gemini-handleidingen/01-schoolgids-assistent/video-script.md

titel: De Schoolgids-assistent

ondertitel: Handleiding 1 · een Gem bouwen in Google Gemini

stem: nl-NL-FennaNeural

tempo: -5%

uitvoer: video-schoolgids-assistent

reeks: Reeks Gemini-agents voor school

bron: git.lexconsultancy.nl/guido/gemini-handleidingen

[titel] Welkom bij de eerste handleiding van de reeks Gemini-agents voor school. In een kwartier bouw je een Schoolgids-assistent: een Gem die vragen van ouders en leerlingen over de schoolregels beantwoordt, alleen uit de schoolgids, met het hoofdstuk erbij.

Je hebt er alleen je schoolaccount voor nodig, in Google Workspace for Education. Gemini zit daar standaard bij, in alle edities. Een extra licentie is niet nodig.

Wie de Dify-reeks of de Copilot-reeks kent, ziet hetzelfde ontwerp. Het verschil bij Gemini: de schoolgids gaat als bestand in de Gem. Niet inkorten, geen kennisbank inrichten. Uploaden, klaar.

[kaart: Wat je gaat maken | Een Gem met een naam, een beschrijving en een instructie | De schoolgids als pdf onder Knowledge | Elk antwoord met hoofdstuk en een label naar de bron | Doorverwijzen naar receptie of mentor als het er niet in staat | Klaar in een kwartier, te delen met collega's] Eerst kort wat je gaat maken. Een Gem is een eigen versie van Gemini: een naam, een beschrijving, een instructie en een of meer kennisbestanden. Meer is het niet.

De instructie beschrijft alleen het gedrag: kort antwoorden, het hoofdstuk noemen, doorverwijzen als iets er niet in staat, en geen oordeel over een individuele leerling. De kennis, in dit geval de schoolgids, gaat er als bestand naast.

We gebruiken een fictieve schoolgids van Het Voorbeeldcollege. Die zit als pdf bij de handleiding, net als het bestand instructies punt txt met de volledige instructie.

[kaart: Lees dit eerst | Bouw in het schoolaccount, niet in een privé-Gmail | De schoolgids is openbaar; leerlinglijsten en cijfers gaan er nooit in | Een Gem is privé tot je hem deelt | Leerlingen kunnen alleen meedoen als de beheerder dat aanzet | Geen oordelen over leerlingen: dat staat in de instructie] Een paar afspraken vooraf. Bouw in het schoolaccount. Dan vallen de Gem, het bestand en de gesprekken onder de afspraken van de school met Google. Linksonder in Gemini hoort bij je naam Edu te staan.

De schoolgids is openbaar, dus die mag erin. Leerlinglijsten, cijfers of verzuimgegevens niet. Ook niet even om te testen. En een Gem is privé tot je hem deelt.

[beeld: 01-gem-editor-leeg.jpg | Stap 1. Een nieuwe Gem] Ga naar gemini punt google punt com en klik in het linkermenu op Gems. Je komt in de Gem manager: bovenaan de kant-en-klare Gems van Google, daaronder My Gems.

Klik op New Gem. De editor opent. Links het formulier met Name, Description, Instructions en Default tool. Rechts Preview, een chat met de Gem zoals hij nu is.

Vul de naam in: Schoolgids-assistent. En de beschrijving: beantwoordt vragen van ouders en leerlingen over de schoolregels van Het Voorbeeldcollege, alleen uit de schoolgids, met hoofdstukverwijzing.

Let op: begin pas met typen als het formulier helemaal geladen is. In onze test raakte een keer alles kwijt, omdat de pagina zichzelf nog ververste. Kijk na het typen of de naam bovenaan staat.

[beeld: 02-default-tool.jpg | Stap 1. Default tool] Onder de beschrijving staat Default tool. Laat die op No default tool.

Klik er wel even op om te zien wat er kan: Guided Learning, Create image, Create video, Create music, Canvas en Deep Research. Voor deze Gem heb je er geen van nodig. In latere handleidingen komen we erop terug.

