiezen: de werkwijze. Wil je liever twee varianten (kort en uitgebreid)? Een versie in het Engels erbij voor anderstalige ouders? Alleen de brief, zonder "Wat ik heb veranderd"? Verander alleen punt 3 en test opnieuw. Punt 4 (niets verzinnen, [INVULLEN]) raden we aan om te laten staan.
- Laat Kennis leeg en Webzoekopdracht uit. Een brievenschrijver hoeft niets op te zoeken.
Stap 3. Voeg startvragen toe
Een startvraag mag eindigen op een dubbele punt: de gebruiker klikt erop, plakt zijn tekst erachter en verstuurt.
| Titel | Bericht |
|---|---|
Brief herschrijven |
Herschrijf deze conceptbrief volgens de schrijfwijzer: |
Bericht voor de ouderapp |
Maak van deze tekst een bericht voor de ouderapp: |
Brief nakijken |
Kijk deze brief na op de schrijfwijzer en noem alleen wat er nog niet klopt: |
De velden voor startvragen raken soms een titel kwijt als je snel doorklikt; Copilot zet er dan "Voeg een titel toe" onder in het rood en de knop Maken blijft grijs. Kijk de drie rijen na voordat je verder gaat.
Stap 4. Test met een wollige brief
- Klik op Voorbeeld.
- Klik op Brief herschrijven en plak achter de dubbele punt de brief hieronder. Verstuur.
Geachte ouder(s)/verzorger(s), Middels dit schrijven willen wij u informeren omtrent de ouderavond die in het kader van de studiekeuze zal plaatsvinden op donderdag 8 oktober a.s. om 19.30 uur in de aula. Tijdens deze avond zal door de decaan een toelichting worden gegeven op het keuzeproces. U wordt verzocht uw aanwezigheid z.s.m. door te geven d.m.v. het ouderportaal. Met vriendelijke groet, de directie
Het antwoord komt langzaam, regel voor regel; in onze test duurde het ruim een minuut. Het resultaat:
Let op vijf dingen:
- Er staat een onderwerpregel van vijf woorden: "Ouderavond studiekeuze 8 oktober".
- "Middels dit schrijven", "omtrent", "in het kader van", "z.s.m." en "d.m.v." zijn weg.
- De actie staat op een eigen regel, met een vraag: "Wilt u uiterlijk [INVULLEN] via het ouderportaal doorgeven of u aanwezig bent?" De agent verzon geen datum.
- De ondertekening is [INVULLEN naam] en [INVULLEN functie]: de schrijfwijzer verbiedt "de directie", en de agent kent de naam niet.
- Onder Wat ik heb veranderd staan vijf punten met de regel erbij.
- Vraag dezelfde inhoud voor een ander kanaal.
| Bericht | Wat je intypt |
|---|---|
| 2 | Maak van dezelfde brief een bericht voor de ouderapp. |
Het bericht is 45 woorden, zonder aanhef en zonder inleiding: precies hoofdstuk 4 van de schrijfwijzer. En de [INVULLEN]-plekken blijven staan; de agent verzint ook hier niets.
Zelf kiezen: de lastige test. Plak een brief zonder datum en zonder klas ("Volgende week is er een excursie, wilt u het formulier invullen?"). Volgens punt 2 van de werkwijze moet de agent eerst vragen om wat ontbreekt. Doet hij dat niet en vult hij [INVULLEN] in, dan is dat ook goed; verzint hij een datum, dan is punt 4 niet streng genoeg en zet je erbij: "Ook geen datum bij benadering."
Stap 5. Maak de agent
- Klik op Maken. De agent is privé tot je hem deelt.
- Klik op Chat starten of sluit de Builder. De agent staat nu onder Agents in het linkermenu, naast de Schoolgids-assistent.
Delen doe je zoals in handleiding 1, stap 7: met een paar collega's, met een team, of met de hele organisatie. Voor deze agent ligt delen met alle mentoren voor de hand; doe dat pas na de checklist aan het eind.
