Guido van Dijk
8a1db19b52
Schoolgids-assistent, Ouderbrief-assistent, Toetsweekplanner, Lesmateriaal-check, Studiecoach en Notulen-assistent, gebouwd en getest in een ChatGPT Business-werkruimte, met instructies, fictieve documenten, schermafbeeldingen en gebouwde PDF's. Co-Authored-By: Claude Opus 5 <noreply@anthropic.com>
246 lines
13 KiB
Markdown
246 lines
13 KiB
Markdown
<!--
|
|
VOOR DE BEWERKER
|
|
|
|
Handleiding 6 van de ChatGPT-reeks: de Notulen-assistent als Custom GPT.
|
|
Beelden in beelden/, vastgelegd op 21 september 2026 (ChatGPT Business-werkruimte, Nederlandse
|
|
interface).
|
|
|
|
Omzetten naar HTML, PDF en Word: python3 build.py
|
|
|
|
Bestanden in deze map:
|
|
sectieoverleg-transcript.txt het fictieve transcript (uit Dify-handleiding 5, sectieoverleg Nederlands)
|
|
instructies.txt de instructie van de GPT, om te plakken
|
|
-->
|
|
|
|
# Bouwen in ChatGPT: de Notulen-assistent
|
|
|
|
**Handleiding 6 van de reeks GPT's voor school**
|
|
LeX Consultancy B.V. · 21 september 2026
|
|
|
|
Je bouwt een GPT die van het transcript van een overleg een verslag maakt met vijf vaste kopjes: Overleg, Samenvatting, Besluiten, Actiepunten (als tabel) en Doorgeschoven. Het transcript komt als bestand of geplakte tekst mee; op verzoek maakt de GPT er een Word-bestand van. Het is de kortste instructie uit de reeks.
|
|
|
|
Dit is de tegenhanger van handleiding 5 uit de Dify-reeks (de transcriptietool, die audio omzet en dan samenvat) en handleiding 6 uit de Copilot-reeks. Audio omzetten kan een GPT niet; het verslag maken wel, en het Word-bestand in één keer.
|
|
|
|
Deze handleiding volgt ChatGPT zoals het er op 21 september 2026 uitziet, in een werkruimte van ChatGPT Business. Wijkt je scherm af, volg dan wat je ziet.
|
|
|
|
**Zo lees je deze handleiding**
|
|
|
|
| Vorm | Betekenis |
|
|
| --- | --- |
|
|
| 1. 2. 3. | Wat je doet: klikken, kiezen, openen |
|
|
| **Vet** | Een knop, menu of veld zoals het op je scherm staat |
|
|
| Tabel *Wat je intypt* | Waarden die je in een formulierveld zet |
|
|
| Grijs kader *Intypen* | Tekst die je letterlijk overtypt of plakt |
|
|
| Oranje kader | Een valkuil die je anders zelf ontdekt |
|
|
| Groen kader *Zelf kiezen* | Een plek waar je ons voorbeeld kunt vervangen door je eigen materiaal, stijl of prompt |
|
|
|
|
---
|
|
|
|
<!-- ontwerpkaart -->
|
|
## De ontwerpkaart van deze app
|
|
|
|
| 1. Voor wie | 2. Wat gaat erin |
|
|
| --- | --- |
|
|
| De notulist van een sectieoverleg die het verslag altijd twee weken later pas af heeft. Heeft een transcript uit Teams of een opname-app en een kwartier tijd. | Het transcript, als bestand bijgevoegd of geplakt in de chat. |
|
|
|
|
| 3. Wat komt eruit | 4. Waar moet hij zich aan houden |
|
|
| --- | --- |
|
|
| Een verslag met vijf kopjes: Overleg, Samenvatting (maximaal vijf zinnen), Besluiten (genummerd), Actiepunten (tabel Wat, Wie, Wanneer) en Doorgeschoven. Op verzoek als Word-bestand. | Niets verzinnen; zijpaden weglaten; onzekere namen met een vraagteken; geen inleiding of afsluiting; zonder transcript uitleggen en om het transcript vragen. |
|
|
|
|
**5. Waaraan zie je dat het werkt**
|
|
|
|
| Test | Wat gaat erin | Wat moet eruit komen |
|
|
| --- | --- | --- |
|
|
| 1 | Het fictieve transcript van het sectieoverleg | Vijf kopjes, drie actiepunten met eigenaar en datum, het koffieapparaat weggelaten |
|
|
| 2 | "Zet dit verslag in een Word-bestand" | Een docx om te downloaden, met dezelfde kopjes en de tabel |
