dify-handleidingen/03-schoolcommunicatie/video-script.md

titel: Dify voor schoolcommunicatie

ondertitel: Handleiding 3 · Ouderbrief-assistent, Schoolnieuws en de Balie-stand

stem: nl-NL-FennaNeural

tempo: -5%

uitvoer: video-schoolcommunicatie

reeks: Reeks AI Agents met Dify voor school

bron: git.lexconsultancy.nl/guido/dify-handleidingen

[titel] Welkom bij de derde handleiding van de reeks AI Agents met Dify voor school. In handleiding 1 bouwde je een workflow, in handleiding 2 een agent met een kennisbank. Nu zet je die twee vormen in voor een echt team: de mensen die op school schrijven aan ouders, voor de website en voor de ouderapp.

Drie apps voor Het Voorbeeldcollege: de Ouderbrief-assistent, die een conceptbrief herschrijft volgens de schrijfwijzer; Schoolnieuws, dat van één formulier drie berichten maakt; en de Balie-stand, een tweede gebruiker in de app die je al had.

[kaart: Voorbereiding | Handleiding 2 gedaan: de kennisbank en de Schoolgids-assistent staan op je account | De schrijfwijzer van Het Voorbeeldcollege, twee pagina's, zit bij de handleiding | Model op gpt-5-mini | Vier delen: A schrijfwijzer in de kennisbank, B Ouderbrief-assistent, C Schoolnieuws, D Balie-stand] Je hebt handleiding 2 gedaan, dus de kennisbank Schoolgids Voorbeeldcollege staat op je account. Nu komt daar de schrijfwijzer bij: twee pagina's met regels over taalniveau, aanspreekvorm, te vermijden woorden en de lengte per kanaal. Heeft jouw school een eigen huisstijlgids, dan gebruik je die; twee tot vijf pagina's met concrete regels werken beter dan dertig pagina's visie.

[beeld: a01-add-file.jpg | Deel A, stap 1. De schrijfwijzer toevoegen] Open bij Knowledge de kennisbank Schoolgids Voorbeeldcollege en klik bij Documents op Add file. Kies de schrijfwijzer. In de sandbox kun je maar één bestand per keer uploaden; dat is geen fout van jou.

[beeld: a03-chunk-delimiter.jpg | Deel A, stap 2. De knipinstelling] Dify onthoudt de instelling van het eerste document niet per se. Zet de delimiter opnieuw op twee keer backslash n en klik op Preview Chunk: een handvol stukken van een alinea of langer. Save and Process, en wacht op het groene vinkje. De kennisbank heeft nu twee documenten.

[beeld: a05-settings.jpg | Deel A, stap 4. De beschrijving] Nu de beschrijving bijwerken, want de agent leest die om te beslissen of hij gaat zoeken. Nu er ook schrijfregels in staan, moet de beschrijving dat zeggen: twee documenten, schoolgids met de schoolregels, schrijfwijzer met hoe de school schrijft aan ouders, gebruik bij schoolregels en bij teksten voor ouders.

Let op: de beschrijving mag maximaal 400 tekens zijn. Is hij langer, dan slaat Dify hem niet op en zie je geen foutmelding. Controleer na Save of de nieuwe tekst er echt staat.

[beeld: b02-lege-agent.jpg | Deel B, stap 5. De Ouderbrief-assistent] Deel B. Ga naar Studio, Create, Create from Blank, en kies de kaart Agent. Naam: Ouderbrief-assistent. Zet het model op gpt-5-mini.

[beeld: b03-instructie.jpg | Deel B, stap 6. De instructie] Plak de instructie. Een docent plakt een conceptbrief, de assistent maakt er een brief van die ouders in één keer begrijpen, en legt uit wat hij veranderde en waarom.

De werkwijze in vijf punten: raadpleeg altijd eerst de schrijfwijzer in je kennisbank. Vraag eerst voor wie de brief is als dat niet duidelijk is, ga niet gokken. Geef eerst de herschreven brief met onderwerpregel, daarna onder het kopje Wat ik heb veranderd maximaal vijf punten met de regel erbij. Verzin geen data, namen of afspraken; ontbreekt iets, zet dan INVULLEN op die plek. En wees kort, geen inleiding, geen compliment.

Punt drie bepaalt de vorm, en dat mag je veranderen. Punt vier houdt je uit de problemen; laat dat staan.

[beeld: b05-gekoppeld.jpg | Deel B, stap 7. De kennisbank koppelen] Klik bij Knowledge op Add, vink Schoolgids Voorbeeldcollege aan. De kennisbank hangt aan de agent.

