gemini-handleidingen/01-schoolgids-assistent/handleiding-gemini-schoolgids-assistent.md

Bouwen in Google Gemini: de Schoolgids-assistent

Handleiding 1 van de reeks Gemini-agents voor school
LeX Consultancy B.V. · 22 september 2026

Je bouwt een Gem, een eigen versie van Gemini met een naam, een instructie en een kennisbestand. Deze Gem beantwoordt vragen van ouders en leerlingen over de schoolregels, alleen uit de schoolgids, met een verwijzing naar het hoofdstuk, en verwijst door als het antwoord er niet in staat.

Dit is de tegenhanger van handleiding 2 uit de Dify-reeks en handleiding 1 uit de Copilot-reeks. Wie die kent, ziet hetzelfde ontwerp met een verschil dat ertoe doet: bij Gemini gaat de schoolgids als bestand in de Gem. Geen inkorten tot 8.000 tekens zoals bij Copilot Chat, geen kennisbank inrichten zoals bij Dify. Uploaden, klaar.

Deze handleiding volgt Gemini zoals het er op 22 september 2026 uitziet, in een Google Workspace for Education-account. Onze interface stond op Engels; in een Nederlands ingesteld account heten de knoppen anders (Save wordt Opslaan, Knowledge wordt Kennis). Google verandert de schermen regelmatig: wijkt je scherm af, volg dan wat je ziet.

Zo lees je deze handleiding

Vorm	Betekenis
1. 2. 3.	Wat je doet: klikken, kiezen, openen
Vet	Een knop, menu of veld zoals het op je scherm staat
Tabel Wat je intypt	Waarden die je in een formulierveld zet
Grijs kader Intypen	Tekst die je letterlijk overtypt of plakt
Oranje kader	Een valkuil die je anders zelf ontdekt
Groen kader Zelf kiezen	Een plek waar je ons voorbeeld kunt vervangen door je eigen materiaal, stijl of prompt

Welk account heb je? Linksonder in Gemini staat het bij je naam. Staat er Edu, dan zit je in Google Workspace for Education en gelden de afspraken van de school met Google: je chats worden niet gebruikt om modellen te trainen (dat staat onder het invoerveld). Met een privé-Gmail-account kun je ook Gems maken, maar dan zonder die afspraken; gebruik dat niet voor schoolwerk.

---

De ontwerpkaart van deze app

Voordat we gingen klikken, is deze kaart ingevuld (de lege kaart staat in de bijlage Ontwerpkaart van de Dify-reeks). Vul voor je eigen Gem dezelfde vijf vakken in.

1. Voor wie	2. Wat gaat erin
Een ouder die om 21:30 wil weten of een ziekmelding ook via de app mag, en een brugklasser die niet weet of de telefoon in de pauze mag. De receptie is dicht.	Een vraag in gewone taal. De schoolgids zit als pdf in de Gem.

3. Wat komt eruit	4. Waar moet hij zich aan houden
Een kort antwoord op B1-niveau, met het hoofdstuk erbij (schoolgids, hoofdstuk 4) en een verwijzing naar de bron. Staat het er niet in: doorverwijzen naar receptie of mentor.	Alleen de schoolgids; geen regels, tijden of namen verzinnen; bij vragen over een individuele leerling geen oordeel maar de mentor; niet naar namen vragen.

5. Waaraan zie je dat het werkt

Test	Wat gaat erin	Wat moet eruit komen
1	Mag ik mijn telefoon gebruiken in de pauze?	Ja, met de regel uit hoofdstuk 4 en de bron
2	Is er een schoolkamp in de brugklas en wat kost dat?	"Dat staat niet in de schoolgids" plus de receptie
3 (de lastige)	Mijn dochter in 2b heeft drie keer gespijbeld, wat gebeurt er nu?	De regel uit hoofdstuk 2, geen oordeel, verwijzing naar de mentor

Lees dit eerst: wat mag en wat niet

Wat	Afspraak
Het account	Bouw in het Workspace for Education-account van school. Dan vallen de Gem, het bestand en de gesprekken onder de verwerkersovereenkomst van de school met Google.
Wat erin gaat	De schoolgids is openbaar. Zet geen leerlinglijsten, cijfers of verzuimgegevens in een Gem, ook niet "even om te testen".
Delen	Een Gem is privé tot je hem deelt. Delen met de hele organisatie kan met één klik; doe dat pas na de checklist aan het eind.
Leerlingen	Leerlingen kunnen een Gem alleen gebruiken als de beheerder Gemini voor leerlingen heeft aangezet. In deze handleiding ben jij de "ouder" en de "leerling".
Wat de Gem zegt	Geen oordelen over leerlingen. Dat staat in de instructie en blijft erin.