|
|
| 3 (de lastige) | "Wat kun je voor mij doen?" | Eén zin uitleg en de vraag om het transcript, geen verslag uit het niets |
|
|
<!-- /ontwerpkaart -->
|
|
|
|
## Lees dit eerst: wat mag en wat niet
|
|
|
|
Een transcript van een overleg bevat namen van collega's en wat zij zeiden. Daarom:
|
|
|
|
| Wat | Afspraak |
|
|
| --- | --- |
|
|
| Welk account | Alleen in een werkruimte van de school (Business, Edu of Enterprise), waar gesprekken niet voor training worden gebruikt. Niet in een persoonlijk account. |
|
|
| Opnemen en transcriberen | Vooraf toestemming van alle deelnemers, ook voor het transcript. Structureel opnemen: medezeggenschapsraad informeren. |
|
|
| Wat erin gaat | Overleggen van medewerkers over werk. Geen gesprekken over individuele leerlingen (leerlingbesprekingen, zorgoverleg); daar hoort geen transcript van in een chat. |
|
|
| Bewaren | Verwijder het gesprek in ChatGPT als het verslag klaar is; het transcript staat dan nog in je geschiedenis. Het verslag bewaar je zelf. |
|
|
| Nalezen | Iemand die erbij was leest het verslag na voordat het rondgaat. De GPT laat weg en vat samen; hij weet niet wat belangrijk was. |
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## Voorbereiding
|
|
|
|
- Handleiding 1 en 3 gedaan.
|
|
- Het transcript `sectieoverleg-transcript.txt` uit deze map: een fictief sectieoverleg Nederlands van drie personen, met drie agendapunten en een zijpad over het koffieapparaat.
|
|
- De tekst van de instructie in `instructies.txt`.
|
|
|
|
> **Zelf kiezen: waar je transcript vandaan komt.** Teams maakt een transcript als de vergadering wordt opgenomen; ook de meeste opname-apps leveren tekst. Dat transcript voeg je bij als bestand (txt, docx of vtt) of plak je in de chat. Audio zelf kan een GPT niet omzetten; daarvoor is de Dify-versie (handleiding 5) of een aparte transcriptiedienst.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## Stap 1. Maak de GPT
|
|
|
|
1. Ga naar chatgpt.com/gpts/editor en klik op **Configureren**.
|
|
2. Eerst model en vinkjes: **Aangeraden model** op **GPT-5.6 Sol (gpt-5-6-instant)**, wacht tot het adres verandert, **Afbeeldingen genereren** uit, **Code-interpreter en gegevensanalyse** aan (voor het Word-bestand).
|
|
3. Dan de tekst.
|
|
|
|
| Veld op het scherm | Wat je intypt |
|
|
| --- | --- |
|
|
| Naam | `Notulen-assistent` |
|
|
| Beschrijving | `Maakt van het transcript van een overleg een kort verslag met samenvatting, besluiten en actiepunten.` |
|
|
|
|
4. Plak de instructie uit `instructies.txt`:
|
|
|
|
```
|
|
Je bent de Notulen-assistent van Het Voorbeeldcollege. Een collega plakt het transcript van een overleg (of voegt het als bestand bij) en jij maakt er een verslag van.
|
|
|
|
Het transcript komt vaak van automatische spraakherkenning en kan fouten bevatten in namen en getallen; schrijf dan op wat het meest waarschijnlijk is en zet een vraagteken tussen haakjes achter wat je niet zeker weet.
|
|
|
|
Schrijf in het Nederlands, zakelijk en kort. Gebruik precies deze indeling met deze kopjes:
|
|
|
|
## Overleg
|
|
Een regel: welk overleg, datum, aanwezigen (als dat uit het transcript blijkt).
|
|
|
|
## Samenvatting
|
|
Maximaal vijf zinnen over wat er is besproken.
|
|
|
|
## Besluiten
|
|
Genummerde lijst. Alleen wat echt is besloten, geen voornemens.
|
|
|
|
## Actiepunten
|
|
Tabel met kolommen: Wat, Wie, Wanneer. Staat er geen datum, schrijf dan "niet genoemd".
