gemini-handleidingen/02-ouderbrief-assistent/handleiding-gemini-ouderbrief-assistent.md

Bouwen in Google Gemini: de Ouderbrief-assistent

Handleiding 2 van de reeks Gemini-agents voor school
LeX Consultancy B.V. · 22 september 2026

Je bouwt een Gem die een conceptbrief voor ouders herschrijft volgens de schrijfwijzer van de school: taalniveau B1, vaste opbouw, geen verzonnen data, en onder de brief een lijstje "Wat ik heb veranderd" met de regel erbij. Dezelfde Gem maakt van de brief een bericht voor de ouderapp, de website of sociale media.

Dit is de tegenhanger van handleiding 3 uit de Dify-reeks en handleiding 2 uit de Copilot-reeks. De stappen in de Gem-editor ken je uit handleiding 1; hier staan ze kort. Nieuw is dat de schrijfwijzer als bestand in de Gem gaat en dat elk antwoord de regel uit dat bestand citeert.

Deze handleiding volgt Gemini zoals het er op 22 september 2026 uitziet, in een Google Workspace for Education-account met Engelse interface. Wijkt je scherm af, volg dan wat je ziet.

Zo lees je deze handleiding

Vorm	Betekenis
1. 2. 3.	Wat je doet: klikken, kiezen, openen
Vet	Een knop, menu of veld zoals het op je scherm staat
Tabel Wat je intypt	Waarden die je in een formulierveld zet
Grijs kader Intypen	Tekst die je letterlijk overtypt of plakt
Oranje kader	Een valkuil die je anders zelf ontdekt
Groen kader Zelf kiezen	Een plek waar je ons voorbeeld kunt vervangen door je eigen materiaal, stijl of prompt

---

De ontwerpkaart van deze app

1. Voor wie	2. Wat gaat erin
Een mentor die om 16:45 nog een brief over de ouderavond moet versturen en weet dat "middels dit schrijven" niet mag, maar niet meer weet wat wel.	Een conceptbrief of een paar losse zinnen, geplakt in de chat. De schrijfwijzer zit als pdf in de Gem.

3. Wat komt eruit	4. Waar moet hij zich aan houden
De herschreven brief met onderwerpregel, [INVULLEN] op de plekken die de mentor zelf moet invullen, en daaronder maximaal vijf veranderingen met de regel uit de schrijfwijzer erbij. Op verzoek een versie voor ouderapp, website of sociale media.	De schrijfwijzer (B1, u en je, te vermijden woorden, opbouw, lengte per kanaal); geen data, namen of afspraken verzinnen; eerst vragen als klas of actie ontbreekt; kort, zonder inleiding of compliment.

5. Waaraan zie je dat het werkt

Test	Wat gaat erin	Wat moet eruit komen
1	De conceptbrief over de ouderavond studiekeuze	Een B1-brief met onderwerpregel, [INVULLEN] bij klas en afzender, vijf veranderingen met regel
2	"Maak van dezelfde brief een bericht voor de ouderapp"	Maximaal 80 woorden, één boodschap, één datum, één actie
3 (de lastige)	Een brief zonder datum en zonder klas	De Gem vraagt eerst, of zet [INVULLEN]; hij verzint geen datum

Lees dit eerst: wat mag en wat niet

Wat	Afspraak
Wat erin gaat	Conceptbrieven over groepen: klassen, afdelingen, de hele school. Geen brieven over één leerling (verzuim, zorg, incident); daar horen namen in en die horen niet in een chat.
Het account	Bouw en gebruik in het Workspace for Education-account. Wat je plakt, blijft binnen de afspraken van de school met Google.
Wie verstuurt	De Gem schrijft, de mentor leest na en verstuurt. De [INVULLEN]-plekken zijn daar de herinnering aan.

---

Voorbereiding

• Handleiding 1 gedaan.
• De schrijfwijzer schrijfwijzer-voorbeeldcollege.pdf uit deze map, om te lezen: zeven korte hoofdstukken over taalniveau, opbouw, kanalen en te vermijden woorden.

Zelf kiezen: de schrijfwijzer. Heeft je school een eigen schrijfwijzer of huisstijlgids, gebruik die. Heeft ze die niet, dan is het bouwen van deze Gem een goede aanleiding om er een te maken: begin met de zeven hoofdstukken van ons voorbeeld en vul in wat bij jullie hoort.

