copilot-handleidingen/06-notulen-assistent/video-script.md

titel: De Notulen-assistent

ondertitel: Handleiding 6 · van een geplakt transcript naar een verslag met besluiten en actiepunten

stem: nl-NL-FennaNeural

tempo: -5%

uitvoer: video-notulen-assistent

[titel] Welkom bij de zesde en laatste handleiding van de reeks Copilot-agents voor school. Je bouwt de Notulen-assistent: een agent die van het transcript van een overleg een verslag maakt, met een samenvatting, de besluiten, een tabel met actiepunten en wat is doorgeschoven. Op verzoek ook als Word-bestand.

Dit is de kortste instructie uit de reeks: dertienhonderd tekens.

[kaart: Lees dit eerst | Wat je plakt of bijvoegt blijft in het tenant van de school; overleg toch met de privacyfunctionaris | Opnemen en transcriberen: vooraf toestemming van alle deelnemers | Haal namen van leerlingen uit het transcript, of laat de agent ze weglaten | Iemand die erbij was leest het verslag na] Een transcript bevat namen van collega's en soms van leerlingen. Daarom: wat je plakt of bijvoegt blijft binnen het tenant van de school, maar overleg met de privacyfunctionaris voordat je echte transcripten gebruikt. Opnemen en transcriberen vraagt vooraf toestemming van alle deelnemers. Haal namen van leerlingen uit het transcript voordat je het plakt. En iemand die erbij was, leest het verslag na: de agent vat samen wat er gezegd is, niet wat er bedoeld werd.

In de Dify-reeks begon deze tool bij een geluidsopname. Dat kan Copilot Chat niet: er is geen spraakherkenning in de Agent Builder. Wat wel kan, is de tweede helft: van transcript naar verslag. Het transcript komt van elders, bijvoorbeeld van Teams.

[kaart: Stap 1. Naam en beschrijving | Nieuwe agent, dan Overslaan | Naam: Notulen-assistent | Beschrijving: Maakt van het transcript van een overleg een kort verslag met samenvatting, besluiten en actiepunten.] Klik op Nieuwe agent, dan op Overslaan. Vul de naam in, Notulen-assistent, en de beschrijving.

[beeld: 01-configureren-ingevuld.jpg | Stap 2. De instructie] Plak de instructie uit instructies punt txt. Hij zegt wie de agent is, dat het transcript vaak van spraakherkenning komt en fouten kan bevatten in namen en getallen, en dat de agent dan een vraagteken zet bij wat hij niet zeker weet.

Dan de indeling, met precies deze vijf kopjes. Overleg: één regel met welk overleg, datum en aanwezigen. Samenvatting: maximaal vijf zinnen. Besluiten: een genummerde lijst, alleen wat echt is besloten. Actiepunten: een tabel met wat, wie en wanneer, en niet genoemd als er geen datum is. Doorgeschoven: wat bewust naar een volgend overleg is verplaatst, met de reden.

En vijf regels: laat zijpaden weg, verzin niets, vraag om het transcript als je alleen een vraag krijgt, maak een Word-bestand als daarom gevraagd wordt, en geen inleiding, geen compliment, geen afsluiting.

Die laatste regel is nodig omdat een chat-agent uit zichzelf begint met Natuurlijk, hier is je verslag, en eindigt met Laat me weten als je nog iets wilt.

Vul de startvragen in: Verslag maken, met een dubbele punt om het transcript achter te plakken; Verslag als Word, voor wie het transcript als bestand bijvoegt; en Wat doe je. Kennis leeg, Webzoekopdracht uit, en Maak documenten, grafieken en code aan.

[beeld: 02-gemaakt.jpg | Stap 3. Maken] Klik op Maken en dan op Chat starten.

[beeld: 03-agent-start.jpg | Stap 3. De agent in de chat] De Notulen-assistent staat klaar met zijn drie startvragen.

[beeld: 04-wat-doe-je.jpg | Stap 4. De lastige test eerst] Begin met de lastige test: klik op Wat doe je. Eén zin: wat de agent maakt, en de vraag om het transcript te plakken of bij te voegen. Geen verzonnen verslag. Dat is de derde regel.