Controleren of het gelukt is
- De herschreven brief heeft een onderwerpregel en spreekt ouders aan met u
- Woorden uit de "liever niet"-lijst komen niet meer voor
- Elke ontbrekende datum, naam of functie staat als [INVULLEN] in de brief
- "Wat ik heb veranderd" noemt per punt de regel uit de schrijfwijzer
- Een ouderapp-bericht blijft onder de 80 woorden
- De agent begint niet met "Natuurlijk, hier is..." en eindigt niet met een compliment
Als het misgaat
| Wat je ziet | Wat er aan de hand is |
|---|---|
| De agent verzint een datum of een naam | Punt 4 ontbreekt of is afgezwakt. Zet hem terug, en voeg toe: "Ook geen datum bij benadering" |
| De brief is nog steeds lang en formeel | De schrijfwijzer is niet meegeplakt, of alleen de werkwijze staat in de instructie. Tel: het veld moet rond de 4.400 tekens staan |
| "Wat ik heb veranderd" ontbreekt | Punt 3 ontbreekt, of de gebruiker vroeg alleen om nakijken (dan hoort het antwoord anders te zijn) |
| Het ouderapp-bericht is 150 woorden | Punt 5 ontbreekt, of hoofdstuk 4 van de schrijfwijzer is niet meegeplakt |
| Het antwoord begint met een inleiding | Punt 6 ontbreekt. Modellen zijn beleefd uit zichzelf; je moet het uitzetten |
| De knop Maken blijft grijs | Een startvraag mist een titel of een bericht (rood tekstje eronder) |
| Het antwoord komt tergend langzaam | Normaal in Copilot Chat op drukke momenten. Wacht tot Kopiëren onder het antwoord staat |
Maak hem van jou
| Aanpassing | Waar | Moeilijkheid | Wat je ervoor terugkrijgt |
|---|---|---|---|
| Je eigen schrijfwijzer | Stap 2, onder de kop SCHRIJFWIJZER | makkelijk | Brieven die klinken als jouw school |
| Een vaste ondertekening | Stap 2, punt 3: "Onderteken met [naam], [functie]" of een vaste naam | makkelijk | Geen [INVULLEN] meer bij de afzender |
| Alleen nakijken, niet herschrijven | Stap 3, derde startvraag; of een aparte agent "Briefcontrole" | makkelijk | Een collega die zelf wil schrijven en alleen een tweede oog wil |
| Een Engelse versie erbij | Stap 2, punt 3: "Geef daaronder dezelfde brief in het Engels" | makkelijk | Anderstalige ouders bereikt zonder extra werk |
| Drie kanalen in een keer (website, ouderapp, sociale media) | Stap 2, nieuw punt: "Vraagt iemand om schoolnieuws, geef dan alle drie de versies" | gemiddeld | De nieuwsroute uit Dify-handleiding 3, in Copilot |
| De schrijfwijzer als bestand op SharePoint | Kennis, met Microsoft 365 Copilot-licentie | gemiddeld | Team communicatie beheert de schrijfwijzer op een plek, de agent leest altijd de laatste versie |
| Een brief in Word opleveren | Stap 2, punt 3: "Lever de brief ook als Word-bestand"; Kennisinstellingen, documenten maken staat aan | gemiddeld | Een bestand dat de mentor meteen kan versturen; zie handleiding 3 voor hoe de agent bestanden maakt |
| De agent beoordeelt of een brief langs team communicatie moet | Stap 2, nieuw punt met de regel uit hoofdstuk 6 | moeilijk | Een poortwachter; test goed, want de agent moet dan de doelgroep uit de brief afleiden |
Drie opdrachten
- Vervang de schrijfwijzer. Zet de schrijfregels van jouw school in de instructie en laat dezelfde wollige brief herschrijven. Welke regel uit jouw document zie je terug in "Wat ik heb veranderd", welke niet? Regels die de agent negeert, staan meestal te vaag ("schrijf helder"). Maak ze concreet ("zinnen van maximaal vijftien woorden").
- Vijf brieven van dit jaar. Verzamel vijf echte brieven die je school dit jaar stuurde (namen eruit). Laat ze nakijken met de derde startvraag. Wat valt op? Dat is je schrijfwijzer voor volgend jaar.
- Laat de mentoren hem slopen. Deel de agent met twee mentoren en vraag ze een week lang elke brief erdoorheen te halen. Vraag na een week: wat herschreef de agent goed, wat moesten ze elke keer terugdraaien? Dat laatste gaat in de instructie.
Checklist voordat je deelt
- De schrijfwijzer in de instructie is de versie waar team communicatie achter staat
- Er staat geen naam van een leerling of ouder in de instructie of in de startvragen
- Punt 4 (niets verzinnen) staat erin en je hebt het getest met een brief zonder datum
- Wie de agent gebruikt, weet dat het een concept is dat hij zelf naleest en verstuurt
- Afgesproken wie de instructie bijwerkt als de schrijfwijzer verandert
En verder
Deze agent werkt met tekst die de gebruiker plakt. In handleiding 3 laat je een agent rekenen en een bestand maken: de Toetsweekplanner stelt vragen, verdeelt de toetsstof over de dagen en levert een Excel-bestand op OneDrive.