---

Voorbereiding

• Een schoolaccount met Gemini (gemini.google.com). In het linkermenu moet Gems staan. Ontbreekt dat, dan heeft de beheerder Gems uitgezet.
• De schoolgids schoolgids-voorbeeldcollege.pdf uit deze map, op je computer of in je Drive. Lees hem even door: acht hoofdstukken, twee pagina's, fictief.
• Een kwartier.

Zelf kiezen: de schoolgids. Je eigen schoolgids werkt net zo, als pdf of Word. Kijk wel of hij geen persoonsgegevens bevat die er niet in horen (namen van vertrouwenspersonen met privénummers, bijvoorbeeld). Alles wat in het bestand staat, kan de Gem voorlezen.

---

Stap 1. Maak een nieuwe Gem

1. Ga naar gemini.google.com en klik in het linkermenu op Gems. Je komt in de Gem manager: bovenaan de kant-en-klare Gems van Google, daaronder My Gems.
2. Klik op New Gem. De editor opent, met links het formulier en rechts Preview.

3. Vul naam en beschrijving in.

Veld op het scherm	Wat je intypt
Name	Schoolgids-assistent
Description	Beantwoordt vragen van ouders en leerlingen over de schoolregels van Het Voorbeeldcollege, alleen uit de schoolgids, met hoofdstukverwijzing.

Begin pas met typen als het formulier helemaal geladen is. In onze test raakte een keer alles kwijt wat we hadden ingetypt, omdat de pagina zichzelf nog ververste. Kijk na het typen of de naam bovenaan staat; zo niet, vul de velden opnieuw in.

4. Laat Default tool op No default tool. Klik er wel even op om te zien wat er kan: Guided Learning, Create image, Create video, Create music, Canvas, Deep Research. Daar komen we in latere handleidingen op terug.

---

Stap 2. Schrijf de instructie

1. Klik in Instructions en plak de tekst uit instructies.txt:

Je bent de Schoolgids-assistent van Het Voorbeeldcollege. Je beantwoordt vragen van ouders en leerlingen over de schoolregels. Je gebruikt alleen de schoolgids die als bestand aan je kennis is toegevoegd (schoolgids-voorbeeldcollege.pdf). Staat het antwoord er niet in, dan zeg je dat en verwijs je naar de receptie (046-1234567) of de mentor. Je verzint geen regels, tijden of namen.

Zo antwoord je:
- Kort en concreet, in gewoon Nederlands (taalniveau B1). Ouders spreek je aan met u, leerlingen met je; kies op basis van de vraag.
- Noem het hoofdstuk van de schoolgids waar het antwoord staat, bijvoorbeeld (schoolgids, hoofdstuk 2).
- Bij een vraag over een individuele leerling (cijfers, verzuim, ondersteuning) geef je geen oordeel en verwijs je naar de mentor.
- Je vraagt niet naar namen van leerlingen en bewaart niets.

Dat is alles: 830 tekens. Vergelijk dat met de Copilot-versie, waar de hele schoolgids in de instructie moest en de instructie 3.000 tekens was. Hier staat alleen het gedrag in de instructie; de kennis komt in de volgende stap.

Zelf kiezen: toon en aanspreekvorm. "Ouders spreek je aan met u, leerlingen met je" is een keuze van Het Voorbeeldcollege. Tutoyeert jouw school ouders, verander dan die regel. Wil je een vaste openingszin ("Ik ben de assistent van de schoolgids, wat wilt u weten?"), zet die er dan bij.

---

Stap 3. Voeg de schoolgids toe als kennis

1. Scrol in het formulier naar Knowledge en klik op + (Add files). Er verschijnen vier keuzes: Upload files, Add from Drive, Import code en Gemini Notebook.

2. Kies Upload files en kies schoolgids-voorbeeldcollege.pdf. Na een paar seconden staat het bestand als kaartje onder Knowledge, met PDF erbij.

3. Laat Disable knowledge citations uit. Dan zet de Gem bij elk antwoord een klein label PDF dat naar het bestand wijst; daaraan zie je dat het antwoord uit de schoolgids komt en niet uit het geheugen van het model.

Wat kan er in Knowledge? Pdf, Word, tekst, csv, code en (via Gemini Notebook) een heel NotebookLM-notebook met tot vijftig bronnen. Bestanden uit Drive blijven in Drive staan; een geüpload bestand wordt bij de Gem bewaard. Voor deze reeks geldt: één bestand per Gem, dat is genoeg en het houdt de Gem voorspelbaar.

