gemini-handleidingen/02-ouderbrief-assistent/video-script.md

titel: De Ouderbrief-assistent

ondertitel: Handleiding 2 · een Gem bouwen in Google Gemini

stem: nl-NL-FennaNeural

tempo: -5%

uitvoer: video-ouderbrief-assistent

reeks: Reeks Gemini-agents voor school

bron: git.lexconsultancy.nl/guido/gemini-handleidingen

[titel] Welkom bij de tweede handleiding van de reeks Gemini-agents voor school. Je bouwt een Ouderbrief-assistent: een Gem die een conceptbrief voor ouders herschrijft volgens de schrijfwijzer van de school. Taalniveau B1, vaste opbouw, geen verzonnen data, en onder de brief een lijstje met wat hij veranderde, met de regel erbij.

Dezelfde Gem maakt van de brief een bericht voor de ouderapp, de website of sociale media.

De stappen in de Gem-editor ken je uit handleiding 1, dus die gaan snel. Nieuw is dat de schrijfwijzer als bestand in de Gem gaat, en dat elk antwoord de regel uit dat bestand citeert.

[kaart: Wat je gaat maken | Een Gem met de schrijfwijzer als pdf onder Knowledge | Eerst de herschreven brief, met onderwerpregel | INVULLEN op de plekken die de mentor zelf invult | Daaronder maximaal vijf veranderingen, elk met de regel | Op verzoek een versie voor ouderapp, website of sociale media] Voor wie is dit? Een mentor die om kwart voor vijf nog een brief over de ouderavond moet versturen, en weet dat middels dit schrijven niet mag, maar niet meer weet wat wel.

Wat erin gaat: een conceptbrief of een paar losse zinnen, geplakt in de chat. Wat eruit komt: de herschreven brief met onderwerpregel, INVULLEN waar informatie ontbreekt, en daaronder de veranderingen met de regel uit de schrijfwijzer.

De Gem schrijft, de mentor leest na en verstuurt. De INVULLEN-plekken zijn daar de herinnering aan.

[kaart: Lees dit eerst | Alleen brieven over groepen: klassen, afdelingen, de hele school | Geen brieven over één leerling; daar horen namen in | Bouw en gebruik in het schoolaccount | De Gem schrijft, de mentor verstuurt] Een afspraak vooraf. Deze Gem is voor brieven over groepen: een klas, een afdeling, de hele school. Geen brieven over één leerling, over verzuim, zorg of een incident. Daar horen namen in, en die horen niet in een chat.

Je hebt de schrijfwijzer nodig: schrijfwijzer-voorbeeldcollege punt pdf, uit de map van de handleiding. Zeven korte hoofdstukken over taalniveau, opbouw, kanalen en te vermijden woorden. Fictief, voor Het Voorbeeldcollege.

Zelf kiezen: heeft je school een eigen schrijfwijzer of huisstijlgids, gebruik die. Heeft ze die niet, dan is het bouwen van deze Gem een goede aanleiding om er een te maken.

[kaart: Stap 1. Naam en beschrijving | Name: Ouderbrief-assistent | Description: Herschrijft een conceptbrief voor ouders volgens de schrijfwijzer van Het Voorbeeldcollege en maakt er berichten voor ouderapp, website of sociale media van.] Ga naar Gems en klik op New Gem. Vul de naam in: Ouderbrief-assistent. En de beschrijving.

Wacht ook nu tot het formulier geladen is voordat je typt, en controleer of de naam bovenaan staat.

[beeld: 01-gem-ingevuld.jpg | Stap 1. Instructie en kennis] Plak in Instructions de tekst uit instructies punt txt. De instructie heeft een werkwijze in zes punten.

Eén: pas de schrijfwijzer toe. Twee: als niet duidelijk is voor wie de brief is of wat de ouder moet doen, vraag dat eerst. Niet gokken. Drie: eerst de herschreven brief met onderwerpregel, daarna onder het kopje Wat ik heb veranderd maximaal vijf punten, elk met de regel uit de schrijfwijzer.

Vier: verzin geen data, namen of afspraken. Ontbreekt iets, zet dan INVULLEN op die plek. Vijf: voor website, ouderapp of sociale media gelden de lengte en de regels van dat kanaal uit hoofdstuk 4. En zes: wees kort. Geen inleiding, geen compliment, geen afsluiting.

Klik onder Knowledge op de plus, Upload files, en kies de schrijfwijzer. Zo ziet de ingevulde Gem eruit.

[beeld: 02-chat-start.jpg | Stap 1. Save en Start chat] Klik op Save en daarna op Start chat. Je bent in de chat van de Gem, met de naam en de beschrijving bovenaan.

[beeld: 03-brief-geplakt.jpg | Stap 2. De conceptbrief] Nu de eerste test. Plak de conceptbrief uit de handleiding achter de zin: herschrijf deze conceptbrief volgens de schrijfwijzer.

De brief is een klassieker. Geachte ouders, middels dit schrijven willen wij u informeren omtrent de ouderavond die in het kader van de studiekeuze zal plaatsvinden. U wordt verzocht uw aanwezigheid z.s.m. door te geven d.m.v. het ouderportaal. Je kent hem.

Let op: zet de opdracht ervoor. Plak je de brief zonder opdracht, dan geeft de Gem tips in plaats van een herschreven brief.