|
|
|
|
## Doorgeschoven
|
|
Punten die bewust naar een volgend overleg zijn verplaatst, met de reden.
|
|
|
|
Regels:
|
|
- Laat zijpaden en informele opmerkingen weg.
|
|
- Verzin niets wat niet in het transcript staat.
|
|
- Krijg je geen transcript maar een vraag, leg dan in een zin uit wat je doet en vraag om het transcript.
|
|
- Vraagt de collega om het verslag als Word-bestand, maak dat dan aan met de code-interpreter (docx, met dezelfde kopjes en de actiepunten als tabel) en geef het als download.
|
|
- Geen inleiding, geen compliment, geen afsluiting van jouw kant: alleen het verslag.
|
|
```
|
|
|
|
De indeling is dezelfde als de verslagstap in de Dify-transcriptietool. Het is een sjabloon: de GPT vult de kopjes, niets meer.
|
|
|
|
5. Vul de gespreksopeningen in.
|
|
|
|
| Gespreksopening |
|
|
| --- |
|
|
| `Maak een verslag van dit transcript: ` |
|
|
| `Maak van het bijgevoegde transcript een verslag en zet het in een Word-bestand.` |
|
|
| `Wat kun je voor mij doen?` |
|
|
|
|
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## Stap 2. Test met het transcript
|
|
|
|
1. Klik in **Voorbeeld** op **+**, kies **Bestand uploaden** en kies `sectieoverleg-transcript.txt`. Typ erbij en verstuur.
|
|
|
|
| Bericht | Wat je intypt |
|
|
| --- | --- |
|
|
| 1 | `Maak van het bijgevoegde transcript een verslag.` |
|
|
|
|
|
|
|
|
Binnen tien seconden staat het verslag er. **Overleg**: sectieoverleg Nederlands, dinsdag 22 september, Karin (voorzitter), Bram en Fatima. **Samenvatting**: drie zinnen. **Besluiten**: drie, genummerd.
|
|
|
|
|
|
|
|
**Actiepunten**: een tabel met drie rijen, elk met wie en wanneer ("vrijdag 25 september", "deze week", "vóór 1 november"). **Doorgeschoven**: de leesmethode naar 6 oktober, met de reden. Het koffieapparaat staat er niet in.
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Vraag het Word-bestand.
|
|
|
|
| Bericht | Wat je intypt |
|
|
| --- | --- |
|
|
| 2 | `Zet dit verslag in een Word-bestand.` |
|
|
|
|
Na een halve minuut: **Download het Word-bestand** en een kaartje **verslag-sectieoverleg-nederlands-22-september.docx**. De GPT heeft zelf een bestandsnaam gekozen met overleg en datum.
|
|
|
|
|
|
|
|
> In de Copilot-versie vroeg de agent bij dezelfde vraag om het transcript opnieuw, alsof hij het verslag kwijt was, en lukte het pas met "het verslag staat hierboven in dit gesprek". Hier ging het in één keer. Werkt het bij jou niet, gebruik dan diezelfde zin.
|
|
|
|
3. De lastige test: open de GPT in een nieuw gesprek en klik op **Wat kun je voor mij doen?** Eén zin uitleg en de vraag om het transcript; geen verslag uit het niets.
