Guido van Dijk
8a1db19b52
Schoolgids-assistent, Ouderbrief-assistent, Toetsweekplanner, Lesmateriaal-check, Studiecoach en Notulen-assistent, gebouwd en getest in een ChatGPT Business-werkruimte, met instructies, fictieve documenten, schermafbeeldingen en gebouwde PDF's. Co-Authored-By: Claude Opus 5 <noreply@anthropic.com>
233 lines
13 KiB
Markdown
233 lines
13 KiB
Markdown
<!--
|
|
VOOR DE BEWERKER
|
|
|
|
Handleiding 2 van de ChatGPT-reeks: de Ouderbrief-assistent als Custom GPT.
|
|
Beelden in beelden/, vastgelegd op 21 september 2026 (ChatGPT Business-werkruimte, Nederlandse
|
|
interface). Accountgegevens in de beelden vervaagd.
|
|
|
|
Omzetten naar HTML, PDF en Word: python3 build.py
|
|
|
|
Bestanden in deze map:
|
|
schrijfwijzer-voorbeeldcollege.pdf de fictieve schrijfwijzer (zelfde als in de Dify- en Copilot-reeks)
|
|
instructies.txt de instructie van de GPT, om te plakken
|
|
-->
|
|
|
|
# Bouwen in ChatGPT: de Ouderbrief-assistent
|
|
|
|
**Handleiding 2 van de reeks GPT's voor school**
|
|
LeX Consultancy B.V. · 21 september 2026
|
|
|
|
Je bouwt een GPT die een wollige conceptbrief herschrijft volgens de schrijfwijzer van de school: B1, u en je, een vaste opbouw, en een lijstje van wat er is veranderd. Op verzoek maakt hij van dezelfde brief een bericht voor de ouderapp, de website of sociale media. De schrijfwijzer gaat als bestand mee.
|
|
|
|
Dit is de tegenhanger van handleiding 3 uit de Dify-reeks en handleiding 2 uit de Copilot-reeks. De stappen in de editor ken je uit handleiding 1; hier staan ze kort.
|
|
|
|
Deze handleiding volgt ChatGPT zoals het er op 21 september 2026 uitziet, in een werkruimte van ChatGPT Business. Wijkt je scherm af, volg dan wat je ziet.
|
|
|
|
**Zo lees je deze handleiding**
|
|
|
|
| Vorm | Betekenis |
|
|
| --- | --- |
|
|
| 1. 2. 3. | Wat je doet: klikken, kiezen, openen |
|
|
| **Vet** | Een knop, menu of veld zoals het op je scherm staat |
|
|
| Tabel *Wat je intypt* | Waarden die je in een formulierveld zet |
|
|
| Grijs kader *Intypen* | Tekst die je letterlijk overtypt of plakt |
|
|
| Oranje kader | Een valkuil die je anders zelf ontdekt |
|
|
| Groen kader *Zelf kiezen* | Een plek waar je ons voorbeeld kunt vervangen door je eigen materiaal, stijl of prompt |
|
|
|
|
---
|
|
|
|
<!-- ontwerpkaart -->
|
|
## De ontwerpkaart van deze app
|
|
|
|
| 1. Voor wie | 2. Wat gaat erin |
|
|
| --- | --- |
|
|
| Een mentor die om 22:00 nog een brief over de ouderavond moet sturen en een teamleider die elke brief van collega's naleest op "middels" en "z.s.m.". | Een conceptbrief of een paar losse zinnen, geplakt in de chat. De schrijfwijzer (pdf) als kennisbestand. |
|
|
|
|
| 3. Wat komt eruit | 4. Waar moet hij zich aan houden |
|
|
| --- | --- |
|
|
| Een herschreven brief met onderwerpregel, [INVULLEN] op de plekken die ontbreken, en onder "Wat ik heb veranderd" maximaal vijf punten met de regel erbij. Of een versie voor ouderapp, website of sociale media. | De schrijfwijzer; eerst vragen als niet duidelijk is voor wie de brief is of wat de ouder moet doen; niets verzinnen; kort, zonder inleiding of compliment. |
|
|
|
|
**5. Waaraan zie je dat het werkt**
|
|
|
|
| Test | Wat gaat erin | Wat moet eruit komen |
|
|
| --- | --- | --- |
|
|
| 1 | De wollige brief over de ouderavond, zonder klas | De vraag voor welke klas de brief is, voordat er iets wordt herschreven |
|
|
| 2 | Antwoord: 3 havo en 3 vwo, datum onbekend | De brief met onderwerpregel, [INVULLEN] bij de datum en de ondertekening, en vijf veranderingen |