[beeld: b07-antwoord2.jpg | Deel B, stap 8. De wollige brief] Plak in Debug and Preview de testbrief: geachte ouders, middels dit schrijven willen wij u informeren omtrent de ouderavond die in het kader van de studiekeuze zal plaatsvinden, u wordt verzocht uw aanwezigheid z.s.m. door te geven. Alles wat de schrijfwijzer verbiedt.

Het antwoord: een onderwerpregel, u-vorm, de eerste zin zegt waar het over gaat, en de verboden woorden zijn weg. Waar de conceptbrief iets niet zegt, een uiterste datum, een naam om te bellen, staat INVULLEN.

[beeld: b06-antwoord.jpg | Deel B, stap 8. Wat ik heb veranderd] Daaronder: Wat ik heb veranderd, met per punt de regel uit de schrijfwijzer. En boven het antwoord staat Used Knowledge: de agent heeft de schrijfwijzer echt gelezen.

Krijg je een antwoord zonder Used Knowledge? Controleer dan de beschrijving uit stap 4. Een beschrijving die alleen over schoolregels gaat, zorgt dat de agent bij een schrijfvraag niet gaat zoeken.

[beeld: b09-publish2.jpg | Deel B, stap 9. Publiceren] Publish, Publish Update. Zonder deze stap krijgt de webapp je instructie en kennisbank niet; een agent-app is bij het aanmaken al gepubliceerd, maar leeg.

[beeld: c17-hele-flow.jpg | Deel C. Schoolnieuws] Deel C: Schoolnieuws. Eén bericht komt bijna nooit op één plek. De website wil 200 woorden met een kop, de ouderapp 80 woorden op een telefoonscherm, sociale media 60 woorden met een hashtag. In plaats van drie keer schrijven, vul je één formulier in.

Zo ziet de workflow er straks uit: User Input, Knowledge Retrieval, drie LLM-stappen en Output.

[beeld: c04-drie-velden.jpg | Deel C, stap 11. Drie invoervelden] Maak een nieuwe Workflow met de naam Schoolnieuws en geef User Input drie velden. Kernboodschap, een Paragraph: wat is er gebeurd, wie, wat, waar, wanneer. Afdeling, een Short Text: voor welke klas of afdeling. En toon, een Select met drie opties: informatief, feestelijk, dringend.

Kies het Field Type vóór je begint te typen. Verander je het type achteraf, dan sluit het venster soms en ben je je invoer kwijt.

[beeld: c07-kr3.jpg | Deel C, stap 12. Knowledge Retrieval] Klik op het plusje achter User Input en kies Knowledge Retrieval. Als zoekvraag kies je de kernboodschap, en je koppelt de kennisbank. Dat de zoekvraag de kernboodschap is en niet het woord schrijfwijzer, werkt omdat de kennisbank klein is: de schrijfwijzer komt vrijwel altijd mee.

[beeld: c09-website2.jpg | Deel C, stap 13. Het eerste LLM-blok] Nu drie LLM-blokken achter elkaar, elk met hetzelfde model en dezelfde context, maar een eigen prompt. Blok 1: model gpt-5-mini, bij Context kies je Knowledge Retrieval result. Dan de prompt: begin je antwoord met de regel WEBSITE, schrijf een nieuwsbericht van maximaal 200 woorden, een actieve kop van acht woorden, wie wat waar wanneer in de eerste alinea, houd je aan de schrijfwijzer, verzin geen feiten.

Onder de prompt vier regels met variabelen: schrijfwijzer, afdeling, toon, kernboodschap. Elke keer een schuine streep, en Context staat onderaan het menu.

Let op: de context werkt alleen als je hem ook echt in de prompt zet via de schuine streep. Alleen het veld Context vullen is niet genoeg; Dify waarschuwt daar in oranje voor.

[beeld: c10-website3.jpg | Deel C, stap 13. Hernoemen] Klik op de naam LLM bovenin het paneel en hernoem het blok naar Website. Dat houdt de drie blokken straks uit elkaar.

[beeld: c13-ouderapp-klaar.jpg | Deel C, stap 13. Ouderapp en Social] Blok 2 op dezelfde manier, met de prompt voor de ouderapp: maximaal 80 woorden, één boodschap, één datum, één actie, geen inleiding en geen kop. Hernoem naar Ouderapp. Blok 3 voor Social: maximaal 60 woorden, warm en concreet, geen jubeltaal, maximaal drie hashtags waarvan altijd Voorbeeldcollege, geen namen van leerlingen. Hernoem naar Social.

