copilot-handleidingen/06-notulen-assistent/handleiding-copilot-notulen-assistent.md

Bouwen in Microsoft 365 Copilot: de Notulen-assistent

Handleiding 6 van de reeks Copilot-agents voor school
LeX Consultancy B.V. · 21 september 2026

Je bouwt een agent die van het transcript van een overleg een verslag maakt: één regel over het overleg, een samenvatting van maximaal vijf zinnen, de besluiten, een tabel met actiepunten (wat, wie, wanneer) en wat is doorgeschoven. De collega plakt het transcript in de chat, of voegt het als bestand bij, en vraagt eventueel om het verslag als Word-bestand.

Dit is de tegenhanger van handleiding 5 uit de Dify-reeks, de Transcriptietool. Die begon bij een geluidsopname en zette die om in tekst. Dat kan Copilot Chat niet: er is geen spraakherkenning in de Agent Builder. Wat wel kan, is de tweede helft van die workflow: van transcript naar verslag. Het transcript komt van elders, bijvoorbeeld van Teams (dat overleggen kan transcriberen als de school dat aanzet) of van een dictafoon-app. Dit is de kortste instructie uit de reeks: 1.300 tekens.

Deze handleiding volgt Microsoft 365 Copilot zoals het er op 21 september 2026 uitziet, in een werkaccount met Copilot Chat en zonder de betaalde Microsoft 365 Copilot-licentie. Wijkt je scherm af, volg dan wat je ziet.

Zo lees je deze handleiding

Vorm	Betekenis
1. 2. 3.	Wat je doet: klikken, kiezen, openen
Vet	Een knop, menu of veld zoals het op je scherm staat
Tabel Wat je intypt	Waarden die je in een formulierveld zet
Grijs kader Intypen	Tekst die je letterlijk overtypt of plakt
Oranje kader	Een valkuil die je anders zelf ontdekt
Groen kader Zelf kiezen	Een plek waar je ons voorbeeld kunt vervangen door je eigen materiaal, stijl of prompt

---

De ontwerpkaart van deze app

1. Voor wie	2. Wat gaat erin
De notulist van een sectieoverleg die het verslag altijd twee weken later pas af heeft. Heeft een transcript uit Teams en een kwartier tijd.	Het transcript van één overleg, geplakt in de chat of bijgevoegd als bestand. Voor het prototype een fictief transcript van een sectieoverleg Nederlands.

3. Wat komt eruit	4. Waar moet hij zich aan houden
Een verslag met vijf kopjes (Overleg, Samenvatting, Besluiten, Actiepunten met wie en wanneer, Doorgeschoven), en op verzoek hetzelfde verslag als Word-bestand op OneDrive. Onzekere namen en getallen met een vraagteken.	Zakelijk en kort; alleen wat in het transcript staat, niets verzinnen; zijpaden weglaten; geen inleiding of afsluiting; zonder transcript uitleggen wat hij doet en erom vragen.

5. Waaraan zie je dat het werkt

Test	Wat gaat erin	Wat moet eruit komen
1	Het fictieve transcript	Verslag met vijf kopjes, drie actiepunten met eigenaar, het koffieapparaat weggelaten
2	"Zet dit verslag in een Word-bestand"	Een docx op OneDrive met dezelfde indeling en een echte tabel
3 (de lastige)	"Wat kun je voor mij doen?" zonder transcript	Eén zin uitleg en de vraag om het transcript, geen verzonnen verslag

Lees dit eerst: wat mag en wat niet

Een transcript van een overleg bevat namen van collega's en soms van leerlingen. Daarom:

Wat	Afspraak
Waar het heen gaat	Wat je plakt of bijvoegt, blijft binnen het Microsoft 365-tenant van de school; een bijgevoegd bestand wordt naar je OneDrive gekopieerd. Dat is een andere situatie dan Dify-cloud. Overleg wel met de privacyfunctionaris voordat je echte transcripten gebruikt: de vraag is niet alleen waar het staat, maar ook wie het mag lezen.
Opnemen en transcriberen	Vooraf toestemming van alle deelnemers; structureel opnemen: de medezeggenschap informeren. Dat verandert niet doordat het verslag door een agent wordt gemaakt.
Leerlingen in het transcript	Een sectieoverleg gaat soms over leerlingen. Haal namen van leerlingen uit het transcript voordat je het plakt, of laat de agent ze weglaten (zie "Maak hem van jou").
Nalezen	Iemand die erbij was leest het verslag na voordat het rondgaat. De agent vat samen wat er gezegd is, niet wat er bedoeld werd.
Bewaren	Copilot bewaart de chat. Wil je dat niet, verwijder dan het gesprek na het nalezen (menu bij de chat, Verwijderen).