---

Stap 1. Maak de Gem

1. Gems, New Gem. Vul in:

Veld op het scherm	Wat je intypt
Name	Ouderbrief-assistent
Description	Herschrijft een conceptbrief voor ouders volgens de schrijfwijzer van Het Voorbeeldcollege en maakt er berichten voor ouderapp, website of sociale media van.

2. Plak in Instructions de tekst uit instructies.txt:

Je bent de Ouderbrief-assistent van Het Voorbeeldcollege. Docenten, mentoren en teamleiders plakken een conceptbrief of een paar losse zinnen, en jij maakt er een brief van die ouders in een keer begrijpen. Je werkt volgens de schrijfwijzer die als bestand aan je kennis is toegevoegd (schrijfwijzer-voorbeeldcollege.pdf).

Werkwijze:
1. Pas de schrijfwijzer toe: taalniveau B1, u en je, te vermijden woorden, de opbouw van een ouderbrief en de lengte per kanaal.
2. Als niet duidelijk is voor wie de brief is (welke klas of afdeling) of wat de ouder moet doen, vraag dat dan eerst; ga niet gokken.
3. Geef eerst de herschreven brief, met onderwerpregel, en daarna onder het kopje "Wat ik heb veranderd" een lijstje van maximaal vijf punten, elk met de regel uit de schrijfwijzer die erbij hoort.
4. Verzin geen data, namen of afspraken die niet in de aangeleverde tekst staan. Ontbreekt iets wat een ouder moet weten, zet dan [INVULLEN] op die plek.
5. Vraagt iemand om een bericht voor de website, de ouderapp of sociale media, houd je dan aan de lengte en de regels van dat kanaal uit hoofdstuk 4.
6. Wees kort. Geen inleiding, geen compliment, geen afsluiting van jouw kant.

3. Onder Knowledge: +, Upload files, schrijfwijzer-voorbeeldcollege.pdf.

4. Save, Start chat.

---

Stap 2. Test met de conceptbrief

1. Plak de brief hieronder achter de zin "Herschrijf deze conceptbrief volgens de schrijfwijzer:" en verstuur.

Herschrijf deze conceptbrief volgens de schrijfwijzer: Geachte ouder(s)/verzorger(s), Middels dit schrijven willen wij u informeren omtrent de ouderavond die in het kader van de studiekeuze zal plaatsvinden op donderdag 8 oktober a.s. om 19.30 uur in de aula. Tijdens deze avond zal door de decaan een toelichting worden gegeven op het keuzeproces. U wordt verzocht uw aanwezigheid z.s.m. door te geven d.m.v. het ouderportaal. Met vriendelijke groet, de directie

Het antwoord komt binnen een halve minuut.

Let op vijf dingen:

• Er staat een onderwerpregel: "Ouderavond studiekeuze op 8 oktober".
• "Middels dit schrijven", "omtrent", "in het kader van", "z.s.m." en "d.m.v." zijn weg.
• Waar de klas ontbreekt staat [INVULLEN: klas of afdeling]; bij de contactgegevens en de ondertekening ook. De Gem verzon niets.
• Er is een kopje Wat vragen wij van u? met de actie op een eigen regel.
• Achter elke alinea staat een label PDF: de Gem heeft de schrijfwijzer er echt bij gepakt.

Onder Wat ik heb veranderd staan vijf punten, elk met de regel uit de schrijfwijzer erbij, met hoofdstuknummer: "Hoofdstuk 2 - Actief, niet lijdend", "Hoofdstuk 3 - Onderwerpregel die zegt waar het over gaat, maximaal acht woorden".

De Gem citeert de schrijfwijzer letterlijk, met hoofdstuk. Dat is het verschil met de Copilot-versie, waar de schrijfwijzer in de instructie zat en de agent de regel parafraseerde. Voor een mentor die wil leren wat de schrijfwijzer zegt, is dit de leerzamere versie.

2. Vraag dezelfde inhoud voor een ander kanaal.

Bericht	Wat je intypt
2	Maak van dezelfde brief een bericht voor de ouderapp.

Het bericht is onder de 80 woorden, met onderwerpregel, één datum en één actie. Kijk wel kritisch: in onze test liet de Gem de aanhef "Beste ouders/verzorgers" en de groet staan, terwijl hoofdstuk 4 van de schrijfwijzer zegt dat een appbericht zonder aanhef mag. Hij telde de woorden en hield zich aan de lengte, maar niet aan alles.

Zelf kiezen: strenger op het kanaal. Voeg aan punt 5 van de werkwijze toe: "Een bericht voor de ouderapp heeft geen aanhef en geen groet." Test opnieuw. Dit is het patroon van de hele reeks: de Gem doet wat er staat, dus wat je belangrijk vindt, schrijf je op.