|
|
| 3 | Dezelfde brief voor de ouderapp | Maximaal 80 woorden, een boodschap, een datum, een actie |
|
|
<!-- /ontwerpkaart -->
|
|
|
|
## Lees dit eerst: wat mag en wat niet
|
|
|
|
| Wat | Afspraak |
|
|
| --- | --- |
|
|
| Wat erin gaat | Conceptbrieven aan groepen ouders. Geen brieven over een individuele leerling met naam, cijfers of verzuim; dat gaat in een persoonlijk gesprek (schrijfwijzer, hoofdstuk 5) en hoort niet in een chat. |
|
|
| Waar het blijft | Wat je plakt, staat in de gespreksgeschiedenis van je account. In een werkruimte van de school wordt het niet gebruikt voor training. Verwijder gesprekken met concepten die niet bewaard hoeven te blijven. |
|
|
| Wie kijkt na | De GPT herschrijft, de mens verstuurt. Brieven aan een hele afdeling gaan volgens de schrijfwijzer langs het team communicatie; dat verandert niet omdat een GPT ze heeft nagekeken. |
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## Voorbereiding
|
|
|
|
- Handleiding 1 gedaan.
|
|
- De schrijfwijzer `schrijfwijzer-voorbeeldcollege.pdf` uit deze map: zeven hoofdstukken, fictief.
|
|
- De tekst van de instructie in `instructies.txt`.
|
|
|
|
> **Zelf kiezen: de schrijfwijzer.** Heeft je school een huisstijl- of schrijfwijzer, gebruik die. Heb je die niet, dan is de fictieve schrijfwijzer een bruikbaar begin: pas hoofdstuk 2 (te vermijden woorden) en hoofdstuk 7 (contact) aan en je hebt er een.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## Stap 1. Maak de GPT
|
|
|
|
1. Ga naar chatgpt.com/gpts/editor en klik op **Configureren**.
|
|
2. Vul naam en beschrijving in.
|
|
|
|
| Veld op het scherm | Wat je intypt |
|
|
| --- | --- |
|
|
| Naam | `Ouderbrief-assistent` |
|
|
| Beschrijving | `Herschrijft een conceptbrief aan ouders volgens de schrijfwijzer van Het Voorbeeldcollege en maakt er berichten voor ouderapp, website en sociale media van.` |
|
|
|
|
3. Plak de instructie uit `instructies.txt`:
|
|
|
|
```
|
|
Je bent de Ouderbrief-assistent van Het Voorbeeldcollege. Docenten, mentoren en teamleiders plakken een conceptbrief of een paar losse zinnen, en jij maakt er een brief van die ouders in een keer begrijpen. Je werkt volgens de schrijfwijzer die als kennisbestand is meegegeven (schrijfwijzer-voorbeeldcollege.pdf); lees die bij elke opdracht.
|
|
|
|
Werkwijze:
|
|
1. Pas de schrijfwijzer toe: taalniveau B1, u en je, te vermijden woorden, de opbouw van een ouderbrief en de lengte per kanaal.
|
|
2. Als niet duidelijk is voor wie de brief is (welke klas of afdeling) of wat de ouder moet doen, vraag dat dan eerst; ga niet gokken.
|
|
3. Geef eerst de herschreven brief, met onderwerpregel, en daarna onder het kopje "Wat ik heb veranderd" een lijstje van maximaal vijf punten, elk met de regel uit de schrijfwijzer die erbij hoort.
|
|
4. Verzin geen data, namen of afspraken die niet in de aangeleverde tekst staan. Ontbreekt iets wat een ouder moet weten, zet dan [INVULLEN] op die plek.
|
|
5. Vraagt iemand om een bericht voor de website, de ouderapp of sociale media, houd je dan aan de lengte en de regels van dat kanaal uit hoofdstuk 4.
|
|
6. Wees kort. Geen inleiding, geen compliment, geen afsluiting van jouw kant.
|
|
```
|
|
|
|
"Lees die bij elke opdracht" staat er met reden: een GPT raadpleegt zijn kennisbestanden alleen als hij denkt dat het nodig is. Bij een herschrijfopdracht is dat niet vanzelfsprekend; met deze zin doet hij het wel.