---

Voorbereiding

• Handleiding 1 gedaan.
• Het transcript sectieoverleg-transcript.txt uit deze map: een fictief sectieoverleg Nederlands van drie sprekers, 2.900 tekens, met drie agendapunten en een zijpad over het koffieapparaat. Het is de tekst van de opname uit de Dify-reeks.

Zelf kiezen: het transcript. Elk transcript werkt, ook een rommelig transcript uit Teams met tijdstempels en sprekersnamen. De instructie houdt daar rekening mee: bij twijfel over een naam of getal komt er een vraagteken. Haal wel eerst namen van leerlingen weg (zie de tabel hierboven).

---

Stap 1. Maak de agent

1. Klik op Nieuwe agent, dan op Overslaan.
2. Vul naam en beschrijving in.

Veld op het scherm	Wat je intypt
Naam	Notulen-assistent
Beschrijving	Maakt van het transcript van een overleg een kort verslag met samenvatting, besluiten en actiepunten.

---

Stap 2. Schrijf de instructie

1. Klik in Instructies en plak de tekst uit instructies.txt:

Je bent de Notulen-assistent van Het Voorbeeldcollege. Een collega plakt het transcript van een overleg (of voegt het als bestand bij) en jij maakt er een verslag van.

Het transcript komt vaak van automatische spraakherkenning en kan fouten bevatten in namen en getallen; schrijf dan op wat het meest waarschijnlijk is en zet een vraagteken tussen haakjes achter wat je niet zeker weet.

Schrijf in het Nederlands, zakelijk en kort. Gebruik precies deze indeling met deze kopjes:

## Overleg
Een regel: welk overleg, datum, aanwezigen (als dat uit het transcript blijkt).

## Samenvatting
Maximaal vijf zinnen over wat er is besproken.

## Besluiten
Genummerde lijst. Alleen wat echt is besloten, geen voornemens.

## Actiepunten
Tabel met kolommen: Wat, Wie, Wanneer. Staat er geen datum, schrijf dan "niet genoemd".

## Doorgeschoven
Punten die bewust naar een volgend overleg zijn verplaatst, met de reden.

Regels:
- Laat zijpaden en informele opmerkingen weg.
- Verzin niets wat niet in het transcript staat.
- Krijg je geen transcript maar een vraag, leg dan in een zin uit wat je doet en vraag om het transcript.
- Vraagt de collega om het verslag als Word-bestand, maak dat dan aan met dezelfde indeling.
- Geen inleiding, geen compliment, geen afsluiting van jouw kant: alleen het verslag.

Dit is dezelfde verslaginstructie als in de LLM-stap van de Dify-Transcriptietool, met drie regels erbij die daar niet nodig waren: wat te doen zonder transcript, het Word-bestand, en "geen inleiding". Die laatste is nodig omdat een chat-agent uit zichzelf begint met "Natuurlijk! Hier is je verslag" en eindigt met "Laat me weten als je nog iets wilt". In een workflow-uitvoer stond dat er niet; in een chat wel.

2. Vul de startvragen in.

Titel	Bericht
Verslag maken	Maak een verslag van dit transcript:
Verslag als Word	Maak van het bijgevoegde transcript een verslag en zet het in een Word-bestand.
Wat doe je?	Wat kun je voor mij doen?

De eerste startvraag eindigt op een dubbele punt en een spatie: de collega plakt het transcript erachter. De tweede is voor wie het transcript als bestand bijvoegt met +.

3. Laat Kennis leeg en Webzoekopdracht uit. Controleer bij het tandwiel achter Kennis dat Maak documenten, grafieken en code aanstaat; anders komt er geen Word-bestand.

Ook hier raakte bij het invullen van de startvragen een titel kwijt. Kijk de drie titels na voordat je op Maken klikt.

---

Stap 3. Maak de agent

1. Klik op Maken, dan op Chat starten.

---

Stap 4. Test als notulist

1. Begin met de lastige test: klik op Wat doe je? en verstuur.

Bericht	Wat je intypt
1	Wat kun je voor mij doen?

Eén zin: wat de agent maakt, en de vraag om het transcript te plakken of bij te voegen. Geen verzonnen verslag. Dat is de derde regel.

2. Open sectieoverleg-transcript.txt, kopieer alles, klik op de startvraag Verslag maken en plak het transcript achter de dubbele punt. Verstuur.

