gemini-handleidingen/06-notulen-assistent/video-script.md

titel: De Notulen-assistent

ondertitel: Handleiding 6 · een Gem bouwen in Google Gemini

stem: nl-NL-FennaNeural

tempo: -5%

uitvoer: video-notulen-assistent

reeks: Reeks Gemini-agents voor school

bron: git.lexconsultancy.nl/guido/gemini-handleidingen

[titel] Welkom bij de zesde en laatste handleiding van de reeks Gemini-agents voor school. Je bouwt een Notulen-assistent: een Gem die van het transcript van een overleg een verslag maakt met vijf vaste kopjes. Overleg, Samenvatting, Besluiten, Actiepunten als tabel, en Doorgeschoven.

Het transcript plak je in de chat. Het verslag zet je met Export to Docs in Google Documenten. De kortste instructie uit de reeks, en de Gem die het meest direct tijd oplevert.

Een Gem kan geen audio omzetten. Het transcript komt uit Google Meet, uit een telefoon, of uit de Dify-versie van deze agent.

[kaart: Wat je gaat maken | Een Gem zonder kennisbestand: het transcript komt per gesprek mee | Een verslag met precies vijf kopjes, altijd in dezelfde volgorde | Actiepunten als tabel: wat, wie, wanneer | Onzekere namen en getallen met een vraagteken | Zijpaden weg, niets verzonnen, geen inleiding] Voor wie is dit? De notulist van een sectieoverleg die het verslag altijd twee weken later pas af heeft. Heeft een transcript van drie kwartier en een kwartier tijd.

Wat eruit komt: een verslag met vijf kopjes en, met één klik, een Google-document. De Gem verzint niets, laat zijpaden weg, schrijft niet genoemd als een datum ontbreekt, en zet een vraagteken bij wat hij niet zeker weet. De notulist leest na. De vraagtekens zijn de plekken waar dat het hardst nodig is.

[kaart: Lees dit eerst | Transcripten van overleggen van medewerkers, in het schoolaccount | Geen gesprekken met of over leerlingen of ouders | Opnemen: vooraf toestemming van alle deelnemers | Het transcript staat na het plakken in je chatgeschiedenis: verwijder de chat daarna | De Gem schrijft, de notulist leest na en stuurt rond] Een paar afspraken. In deze Gem gaan transcripten van overleggen van medewerkers. Geen gesprekken met of over individuele leerlingen of ouders.

Opnemen doe je met toestemming van alle deelnemers. Neem je structureel op, informeer dan de medezeggenschapsraad.

En let op: het transcript staat na het plakken in je chatgeschiedenis. Verwijder de chat als het verslag klaar is, via de drie puntjes bij de chat onder Recent.

Je hebt het bestand sectieoverleg-transcript punt txt nodig: een fictief sectieoverleg Nederlands van drie personen, met drie agendapunten, een zijpad over het koffieapparaat en een doorgeschoven besluit.

[beeld: 01-gem-ingevuld.jpg | Stap 1. De Gem] Ga naar Gems, New Gem. Naam: Notulen-assistent. Beschrijving: maakt van het transcript van een overleg een kort verslag met samenvatting, besluiten en actiepunten.

Plak in Instructions de tekst uit instructies punt txt. Eerst wie de Gem is en wat hij krijgt. Dan een regel over spraakherkenning: het transcript kan fouten bevatten in namen en getallen. Schrijf op wat het meest waarschijnlijk is en zet een vraagteken tussen haakjes achter wat je niet zeker weet.

Dan de indeling, letterlijk, met de kopjes. Overleg: een regel met welk overleg, datum en aanwezigen. Samenvatting: maximaal vijf zinnen. Besluiten: genummerd, alleen wat echt is besloten. Actiepunten: een tabel met wat, wie, wanneer, en niet genoemd als een datum ontbreekt. Doorgeschoven: wat bewust naar een volgend overleg gaat, met de reden.

En de regels: zijpaden weglaten, niets verzinnen, bij een vraag zonder transcript in een zin uitleggen en om het transcript vragen, en geen inleiding, geen compliment, geen afsluiting. Alleen het verslag.

Omdat de indeling letterlijk in de instructie staat, ziet elk verslag er hetzelfde uit. Geen kennis, geen default tool.

[beeld: 02-chat-start.jpg | Stap 1. Save en Start chat] Save, Start chat. De Notulen-assistent staat klaar.

[beeld: 03-wat-doe-je.jpg | Stap 2. Test 1: wat kun je?] Vraag eerst wat de Gem doet: wat kun je voor mij doen?

Eén zin: wat hij maakt en met welke kopjes, en de vraag om het transcript te plakken. Dat is de derde regel.

[beeld: 04-transcript-geplakt.jpg | Stap 2. Het transcript plakken] Open sectieoverleg-transcript punt txt, kopieer alles en plak het achter: maak een verslag van dit transcript. Verstuur.

[beeld: 05-verslag-begin.jpg | Stap 2. Overleg en Samenvatting] Na ongeveer een minuut staat het verslag er, met de vijf kopjes.

Kijk naar de datum: dinsdag 22 september, met een vraagteken erachter. Het jaar staat niet in het transcript, dus de Gem markeert de datum als onzeker. Precies wat de instructie vraagt, en een goed voorbeeld van hoe letterlijk een Gem een regel neemt.