[beeld: 05-transcript-geplakt.jpg | Stap 4. Het transcript plakken] Open het fictieve transcript van het sectieoverleg Nederlands, kopieer alles, klik op Verslag maken en plak het achter de dubbele punt. Drie sprekers, drie agendapunten, en een zijpad over het koffieapparaat. Verstuur.

[beeld: 06-verslag-begin.jpg | Stap 4. Het verslag] Het verslag komt binnen een halve minuut, met precies de vijf kopjes. Onder Overleg de regel met datum en aanwezigen; de samenvatting telt vier zinnen.

[beeld: 07-besluiten-actiepunten.jpg | Stap 4. Besluiten en actiepunten] Onder Besluiten vier punten: de gecombineerde toets, het uitstel van de leesmethode, en de twee rolverdelingen voor de open dag. Onder Actiepunten een tabel met drie regels: Fatima past de studiewijzer aan voor vrijdag 25 september, Bram vraagt de proefkosten na deze week, Bram levert de proeflesopzet voor 1 november.

Vergelijk dat met het transcript. In onze test klopte alles. Kijk vooral naar wat de agent een besluit noemt: Bram doet de proefles is een afspraak, en de agent zet het bij de besluiten. Dat is verdedigbaar, maar het is een keuze van de agent, niet van jou. Vind je dat afspraken bij de actiepunten horen, zet dat dan in de instructie.

[beeld: 08-doorgeschoven.jpg | Stap 4. Doorgeschoven] Onder Doorgeschoven staat de leesmethode, met de reden. En het koffieapparaat komt nergens voor: dat was het zijpad, en de eerste regel zegt dat het weg moet.

[beeld: 09-word-eerste-poging.jpg | Stap 5. Word, eerste poging] Vraag nu om het Word-bestand: zet dit verslag in een Word-bestand. In onze test ging dat de eerste keer mis. De agent vroeg om het transcript of het verslag opnieuw te plakken, alsof het gesprek leeg was. Waarschijnlijk paste de regel over een vraag zonder transcript beter op dit korte bericht dan de regel over Word.

[beeld: 10-word-gemaakt.jpg | Stap 5. Duidelijker vragen] Wees dan duidelijker: het verslag staat hierboven in dit gesprek, maak daar een Word-bestand van met de naam verslag sectieoverleg, en maak dat bestand echt aan. Nu verschijnt Redeneren voltooid in twee stappen, en een link naar het bestand op je OneDrive.

[beeld: 11-word-voorbeeld.jpg | Stap 5. Het Word-bestand] Klik op de link. Het document opent naast de chat: de titel, de vijf kopjes in blauw, de besluiten genummerd.

[beeld: 12-word-tabel.jpg | Stap 5. De tabel] Scroll naar beneden: de actiepunten staan als echte tabel met drie kolommen, en Doorgeschoven eronder.

Wil je het Word-bestand zonder tweede bericht, vraag er dan meteen om, of maak de regel in de instructie duidelijker: vraagt de collega om een Word-bestand, ook in een later bericht, gebruik dan het verslag dat je al gaf.

[kaart: Controleren of het gelukt is | Zonder transcript: een zin uitleg en de vraag erom | Precies de vijf kopjes, in die volgorde | Het zijpad staat er niet in | Actiepunten met wat, wie en wanneer | Het Word-bestand op OneDrive met dezelfde indeling en een echte tabel | Geen Natuurlijk bovenaan, geen Laat het me weten onderaan] De controlelijst: vraagt hij om het transcript als dat ontbreekt? Vijf kopjes in de juiste volgorde? Zijpad weg? Actiepunten compleet? Word-bestand met tabel? En geen inleiding of afsluiting?

[slot: Zes agents, in de gratis laag.] Dat waren zes agents in de gratis laag van Copilot: een die uit een document voorleest, een die regels toepast, een die rekent en een bestand maakt, een die lesmateriaal beoordeelt, een die leerlingen coacht, en een die een transcript samenvat. Wat overblijft en hier niet kan, audio omzetten, een eigen zoektool, een mens die goedkeurt vóór publicatie, staat in de bijlage Wat niet kan. Alles staat in de repository. Dank voor het kijken.