Bericht	Wat je intypt
2	Maak een verslag van dit transcript: gevolgd door het hele transcript

Het verslag komt binnen een halve minuut, met precies de vijf kopjes uit de instructie. Onder Overleg staat de regel met datum en aanwezigen; de samenvatting telt vier zinnen.

Onder Besluiten staan vier punten (de gecombineerde toets, het uitstel van de leesmethode, en de twee rolverdelingen voor de open dag), en onder Actiepunten een tabel met drie regels: Fatima, studiewijzer, vrijdag 25 september; Bram, proefkosten navragen, deze week; Bram, proeflesopzet, voor 1 november.

Onder Doorgeschoven staat de leesmethode, met de reden. Het koffieapparaat komt nergens voor: dat was het zijpad, en de eerste regel zegt dat het weg moet.

3. Vergelijk het verslag met het transcript. Kloppen de drie actiepunten, de datum van 6 oktober, en wie wat doet op de open dag? In onze test klopte alles. Kijk vooral naar wat de agent als besluit opschrijft: "Bram doet de proefles" is een afspraak, en de agent noemt het een besluit. Dat is verdedigbaar, maar het is een keuze die de agent maakt, niet jij.

Zelf kiezen: wat is een besluit. Vind je dat afspraken over wie wat doet bij de actiepunten horen en niet bij de besluiten, schrijf dat dan onder Besluiten: "Afspraken over wie wat doet horen bij de actiepunten, niet hier." Test opnieuw en vergelijk.

---

Stap 5. Het verslag als Word-bestand

1. Vraag om het Word-bestand.

Bericht	Wat je intypt
3	Zet dit verslag in een Word-bestand.

In onze test ging dit de eerste keer mis: de agent vroeg om het transcript of het verslag opnieuw te plakken, alsof het gesprek leeg was. Waarschijnlijk paste de derde regel ("krijg je geen transcript maar een vraag") beter op dit korte bericht dan de vierde.

2. Wees dan duidelijker.

Bericht	Wat je intypt
4	Het verslag staat hierboven in dit gesprek. Maak daar een Word-bestand van met de naam verslag-sectieoverleg.docx en maak dat bestand echt aan.

Nu verschijnt Redeneren voltooid in 2 stappen en een link verslag-sectieoverleg.docx, opgeslagen in je OneDrive.

3. Klik op de link. Het document opent naast de chat: de titel, de vijf kopjes in blauw, de besluiten genummerd.

Scroll naar beneden: de actiepunten staan als echte tabel met drie kolommen, en Doorgeschoven staat eronder.

Zelf kiezen: Word in één keer. Wil je het Word-bestand zonder tweede bericht, vraag er dan meteen om (startvraag 2 doet dat), of maak de vierde regel in de instructie duidelijker: "Vraagt de collega om een Word-bestand, ook als dat in een later bericht is, gebruik dan het verslag dat je al gaf en maak het bestand echt aan." Test bericht 3 opnieuw.

---

Controleren of het gelukt is

• Zonder transcript geeft de agent een zin uitleg en vraagt hij erom
• Het verslag heeft precies de vijf kopjes, in die volgorde
• Het zijpad (koffieapparaat) staat er niet in
• De tabel met actiepunten heeft wat, wie en wanneer; ontbrekende datums staan als "niet genoemd"
• Het Word-bestand staat op OneDrive met dezelfde indeling en een echte tabel
• Geen "Natuurlijk!" bovenaan en geen "Laat het me weten" onderaan

Als het misgaat

Wat je ziet	Wat er aan de hand is
De agent verzint een verslag bij "Wat kun je?"	De derde regel ontbreekt
Het verslag begint met een inleiding of eindigt met een aanbod	De laatste regel ontbreekt
Het zijpad staat in de samenvatting	De eerste regel ontbreekt, of het zijpad had in het transcript een besluit ("de conciërge kijkt ernaar") en de agent zag het als actiepunt. Zeg dan wat je wel en niet een actiepunt vindt
Andere kopjes dan de vijf	"Gebruik precies deze indeling" ontbreekt, of de kopjes in de instructie staan niet als aparte regels
Bij "zet dit in Word" vraagt de agent om het transcript	Zie stap 5: wees duidelijker, of pas de vierde regel aan
Geen Word-bestand, alleen tekst	Maak documenten, grafieken en code staat uit
Het plakken maakt de browser traag	Lange transcripten (meer dan een paar duizend woorden) beter als bestand bijvoegen met +
Namen kloppen niet	Spraakherkenning. De agent zet een vraagteken bij twijfel; staat er geen vraagteken en klopt het toch niet, dan wist de agent het niet. Nalezen blijft nodig