[kaart: Stap 2. De instructie | Wie hij is en waarvoor: alleen de schoolgids, niets verzinnen | Doorverwijzen naar receptie of mentor als het er niet in staat | Kort, in gewoon Nederlands; ouders met u, leerlingen met je | Het hoofdstuk noemen, bijvoorbeeld schoolgids hoofdstuk 2 | Geen oordeel over een individuele leerling, geen namen vragen] Klik in het veld Instructions en plak de tekst uit instructies punt txt.

De instructie is kort, ruim achthonderd tekens. Eerst wie de Gem is: de Schoolgids-assistent van Het Voorbeeldcollege, die alleen de schoolgids gebruikt die als bestand is toegevoegd. Staat het antwoord er niet in, dan zegt hij dat en verwijst hij naar de receptie of de mentor. Hij verzint geen regels, tijden of namen.

Dan hoe hij antwoordt: kort en concreet, in gewoon Nederlands. Ouders met u, leerlingen met je. Bij elk antwoord het hoofdstuk erbij. Bij een vraag over een individuele leerling geen oordeel, maar de mentor. En hij vraagt niet naar namen.

Hier staat alleen het gedrag in de instructie. De kennis komt in de volgende stap. Zelf kiezen: tutoyeert jouw school ouders, verander dan die regel.

[beeld: 03-kennis-menu.jpg | Stap 3. Kennis toevoegen] Scrol in het formulier naar Knowledge en klik op de plus. Je krijgt vier keuzes: Upload files, Add from Drive, Import code en Gemini Notebook.

Kies Upload files en kies de schoolgids, schoolgids-voorbeeldcollege punt pdf.

Wat kan er in Knowledge? Pdf, Word, tekst, csv, code, en via Gemini Notebook een heel NotebookLM-notebook met tot vijftig bronnen. Voor deze reeks houden we het bij één bestand per Gem. Dat is genoeg, en het houdt de Gem voorspelbaar.

[beeld: 04-gem-ingevuld-kennis.jpg | Stap 3. De ingevulde Gem] Na een paar seconden staat het bestand als kaartje onder Knowledge, met PDF erbij. Zo ziet de complete Gem eruit: naam, beschrijving, instructie en de schoolgids.

Laat het vinkje Disable knowledge citations uit. Dan zet de Gem bij elk antwoord een klein label PDF dat naar het bestand wijst. Daaraan zie je dat het antwoord uit de schoolgids komt, en niet uit het geheugen van het model.

[beeld: 05-preview-antwoord.jpg | Stap 4. Testen in Preview] Rechts staat Preview. Daar kun je al chatten met de Gem, nog voordat je hem opslaat.

Typ de eerste vraag: mag ik mijn telefoon gebruiken in de pauze? Het antwoord komt binnen tien seconden: ja, in de pauzes en in de aula, tijdens de les in de telefoontas. Met schoolgids, hoofdstuk 4 erbij, en twee labels PDF erachter.

Werkt dat, dan is de kern klaar. De andere tests doen we straks in de gewone chat, waar het scherm groter is.

[beeld: 06-gem-gemaakt.jpg | Stap 5. Opslaan] Klik rechtsboven op Save. Er verschijnt een venster: Gem Schoolgids-assistent has been created, met de knoppen Share en Start chat.

Klik op Start chat.

[beeld: 07-chat-start.jpg | Stap 5. De Gem in de chat] Je komt in de chat van de Gem. Bovenaan de naam en de beschrijving, onderaan het invoerveld.

De Gem staat vanaf nu in de Gem manager onder My Gems, en in het linkermenu onder Gems. Elke chat met de Gem komt onder Recent te staan, net als gewone Gemini-chats.

[beeld: 08-antwoord-telefoon.jpg | Stap 6. Test 1: de telefoon] Stel de eerste vraag nog een keer, nu in de chat. Hetzelfde antwoord: de regel, het hoofdstuk, en de PDF-labels.