Zelf kiezen: een notebook in plaats van een bestand. Heb je de schoolgids al in NotebookLM staan, kies dan Gemini Notebook en koppel dat notebook. Dan gebruikt de Gem de bronnen uit het notebook, en werk je de schoolgids op één plek bij. Handleiding 5 doet dat met de lesbrief.

---

Stap 4. Test in Preview

Rechts staat Preview: een chat met de Gem zoals hij nu is, nog voordat je hem opslaat.

1. Typ de eerste vraag in Ask Gemini en verstuur.

Bericht	Wat je intypt
1	Mag ik mijn telefoon gebruiken in de pauze?

Het antwoord komt binnen tien seconden: ja, in de pauzes en in de aula, tijdens de les in de telefoontas, met (schoolgids, hoofdstuk 4) en twee labels PDF erachter.

Werkt dat, dan is de kern klaar. De rest van de tests doen we straks in de gewone chat, waar het scherm groter is.

---

Stap 5. Sla de Gem op

1. Klik rechtsboven op Save. Er verschijnt Gem 'Schoolgids-assistent' has been created, met de knoppen Share en Start chat.

2. Klik op Start chat. Je komt in de chat van de Gem: bovenaan de naam en de beschrijving, onderaan het invoerveld.

De Gem staat vanaf nu in de Gem manager onder My Gems, en in het linkermenu onder Gems. Elke chat met de Gem komt onder Recent te staan, net als gewone Gemini-chats.

---

Stap 6. Test als ouder en als leerling

1. Stel de eerste vraag nog een keer, nu in de chat.

Bericht	Wat je intypt
1	Mag ik mijn telefoon gebruiken in de pauze?

Klik op een van de labels PDF. Je ziet dan uit welk bestand het antwoord komt. Bij een Gem met meer bestanden is dat de manier om te controleren of hij het juiste document gebruikt.

2. Stel de lastige vraag, als ouder.

Bericht	Wat je intypt
2	Mijn dochter zit in 2b en heeft al drie keer gespijbeld. Wat gaat er nu met haar gebeuren?

De Gem noemt de regel uit hoofdstuk 2 (na drie lesuren melding bij de mentor, na zestien uur in vier weken de leerplichtambtenaar), zegt dat dit over uw dochter gaat en verwijst naar de mentor. Geen oordeel, geen voorspelling.

3. Stel een vraag die niet in de schoolgids staat.

Bericht	Wat je intypt
3	Is er een schoolkamp in de brugklas en wat kost dat?

"Dit staat niet in de schoolgids. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de receptie via 046-1234567 of met de mentor." Geen PDF-label, want er is geen bron.

Elk antwoord komt van het model Flash (rechts in het invoerveld). Je kunt per chat wisselen naar Thinking of Pro; voor deze Gem is Flash goed genoeg en het snelst. Handleiding 3 laat zien wanneer dat verschil uitmaakt.

---

Stap 7. Deel de Gem

1. Ga naar Gems (de Gem manager). Je Gem staat onder My Gems met drie knoppen: delen, bewerken, meer.

2. Klik op het deel-icoon. Het venster Share lijkt op dat van Google Drive: bovenaan een veld voor namen, groepen of agenda-afspraken; onderaan General access met drie standen: Restricted (alleen wie je toevoegt), de naam van je organisatie (iedereen met een schoolaccount die de link heeft) en Anyone with the link.

3. Voor de test: laat het op Restricted en klik op Done. Voor een echte uitrol: voeg twee collega's toe, laat ze een week vragen stellen, en zet daarna pas de organisatie aan. Met Copy link krijg je een link die je in Classroom, een mail of de intranetpagina kunt zetten.

Wie een gedeelde Gem gebruikt, chat in zijn eigen account. Jij ziet die gesprekken niet, ook niet als eigenaar. Dat is prettig voor de privacy en lastig voor wie wil weten welke vragen er gesteld worden; zie handleiding 8 van de Dify-reeks voor een versie waar dat wel kan.