De drie prompts verschillen alleen in de eerste alinea. Dat is de plek voor jullie kanaalregels: geen Instagram maar een nieuwsbrief? Vervang blok 3.

[beeld: c16-output.jpg | Deel C, stap 14. Output] Achter Social: Output, met drie uitvoervariabelen: website, ouderapp en social, elk gekoppeld aan de text van het bijbehorende blok.

[beeld: c20-testrun-social.jpg | Deel C, stap 15. Test Run] Test Run. Vul de kernboodschap in: op donderdag 8 oktober om half acht is er een ouderavond voor klas 2 in de aula, aanmelden tot 5 oktober via het ouderportaal. Afdeling klas 2, toon informatief. Start Run.

De blokken kleuren een voor een groen, en rechts komen de drie teksten, met de labels WEBSITE, OUDERAPP en SOCIAL. Controleer: het websitebericht heeft een kop en sluit af met contact, het ouderappbericht is één alinea zonder kop, het socialbericht eindigt op de hashtag. En het contactnummer komt uit de schoolgids, niet uit de lucht.

[beeld: c23-webapp.jpg | Deel C, stap 16. De webapp] Publish, en dan in het linkermenu Toegangspunt: daar staat de webapp-link. Formulier links, drie teksten rechts. Dat is wat een collega ziet.

[beeld: d01-studio-vijf-apps.jpg | Deel D. Vijf apps: de sandbox is vol] Deel D. De derde wens van het team was een vraagbaak voor de receptie. Je zou de Schoolgids-assistent kunnen kopiëren met Duplicate, maar kijk naar Studio: met vijf apps zit een sandbox-account vol.

Daarom doen we het anders, en eigenlijk beter. De Schoolgids-assistent heeft de schrijfwijzer al in zijn kennisbank; dat gebeurde in deel A zonder dat je de app aanraakte. Je hoeft hem alleen te vertellen wanneer hij als balie moet werken.

[beeld: d04-instructie-nieuw.jpg | Deel D, stap 17. De Balie-stand] Open de Schoolgids-assistent en plak onder de instructie een alinea: Balie-stand. Als een medewerker begint met Balie, dubbele punt, en daarna een vraag van een ouder plakt, schrijf dan het antwoord dat de medewerker naar die ouder kan sturen, volgens de schrijfwijzer, u-vorm, maximaal zes zinnen, met een contactmogelijkheid. Weet je het antwoord niet, schrijf dan een kort bericht dat je het navraagt, met INVULLEN.

[beeld: d05-balie-antwoord.jpg | Deel D, stap 18. Testen als balie] Plak: Balie, dubbele punt, hallo, mijn dochter zit in 1C en is morgen ziek, moet ik haar afmelden en krijgt ze de toets op een ander moment?

Het antwoord haalt ziekmelding en inhaalmoment uit twee hoofdstukken van de schoolgids, spreekt de ouder aan met u, en sluit af met de receptie. Stel dezelfde vraag zonder Balie ervoor, en je krijgt het kortere antwoord uit handleiding 2. Eén app, twee gebruikers.

Vergeet Publish Update niet; anders kent de webapp de Balie-stand niet. Het woord Balie is een afspraak, geen techniek: kies een woord dat jullie team logisch vindt.

[kaart: Controleren of het gelukt is | De kennisbank heeft twee documenten en een beschrijving die beide noemt | De Ouderbrief-assistent antwoordt met Used Knowledge en INVULLEN waar iets ontbreekt | Schoolnieuws geeft drie teksten met de labels WEBSITE, OUDERAPP en SOCIAL | Het contactnummer komt uit de schoolgids | Balie, dubbele punt, geeft een antwoord in u-vorm met hoofdstukverwijzing | Alle drie de apps zijn gepubliceerd met Publish Update] De controlelijst: twee documenten in de kennisbank met een beschrijving die beide noemt? Used Knowledge en INVULLEN bij de Ouderbrief-assistent? Drie teksten met labels uit Schoolnieuws? Contactnummer uit de schoolgids? Een u-antwoord op Balie? En alles gepubliceerd?

[slot: Drie apps, één kennisbank, één team.] De handleiding, de schrijfwijzer en de beelden staan in de repository; de apps staan live op udify punt app. In de volgende video gaan we naar de nieuwe Agent Console: de Toetsweekplanner, met een bestand, een tool en een sandbox die een Excel-bestand maakt. Tot dan.