[beeld: 06-samenvatting-besluiten.jpg | Stap 2. Samenvatting en Besluiten] De samenvatting is vier zinnen. Onder Besluiten staan er drie: de gecombineerde toets, het doorschuiven van de leesmethode, en de rolverdeling op de open dag.

Het voornemen om beide pakketten uit te proberen staat er niet bij. Dat was geen besluit.

[beeld: 07-actiepunten-doorgeschoven.jpg | Stap 2. Actiepunten en Doorgeschoven] Actiepunten is een tabel met drie regels: Fatima, de studiewijzer, vrijdag 25 september. Bram, kosten opvragen, deze week. Bram, de proeflesopzet, voor 1 november.

Doorgeschoven noemt de leesmethode, met de reden. En het koffieapparaat komt nergens voor.

[beeld: 08-export-menu.jpg | Stap 2. Export to Docs] Zet het verslag in Google Documenten. Klik op de drie puntjes onder het antwoord en kies Export to Docs. Wacht op New document created en klik op Open Docs.

Let op: Draft in Gmail staat direct onder Export to Docs. Wie te snel klikt, heeft het verslag als conceptmail in Gmail staan. Verwijder het concept en kies opnieuw.

[beeld: 09-docs.jpg | Stap 2. In Google Documenten] Het verslag staat als document in je Drive: de kopjes als koppen, de besluiten als genummerde lijst, de actiepunten als tabel.

Een tabel in het antwoord heeft ook een eigen knop met drie puntjes, met Export to Sheets. Wie de actiepunten in een spreadsheet bijhoudt, exporteert alleen de tabel.

[kaart: Stap 2. De lastige test | Plak het transcript opnieuw, met één fout | Fatima wordt één keer Fatma; 12 oktober wordt 12 november | Goed: de naam met een vraagteken, en een vraagteken bij de datum | Fout: de Gem verzint er iets omheen; dan de regel "verzin niets" aanscherpen] De lastige test: een fout in het transcript. Plak het transcript opnieuw, maar vervang één keer Fatima door Fatma, en 12 oktober door 12 november.

Een goed verslag noemt Fatima met een vraagteken en zet een vraagteken bij de datum, of houdt de datum aan die het vaakst voorkomt. Verzint de Gem er iets omheen, dan is de regel verzin niets niet streng genoeg.

[kaart: Controleren of het gelukt is | Zonder transcript: één zin en de vraag om het transcript | Precies de vijf kopjes, in die volgorde | Actiepunten in een tabel met wat, wie, wanneer | Het koffieapparaat staat er niet in; de leesmethode onder Doorgeschoven | Export to Docs geeft een document met koppen, lijst en tabel] Loop de lijst na. Vat de Gem samen in eigen kopjes? Dan is de indeling niet letterlijk overgenomen; de dubbele hekjes horen erbij. Staat er een inleiding boven het verslag? Dan ontbreekt de laatste regel.

Breekt het verslag af en begint de Gem opnieuw? Een lang transcript geeft een lang antwoord. Plak het transcript in twee delen, of vraag eerst alleen Besluiten en Actiepunten.

[kaart: Maak hem van jou | Andere kopjes, zoals Ter informatie | Een vaste verzendlijst bovenaan | Actiepunten in een spreadsheet via Export to Sheets | Transcript uit Google Meet: van vergadering naar verslag in tien minuten | Opname omzetten: niet in een Gem; daarvoor Meet of de Dify-versie] De Gem wordt van jou met de kopjes van jullie sectie. Transcripten uit Google Meet plakken net zo: de Meet-notities of het transcript uit Drive.

Een opdracht: zet drie fouten in het transcript, een naam, een datum en een bedrag. Vindt de Gem ze alle drie? Welke niet, en waarom niet?

En de mooiste test: neem een kort overleg op in Meet met transcriptie aan, plak het transcript in de Gem en exporteer. Hoeveel tijd kost het van einde overleg tot verslag in Drive?

[kaart: Zes Gems, zes patronen | 1. Voorlezen uit een document | 2. Regels toepassen op een tekst | 3. Vragen en plannen | 4. Beoordelen en herschrijven | 5. Coachen met de stof als bestand | 6. Samenvatten in een vast format] Dit was de laatste van zes. Zes Gems, zes patronen: voorlezen uit een document, regels toepassen op een tekst, vragen en plannen, beoordelen en herschrijven, coachen met de stof als bestand, en samenvatten in een vast format.

Alles in Gemini zoals het bij elke school met Google Workspace for Education zit, zonder extra licentie. Wat niet kan in een Gem: audio omzetten, een mens in de lus, gesprekken teruglezen, en lange antwoorden zonder haperen. Daarvoor staan de Dify-reeks en, voor Microsoft-scholen, de Copilot-reeks.

[slot: Plakken, exporteren, klaar. En de notulist leest na.] Dat was de Notulen-assistent, en daarmee de reeks. Alle handleidingen, instructies, voorbeelddocumenten en beelden staan in de repository. Alles mag je kopiëren en aanpassen, met bronvermelding.

Veel plezier met bouwen.