|
|
|
|
4. Vul de gespreksopeningen in.
|
|
|
|
| Gespreksopening |
|
|
| --- |
|
|
| `Herschrijf deze brief: ` |
|
|
| `Maak van deze brief een bericht voor de ouderapp: ` |
|
|
| `Welke regels staan er in de schrijfwijzer?` |
|
|
|
|
De eerste twee eindigen op een dubbele punt met een spatie: wie erop klikt, plakt zijn brief erachter.
|
|
|
|
5. Upload onder **Kennis** de schrijfwijzer, kies onder **Aangeraden model** het snelle model (**GPT-5.6 Sol (gpt-5-6-instant)**) en zet **Afbeeldingen genereren** uit. De andere mogelijkheden blijven uit.
|
|
|
|
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## Stap 2. Test met een wollige brief
|
|
|
|
1. Klik in **Voorbeeld** op **Herschrijf deze brief:** en plak de brief erachter. Verstuur.
|
|
|
|
```
|
|
Geachte ouder(s)/verzorger(s), Middels dit schrijven willen wij u informeren omtrent de ouderavond die in het kader van de studiekeuze zal plaatsvinden op donderdag 8 oktober a.s. om 19.30 uur in de aula. Tijdens deze avond zal door de decaan een toelichting worden gegeven op het keuzeproces. U wordt verzocht uw aanwezigheid z.s.m. door te geven d.m.v. het ouderportaal. Met vriendelijke groet, de directie
|
|
```
|
|
|
|
De GPT herschrijft nog niets. Hij stelt twee vragen: voor welke klas of afdeling is de ouderavond, en wat is de uiterste datum om aanwezigheid door te geven. Dat is punt 2 van de werkwijze, en hij verwijst zelf naar de schrijfwijzer ("dat moet in de eerste alinea staan").
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Geef antwoord, met een gat erin.
|
|
|
|
| Bericht | Wat je intypt |
|
|
| --- | --- |
|
|
| 2 | `Voor klas 3 havo en 3 vwo. De uiterste datum weet ik nog niet.` |
|
|
|
|
Nu komt de brief: onderwerpregel "Ouderavond klas 3 op 8 oktober", drie korte alinea's, **[INVULLEN]** bij de datum en **[INVULLEN: naam]** en **[INVULLEN: functie]** in de ondertekening. De GPT verzon geen datum en geen naam.
|
|
|
|
|
|
|
|
Onder **Wat ik heb veranderd** staan vijf punten, elk met de regel: kortere zinnen (B1), "middels" en "omtrent" weg, "z.s.m." vervangen door een datum, de klas in de eerste alinea, en een ondertekening met naam en functie in plaats van "de directie".
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Vraag een ander kanaal.
|
|
|
|
| Bericht | Wat je intypt |
|
|
| --- | --- |
|
|
| 3 | `Maak van dezelfde brief een bericht voor de ouderapp.` |
|
|
|
|
Een kop, twee zinnen, de actie met [INVULLEN], en opnieuw "Wat ik heb veranderd": ingekort tot onder 80 woorden, een boodschap, een datum, een actie, geen inleiding. Precies hoofdstuk 4.
|
|
|
|
|
|
|
|
> In de Copilot-versie duurde het herschrijven ruim een minuut en kwam de tekst regel voor regel. Hier staat het antwoord er in een paar seconden. Dat is het snelle model; met **6 Pro** duurt het langer en wordt de brief niet beter.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## Stap 3. Maak de GPT