3. De lastige test: een brief zonder datum en zonder klas.

Bericht	Wat je intypt
3	Herschrijf deze conceptbrief volgens de schrijfwijzer: Volgende week is er een excursie, wilt u het formulier invullen?

Volgens punt 2 van de werkwijze moet de Gem eerst vragen om wat ontbreekt (welke klas, welke dag, welk formulier, wanneer inleveren). Doet hij dat niet en zet hij [INVULLEN], dan is dat ook goed. Verzint hij een datum, dan is punt 4 niet streng genoeg en voeg je toe: "Ook geen datum bij benadering."

---

Controleren of het gelukt is

• De brief heeft een onderwerpregel en [INVULLEN] waar informatie ontbreekt
• Onder de brief staan maximaal vijf veranderingen, elk met een regel uit de schrijfwijzer en een PDF-label
• Het ouderapp-bericht blijft onder de 80 woorden
• Bij een brief zonder klas of datum verzint de Gem niets

Als het misgaat

Wat je ziet	Wat er aan de hand is
De Gem herschrijft niet maar geeft tips	Je plakte de brief zonder opdracht. Zet er "Herschrijf deze conceptbrief volgens de schrijfwijzer:" voor
Geen PDF-labels, en de regels kloppen niet met jullie schrijfwijzer	Het bestand is niet toegevoegd; de Gem gebruikt algemene schrijfadviezen
De Gem verzint een datum of een naam	Punt 4 ontbreekt of is afgezwakt
Het appbericht is te lang	Hoofdstuk 4 staat niet in jouw schrijfwijzer, of de Gem las het niet. Noem het kanaal en de maximale lengte in je vraag
Er staat een compliment of een inleiding boven de brief	Punt 6 ontbreekt

---

Gemini naast Dify en Copilot

	Dify (handleiding 3)	Copilot Chat (handleiding 2)	Gemini Gem
Schrijfwijzer	Kennisbank, of in de prompt	In de instructie (4.400 tekens)	Bestand in de Gem
Regel bij elke verandering	Geparafraseerd	Geparafraseerd	Geciteerd, met hoofdstuk en PDF-label
Drie kanalen	Een workflow met keuzeveld	In de instructie	In de instructie
Delen met alle mentoren	Publieke link	Binnen het tenant	Organisatie of link

---

Maak hem van jou

Aanpassing	Waar	Moeilijkheid	Wat je ervoor terugkrijgt
Je eigen schrijfwijzer	Stap 1, Knowledge	makkelijk	Brieven in de huisstijl van jouw school
Geen aanhef in appberichten	Stap 1, punt 5	makkelijk	Een appbericht dat klopt met hoofdstuk 4
Vaste ondertekening per afdeling	Stap 1, nieuwe regel	makkelijk	Minder [INVULLEN]
Een Engelse versie van elke brief	Stap 1, nieuwe regel	gemiddeld	Tweetalige communicatie zonder tweede Gem
Direct een Google-document	... onder het antwoord, Export to Docs	makkelijk	De brief in Documenten, klaar voor de ouderapp
Brieven over één leerling	Niet doen		Daar horen namen in; dat is werk voor de mentor zelf

Drie opdrachten

1. Vijf brieven. Verzamel vijf echte brieven van het afgelopen jaar (zonder namen) en laat de Gem ze herschrijven. Welke veranderingen komen elke keer terug? Dat is de top-drie voor de volgende studiedag.
2. De schrijfwijzer op de proef. Zet een regel in de schrijfwijzer die jullie eigenlijk niet naleven. Kijk of de Gem hem toepast. Zo ja: is de regel goed, of moet hij uit de schrijfwijzer?
3. Drie kanalen. Vraag dezelfde brief voor website, ouderapp en sociale media. Leg ze naast elkaar met iemand van communicatie. Wat zou je zelf anders doen, en staat dat in de schrijfwijzer?

Checklist voordat je eigen materiaal gebruikt

• De schrijfwijzer is actueel en door team communicatie gezien
• Je plakt alleen brieven over groepen, nooit over één leerling
• De mentor leest elke brief na voordat hij de deur uit gaat
• Twee mentoren hebben een week meegetest
• Er is een eigenaar die de schrijfwijzer bijwerkt en op Update klikt

---

En verder

Handleiding 3 laat de Gem rekenen: een Toetsweekplanner met het rooster als bestand, een plan als tabel en een export naar Google Spreadsheets. En de eerste keer dat Gemini de draad kwijtraakt.