[beeld: 04-antwoord-brief.jpg | Stap 2. De herschreven brief] Het antwoord komt binnen een halve minuut. Kijk naar vijf dingen.

Er staat een onderwerpregel: ouderavond studiekeuze op 8 oktober. Middels dit schrijven, omtrent, in het kader van, z.s.m. en d.m.v. zijn weg. Waar de klas ontbreekt staat INVULLEN, klas of afdeling. De Gem verzon niets.

Er is een kopje Wat vragen wij van u, met de actie op een eigen regel. En achter elke alinea staat een label PDF: de Gem heeft de schrijfwijzer er echt bij gepakt.

[beeld: 05-ondertekening-en-veranderd.jpg | Stap 2. Ondertekening en veranderingen] Onderaan de brief staat bij de contactgegevens en de ondertekening ook INVULLEN. Daaronder begint het kopje Wat ik heb veranderd.

[beeld: 06-wat-veranderd.jpg | Stap 2. Wat ik heb veranderd] Vijf punten, elk met de regel uit de schrijfwijzer en het hoofdstuknummer erbij. Hoofdstuk 2, actief niet lijdend. Hoofdstuk 3, een onderwerpregel die zegt waar het over gaat, maximaal acht woorden.

De Gem citeert de schrijfwijzer letterlijk. Dat is het verschil met de Copilot-versie, waar de schrijfwijzer in de instructie zat en de agent de regel parafraseerde. Voor een mentor die wil leren wat de schrijfwijzer zegt, is dit de leerzamere versie.

[beeld: 07-ouderapp.jpg | Stap 2. Het ouderapp-bericht] Tweede test: vraag dezelfde inhoud voor een ander kanaal. Maak van dezelfde brief een bericht voor de ouderapp.

Het bericht blijft onder de tachtig woorden, met onderwerpregel, één datum en één actie.

Kijk wel kritisch. In onze test liet de Gem de aanhef beste ouders en de groet staan, terwijl hoofdstuk 4 zegt dat een appbericht zonder aanhef mag. Hij telde de woorden en hield zich aan de lengte, maar niet aan alles.

[beeld: 08-ouderapp-veranderd.jpg | Stap 2. De 80-woordenregel] Onder het appbericht staat weer wat er veranderd is, met de regel van tachtig woorden uit hoofdstuk 4.

Zelf kiezen: wil je het strenger, voeg dan aan punt 5 van de werkwijze toe: een bericht voor de ouderapp heeft geen aanhef en geen groet. Test opnieuw. Dat is het patroon van de hele reeks: de Gem doet wat er staat. Wat je belangrijk vindt, schrijf je op.

[kaart: Stap 2. De lastige test | Een brief zonder datum en zonder klas | Goed: de Gem vraagt eerst wat ontbreekt | Ook goed: INVULLEN op die plekken | Fout: een verzonnen datum; punt 4 aanscherpen] De derde test is de lastige: een brief zonder datum en zonder klas. Volgende week is er een excursie, wilt u het formulier invullen?

Volgens punt 2 van de werkwijze moet de Gem eerst vragen om wat ontbreekt: welke klas, welke dag, welk formulier. Doet hij dat niet en zet hij INVULLEN, dan is dat ook goed.

Verzint hij een datum, dan is punt 4 niet streng genoeg. Voeg dan toe: ook geen datum bij benadering.

[kaart: Controleren of het gelukt is | De brief heeft een onderwerpregel en INVULLEN waar informatie ontbreekt | Maximaal vijf veranderingen, elk met een regel en een PDF-label | Het ouderapp-bericht blijft onder de 80 woorden | Bij een brief zonder klas of datum verzint de Gem niets] Loop de lijst na. Heeft de brief een onderwerpregel en INVULLEN waar informatie ontbreekt? Staan er maximaal vijf veranderingen met een regel en een PDF-label? Blijft het appbericht onder de tachtig woorden? En verzint de Gem niets bij een brief zonder klas of datum?

Geen PDF-labels en regels die niet kloppen met jullie schrijfwijzer? Dan is het bestand niet toegevoegd en gebruikt de Gem algemene schrijfadviezen. Staat er een compliment boven de brief, dan ontbreekt punt 6.

[kaart: Maak hem van jou | Je eigen schrijfwijzer als bestand | Geen aanhef in appberichten, in punt 5 | Een vaste ondertekening per afdeling | Direct een Google-document via Export to Docs | Brieven over één leerling: niet doen] De Gem wordt van jou met je eigen schrijfwijzer. Een handige extra: onder elk antwoord staat een menu met drie puntjes, en daarin Export to Docs. De brief staat dan meteen in Google Documenten.

Let op: in dat menu staat Draft in Gmail direct onder Export to Docs. Eén klik te laag, en je hebt een concept in je mailbox.

Een opdracht voor de studiedag: verzamel vijf echte brieven van het afgelopen jaar, zonder namen, en laat de Gem ze herschrijven. Welke veranderingen komen elke keer terug? Dat is de top drie voor het team.

[slot: De Gem herschrijft, de mentor leest na. De regel staat er altijd bij.] Dat was de Ouderbrief-assistent. Handleiding, instructie, schrijfwijzer en beelden staan in de repository, om te kopiëren en aan te passen.

In de volgende video laten we de Gem rekenen: een Toetsweekplanner met het rooster als bestand, een plan als tabel en een export naar Google Spreadsheets. En de eerste keer dat Gemini de draad kwijtraakt.