|
|
|
|
1. Klik op **Maken**, laat **Alleen op uitnodiging** staan en klik op **Bijwerken**.
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Delen met het team communicatie of de mentoren: handleiding 1, stap 7.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## Controleren of het gelukt is
|
|
|
|
- Bij een brief zonder doelgroep vraagt de GPT eerst voor wie hij is
|
|
- De herschreven brief heeft een onderwerpregel van maximaal acht woorden
|
|
- Ontbrekende gegevens staan als [INVULLEN], niet verzonnen
|
|
- Onder "Wat ik heb veranderd" staan maximaal vijf punten met een regel
|
|
- Het ouderapp-bericht blijft onder 80 woorden
|
|
|
|
## Als het misgaat
|
|
|
|
| Wat je ziet | Wat er aan de hand is |
|
|
| --- | --- |
|
|
| De GPT herschrijft meteen, zonder te vragen | Punt 2 ontbreekt, of je noemde de klas al in je bericht |
|
|
| Er staat een datum die je niet gaf | Punt 4 ontbreekt. Controleer elke brief op verzonnen data; dit is de fout die je het minst snel ziet |
|
|
| De brief is langer dan een A4 | Voeg toe: "maximaal 250 woorden" |
|
|
| "Wat ik heb veranderd" noemt geen regels | De GPT las de schrijfwijzer niet. Staat "lees die bij elke opdracht" in de instructie en staat het bestand onder Kennis? |
|
|
| Een inleiding of compliment ("Wat een goede brief!") | Punt 6 ontbreekt |
|
|
| Het bericht voor sociale media heeft meer dan drie hashtags | Hoofdstuk 4 zegt drie; het model telt slordig. Zeg het erbij in de vraag |
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## ChatGPT naast Dify en Copilot
|
|
|
|
| | Dify (handleiding 3) | Copilot Agent Builder (handleiding 2) | ChatGPT GPT |
|
|
| --- | --- | --- | --- |
|
|
| Schrijfwijzer | Kennisbank | In de instructie | Bestand onder Kennis |
|
|
| Twee apps (brief en nieuws) | Twee aparte apps | Een agent, kanaal in de vraag | Een GPT, kanaal in de vraag |
|
|
| Snelheid | Seconden | Ruim een minuut | Seconden |
|
|
| Bewaren van concepten | Logs bij de bouwer | In de chat van de gebruiker | In de chat van de gebruiker |
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## Maak hem van jou
|
|
|
|
| Aanpassing | Waar | Moeilijkheid | Wat je ervoor terugkrijgt |
|
|
| --- | --- | --- | --- |
|
|
| Eigen schrijfwijzer | Kennis | makkelijk | Brieven in de stijl van jouw school |
|
|
| Vaste ondertekening per gebruiker | Stap 1, punt 3 | makkelijk | Geen [INVULLEN] meer bij naam en functie; zet erbij: "vraag eerst naam en functie" |
|
|
| Andere kanalen (nieuwsbrief, Teams-bericht) | Schrijfwijzer hoofdstuk 4 en punt 5 | makkelijk | Meer kanalen uit een concept |
|
|
| Twee talen | Stap 1, nieuwe regel | gemiddeld | Een Engelse versie voor ouders die geen Nederlands lezen; laat de GPT eerst de Nederlandse maken |
|
|
| Brieven als Word-bestand | Code-interpreter aan, nieuwe regel | gemiddeld | Een bestand om in het ouderportaal te zetten |
|
|
| Toets op de schrijfwijzer zonder herschrijven | Nieuwe gespreksopening: "Controleer deze brief: " | gemiddeld | Alleen het lijstje, voor wie zelf wil schrijven |
|
|
|
|
**Drie opdrachten**
|
|
|
|
1. **Jouw brief.** Neem een echte brief van vorig jaar (zonder namen) en laat hem herschrijven. Vergelijk: wat zou je overnemen, wat niet, en waarom?
|
|
2. **Vang de verzinsels.** Plak een brief waar bewust dingen in ontbreken (geen datum, geen plek, geen contact). Controleer of elk gat een [INVULLEN] krijgt en niets wordt ingevuld.
|
|
3. **Test hoofdstuk 5.** Plak een brief die een leerling bij naam en klas noemt. Wat doet de GPT? De schrijfwijzer verbiedt dat; staat daar iets over in de instructie?
|
|
|
|
**Checklist voordat je eigen materiaal gebruikt**
|
|
|
|
- [ ] De schrijfwijzer is van de school en is de versie die het team communicatie gebruikt
|
|
- [ ] Je plakt geen brieven over individuele leerlingen
|
|
- [ ] Je hebt getest of ontbrekende gegevens als [INVULLEN] verschijnen
|
|
- [ ] De regel "brieven aan een afdeling gaan langs communicatie" geldt nog steeds, ook met de GPT
|
|
- [ ] Er is een eigenaar die de schrijfwijzer bijwerkt en op Bijwerken klikt
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## En verder
|
|
|
|
Handleiding 3 bouwt de Toetsweekplanner: een GPT die vragen stelt, rekent en een Excel-bestand maakt. Daarvoor zet je voor het eerst de code-interpreter aan.
|