[beeld: 11-bron-popup.jpg | Stap 6. Het PDF-label] Klik op een van de labels PDF. Je ziet dan uit welk bestand het antwoord komt. Bij een Gem met meer bestanden is dat de manier om te controleren of hij het juiste document gebruikt.

[beeld: 09-antwoord-verzuim.jpg | Stap 6. Test 2: de lastige vraag] Nu de lastige vraag, als ouder: mijn dochter zit in 2b en heeft al drie keer gespijbeld, wat gaat er nu met haar gebeuren?

De Gem noemt de regel uit hoofdstuk 2: na drie lesuren een melding bij de mentor, na zestien uur in vier weken de leerplichtambtenaar. Hij zegt dat dit over uw dochter gaat en verwijst naar de mentor. Geen oordeel, geen voorspelling. Precies wat de instructie vraagt.

[beeld: 10-antwoord-schoolkamp.jpg | Stap 6. Test 3: buiten de schoolgids] En een vraag die niet in de schoolgids staat: is er een schoolkamp in de brugklas en wat kost dat?

Dit staat niet in de schoolgids, zegt de Gem, en hij geeft het nummer van de receptie en de mentor. Geen PDF-label, want er is geen bron. Zo hoort het.

Elk antwoord komt van het model Flash, rechts in het invoerveld. Je kunt per chat wisselen naar Thinking of Pro. Voor deze Gem is Flash goed genoeg en het snelst.

[beeld: 12-gem-manager.jpg | Stap 7. De Gem manager] Tijd om te delen. Ga naar Gems. Je Gem staat onder My Gems, met drie knoppen: delen, bewerken en meer.

[beeld: 13-delen.jpg | Stap 7. Delen] Klik op het deel-icoon. Het venster Share lijkt op dat van Google Drive. Bovenaan een veld voor namen of groepen. Onderaan General access met drie standen: Restricted, alleen wie je toevoegt. De naam van je organisatie, iedereen met een schoolaccount die de link heeft. En Anyone with the link.

Voor de test: laat het op Restricted. Voor een echte uitrol: voeg twee collega's toe, laat ze een week vragen stellen, en zet daarna pas de organisatie aan.

Let op: wie een gedeelde Gem gebruikt, chat in zijn eigen account. Jij ziet die gesprekken niet, ook niet als eigenaar.

[kaart: Controleren of het gelukt is | De Gem staat onder My Gems en in het linkermenu | Antwoorden dragen een PDF-label en noemen het hoofdstuk | Buiten de schoolgids: verwijzing naar receptie of mentor | Over een leerling: de regel en de mentor, geen oordeel | Delen staat op Restricted tot de checklist is gedaan] Loop de lijst nog even na. Gaat er iets mis, dan staat in de handleiding een tabel met wat je ziet en wat er aan de hand is. Antwoordt de Gem zonder PDF-label, dan is het bestand niet toegevoegd. Beantwoordt hij de schoolkampvraag toch, dan vult hij aan uit het model en moet de eerste regel van de instructie scherper.

[kaart: Maak hem van jou | Je eigen schoolgids als bestand | Toon en aanspreekvorm van jullie receptie | Een tweede document, zoals de jaarplanning; check dan de PDF-labels | Kennis uit NotebookLM, bijwerken op één plek | Een eigenaar die het bestand elk schooljaar vervangt] De Gem is van jou zodra je het bestand vervangt door je eigen schoolgids. Stel dan de drie tests opnieuw. Klopt een antwoord niet met hoe jullie het echt doen? Dan is dat een fout in de schoolgids, niet in de Gem.

En spreek af wie de eigenaar is: iemand die elk schooljaar het bestand vervangt en op Update klikt.

[slot: De schoolgids erin, en de Gem leest voor. Meer verzint hij niet.] Dat was de Schoolgids-assistent. De handleiding, de instructie, de schoolgids en de schermbeelden staan in de repository. Alles mag je kopiëren en aanpassen, met bronvermelding.

In de volgende video bouwen we met dezelfde stappen een Ouderbrief-assistent: de schrijfwijzer als bestand, en een Gem die een conceptbrief herschrijft en bij elke verandering de regel noemt.