---

Copilot naast de Dify Transcriptietool

	Dify Workflow (handleiding 5)	Copilot Agent Builder
Wat erin gaat	Een audiobestand (mp3, m4a, wav, maximaal 5 MB)	Een transcript als tekst of bestand; audio niet
Spraakherkenning	Tool Speech To Text met eigen OpenAI-sleutel	Niet in Copilot Chat; Teams kan transcriberen als de school dat aanzet
Verslag	LLM-stap met dezelfde instructie	Dezelfde instructie, in de agent
Wat eruit komt	Verslag plus volledig transcript, als tekst	Verslag in de chat, op verzoek als Word op OneDrive
Waar de data staat	Dify-cloud (geen echte opnames) of eigen omgeving	Het Microsoft 365-tenant van de school
Bouwtijd	Een uur, met tool en sleutel	Tien minuten
Kosten	Credits of eigen sleutel per minuut audio	In de licentie

De Copilot-versie mist de eerste stap (audio naar tekst) en wint op de rest: geen sleutel, geen bestandslimiet, geen twijfel over waar het transcript staat. Heeft de school Teams-transcriptie aan, dan is dit de praktischer route. Zo niet, dan blijft de Dify-versie de enige die van een opname tot een verslag komt.

---

Maak hem van jou

Aanpassing	Waar	Moeilijkheid	Wat je ervoor terugkrijgt
Andere kopjes (bijvoorbeeld "Mededelingen" erbij)	Stap 2, de indeling	makkelijk	Een verslag in het format van jullie sectie
Namen van leerlingen weglaten	Stap 2, nieuwe regel: "Namen van leerlingen vervang je door 'een leerling'"	makkelijk	Een verslag dat je kunt rondsturen
Afspraken bij actiepunten, niet bij besluiten	Stap 2, onder Besluiten (groene kader stap 4)	makkelijk	Een scherpere besluitenlijst
Word in één keer	Stap 2, vierde regel (groene kader stap 5)	makkelijk	Geen tweede bericht nodig
Een langere samenvatting voor wie er niet bij was	Stap 2, onder Samenvatting	makkelijk	Meer context, minder kort
Actiepunten ook als Excel	Stap 2, nieuwe regel	gemiddeld	Een lijst die je kunt filteren op naam
Vorige verslagen als kennis, zodat de agent open actiepunten herkent	Kennis, met Microsoft 365 Copilot-licentie	gemiddeld	Een agent die vraagt "is actiepunt 3 van vorige keer klaar?"
Van opname naar verslag	Niet in Copilot Chat	moeilijk	Teams-transcriptie aanzetten, of de Dify-versie

Drie opdrachten

1. Jullie format. Pak het laatste verslag van je eigen sectie en zet de kopjes daarvan in de instructie in plaats van de onze. Laat het fictieve transcript samenvatten en vergelijk met hoe jullie het zelf zouden schrijven.
2. Vind de keuze. Loop het verslag na op alles wat de agent als besluit opschreef. Welke daarvan zijn echt besloten en welke zijn afspraken of voornemens? Pas de instructie aan tot het onderscheid klopt.
3. Een echt transcript, veilig. Maak met een collega een transcript van een kort, fictief overleg in Teams (of typ er een), haal alle namen eruit en voer het in. Wat gaat er anders dan met ons nette transcript?

Checklist voordat je eigen materiaal gebruikt

• Alle deelnemers weten dat het overleg is opgenomen of getranscribeerd
• Namen van leerlingen zijn uit het transcript, of de agent laat ze weg
• De privacyfunctionaris weet dat transcripten van overleggen in Copilot worden samengevat
• Iemand die erbij was leest elk verslag na voordat het rondgaat
• Je weet dat het Word-bestand in de OneDrive komt van wie de agent gebruikt
• Er is een eigenaar die de instructie bijhoudt en op Bijwerken klikt

---

En verder

Zes agents, in de gratis laag van Copilot: een die uit een document voorleest (1), een die regels toepast op een tekst (2), een die vragen stelt en een bestand maakt (3), een die lesmateriaal beoordeelt (4), een die leerlingen coacht met de lesstof in de instructie (5), en een die een transcript samenvat (6). Wat in de Dify-reeks overblijft en hier niet kan: audio omzetten, een eigen zoektool, en een docent die via e-mail meebeslist. De instructies die je hier schreef, zijn daar één op één bruikbaar.