---

Controleren of het gelukt is

• De Gem staat onder My Gems en in het linkermenu
• Antwoorden dragen een PDF-label en noemen het hoofdstuk
• Op een vraag buiten de schoolgids verwijst hij naar receptie of mentor
• Bij een vraag over een leerling geen oordeel, wel de regel en de mentor
• Delen staat op Restricted tot je de checklist hebt gedaan

Als het misgaat

Wat je ziet	Wat er aan de hand is
Je getypte naam of instructie is weg	Je typte voordat het formulier klaar was. Vul opnieuw in, controleer de kop
Geen Gems in het linkermenu	De beheerder heeft Gems uitgezet voor jouw account. Vraag het na bij ICT
De Gem antwoordt zonder PDF-label	Het bestand is niet toegevoegd, of Disable knowledge citations staat aan
De Gem beantwoordt de schoolkampvraag toch	Hij vult aan uit het model. De eerste regel van de instructie ontbreekt of is afgezwakt
Het antwoord is Engels	Je vraag was Engels, of de instructie is weg. Vraag in het Nederlands; de Gem volgt de taal van de vraag
Het antwoord komt heel traag of helemaal niet	Gemini heeft het druk. Wacht een halve minuut; komt er niets, klik op het pijltje onder het antwoord en kies Try again

---

Gemini naast Dify en Copilot

	Dify (handleiding 2)	Copilot Chat (handleiding 1)	Gemini Gem
Kennis	Kennisbank met chunks en retrieval, zelf inrichten	In de instructie, maximaal 8.000 tekens	Bestand in de Gem, geen limiet die je merkt
Bronvermelding	Citaten uit de kennisbank	Nee	PDF-label per antwoord
Delen	Publieke link, ook zonder account	Binnen het tenant	Personen, de organisatie, of iedereen met de link
Leerlingen	Iedereen met de link	Met schoolaccount, als ingericht	Met schoolaccount, als ingericht; ook via Classroom
Gesprekken teruglezen	Logs	Alleen tellingen	Niets
Model	Zelf kiezen	Vast	Flash, Thinking of Pro per chat
Kosten	Credits of eigen sleutel	In de licentie	In Workspace for Education, ook Fundamentals

Voor deze agent is Gemini de makkelijkste van de drie: het bestand erin en klaar. Dify blijft de keuze als je wilt zien wat een agent doet, en Copilot als de school alleen Microsoft heeft.

---

Maak hem van jou

Aanpassing	Waar	Moeilijkheid	Wat je ervoor terugkrijgt
Je eigen schoolgids	Stap 3	makkelijk	Een assistent die klopt voor jouw school
Toon en aanspreekvorm	Stap 2, eerste regel onder "Zo antwoord je"	makkelijk	Een assistent die klinkt als jullie receptie
Een vast telefoonnummer en mailadres	Stap 2, eerste alinea	makkelijk	Een doorverwijzing die klopt
Meer documenten (jaarplanning, ouderprotocol)	Stap 3, meer bestanden	gemiddeld	Een assistent voor "alles wat ouders vragen"; test dan of hij het juiste bestand pakt (PDF-label)
Kennis uit NotebookLM	Stap 3, Gemini Notebook	gemiddeld	Bijwerken op één plek
Een Engelse versie voor internationale ouders	Stap 2, regel over de taal	gemiddeld	Dezelfde Gem, tweetalig
Bijhouden welke vragen gesteld worden	Niet in Gemini	moeilijk	Daarvoor de Dify-versie

Drie opdrachten

1. Jouw schoolgids. Vervang het bestand door je eigen schoolgids en stel de drie tests. Welk antwoord klopt niet met hoe jullie het echt doen? Dat is een fout in de schoolgids, niet in de Gem.
2. Twee documenten. Voeg een tweede bestand toe (bijvoorbeeld de jaarplanning) en stel een vraag die in beide zou kunnen staan. Klik op de PDF-labels: uit welk bestand komt het antwoord?
3. De grens. Vraag drie dingen die niet in de schoolgids staan, steeds iets dichter bij wat er wel in staat. Waar begint de Gem aan te vullen uit eigen kennis? Scherp de eerste regel van de instructie aan.

Checklist voordat je eigen materiaal gebruikt

• Het bestand bevat geen persoonsgegevens die niet openbaar zijn
• Je hebt getest in het schoolaccount, niet in een privéaccount
• De drie tests uit de ontwerpkaart geven het verwachte antwoord
• Twee collega's hebben een week meegetest voordat de organisatie aan ging
• Er is een eigenaar die het bestand elk schooljaar vervangt en op Update klikt
• Bij leerlingen: de beheerder heeft Gemini voor leerlingen aangezet en de privacyfunctionaris weet ervan

---

En verder

Handleiding 2 bouwt met dezelfde stappen een Ouderbrief-assistent: de schrijfwijzer als bestand, en een Gem die een conceptbrief herschrijft en uitlegt wat hij veranderde.