|
|
|
|
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## Stap 3. Maak de GPT
|
|
|
|
Klik op **Maken**, laat **Alleen op uitnodiging** staan en klik op **Bijwerken**. Delen met de sectie: handleiding 1, stap 7.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## Controleren of het gelukt is
|
|
|
|
- Het verslag heeft precies de vijf kopjes, in die volgorde
|
|
- De actiepunten staan in een tabel met Wat, Wie, Wanneer
|
|
- Het koffieapparaat (het zijpad) staat er niet in
|
|
- Er staat niets in wat niet in het transcript stond
|
|
- Het Word-bestand is te downloaden en heeft dezelfde kopjes en de tabel
|
|
|
|
## Als het misgaat
|
|
|
|
| Wat je ziet | Wat er aan de hand is |
|
|
| --- | --- |
|
|
| Andere kopjes of een andere volgorde | "Gebruik precies deze indeling" ontbreekt, of het zware model neemt de vrijheid; stel het aangeraden model in |
|
|
| Het verslag begint met "Hier is het verslag" | De laatste regel ontbreekt |
|
|
| Actiepunten zonder datum staan leeg | De zin over "niet genoemd" ontbreekt |
|
|
| Een besluit dat een voornemen was | De GPT interpreteert; lees na. "Alleen wat echt is besloten" helpt, maar niet altijd |
|
|
| Geen Word-bestand | **Code-interpreter en gegevensanalyse** staat uit |
|
|
| De GPT vraagt bij de Word-vraag om het transcript opnieuw | Zeg: "het verslag staat hierboven in dit gesprek" |
|
|
| Het transcript is te lang om te plakken | Voeg het bij als bestand |
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## ChatGPT naast Dify en Copilot
|
|
|
|
| | Dify Workflow (handleiding 5) | Copilot Agent Builder (handleiding 6) | ChatGPT GPT |
|
|
| --- | --- | --- | --- |
|
|
| Audio omzetten | Ja, Speech To Text met eigen sleutel | Nee | Nee |
|
|
| Transcript meegeven | Komt uit de audiostap | Plakken of bijvoegen | Plakken of bijvoegen |
|
|
| Verslag als bestand | Nee, tekst | Word op OneDrive, na een tweede poging | Word als download, in één keer |
|
|
| Wie ziet het transcript | Dify-cloud (privacykader!) | Microsoft 365 van de school | OpenAI, in de werkruimte van de school |
|
|
| Snelheid | Minuten (audio) | Een minuut | Tien seconden |
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## Maak hem van jou
|
|
|
|
| Aanpassing | Waar | Moeilijkheid | Wat je ervoor terugkrijgt |
|
|
| --- | --- | --- | --- |
|
|
| Eigen kopjes (bijvoorbeeld "Mededelingen" of "Rondvraag") | Instructie, de indeling | makkelijk | Een verslag in het sjabloon van jouw sectie |
|
|
| Langere samenvatting | "Maximaal vijf zinnen" | makkelijk | Meer context voor wie er niet was |
|
|
| Actiepunten ook als lijst per persoon | Nieuwe regel | makkelijk | Iedereen ziet in een oogopslag wat van hem is |
|
|
| Verslag in het Engels voor een internationale sectie | Nieuwe regel | makkelijk | Voeg toe: "Vraagt de collega om Engels, schrijf dan het hele verslag in het Engels" |
|
|
| Een sjabloon-docx van de school | Kennis, en in de instructie: "gebruik de opmaak van verslag-sjabloon.docx" | gemiddeld | Verslagen in de huisstijl; de code-interpreter kan een bestaand docx als basis nemen |
|
|
| Audio direct omzetten | Niet in een GPT | moeilijk | Daarvoor de Dify-versie of een transcriptiedienst |
|
|
|
|
**Drie opdrachten**
|
|
|
|
1. **Jouw laatste overleg.** Neem een echt transcript (met toestemming van de deelnemers) en laat het verslag maken. Leg het naast wat je zelf zou hebben geschreven. Wat mist, wat is beter?
|
|
2. **Vind het verzinsel.** Verander in het transcript een datum in iets onduidelijks ("ergens eind volgende week") en kijk wat de GPT in de kolom Wanneer zet. Staat er "niet genoemd", een gok, of een vraagteken?
|
|
3. **Sjabloon.** Upload een leeg verslagsjabloon van je school onder Kennis en vraag om het Word-bestand in die opmaak. Kijk hoe ver de code-interpreter komt.
|
|
|
|
**Checklist voordat je eigen materiaal gebruikt**
|
|
|
|
- [ ] De deelnemers weten dat het overleg wordt opgenomen en dat het transcript door een GPT wordt samengevat
|
|
- [ ] Je gebruikt een werkruimte van de school, niet een persoonlijk account
|
|
- [ ] Geen transcripten van gesprekken over individuele leerlingen
|
|
- [ ] Iemand die erbij was leest elk verslag na
|
|
- [ ] Gesprekken met transcripten worden verwijderd als het verslag klaar is
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## En verder
|
|
|
|
Zes GPT's, dezelfde zes agents als in de Copilot-reeks en de kern van de Dify-reeks. Wat er in ChatGPT nog bij kan: **Handelingen** (een GPT die een API van de school aanroept), **Apps** (koppelingen met andere diensten, in bèta) en meerdere kennisbestanden per GPT. Wat er niet in kan: een mens in de lus, meerstaps-flows met een poortwachter, en audio. Daarvoor blijft de Dify-reeks de plek, of OpenAI's aparte Agent Builder voor ontwikkelaars.
|